Automatyzacja procesów HR: optymalizacja rekrutacji i zarządzania zasobami ludzkimi
Automatyzacja niesie za sobą niewiarygodną ilość korzyści dla biznesu. Korzystają z niej działy sprzedaży, marketingu, logistyki, produkcji… więc dlaczego nie wprowadzić jej także do HR? W końcu ludzie to siła napędowa organizacji, a zarządzanie zasobami ludzkimi to złożona i bardzo ważna część firmy, składająca się z wielu różnych procesów i zadań, które z powodzeniem możemy optymalizować.
Automatyzacja w dziale HR: Dlaczego jest potrzebna?
Praca w HR (ang. Human Resources – zarządzanie zasobami ludzkimi) wiąże się z odpowiedzialnością za dobrostan i satysfakcję pracowników, a także za rekrutację nowych osób i utrzymywanie ich motywacji na wysokim poziomie. Realizacja tych zadań ma ogromne znaczenie dla całego biznesu – w końcu bez ludzi nie ma tak naprawdę żadnej firmy, nawet tej najbardziej zautomatyzowanej.
Osoby pracujące w HR wiele zadań wykonują manualnie. Ogólnie rzecz biorąc, działy zarządzania zasobami ludzkimi nie są na podium, jeśli chodzi o priorytetyzowanie automatyzacji ich procesów. Na przód wysuwa się raczej pozyskiwanie klientów, sprzedaż, logistyka, zespoły zajmujące się finansami – tam najprościej dostrzec możliwości implementacji automatyzacji i RPA (Robotic Process Automation) oraz bezpośrednie korzyści dla biznesu. Dlaczego więc potrzebna jest optymalizacja procesów w HR?
Jak wspomnieliśmy wyżej, osoby z HR mają za zadanie zarządzać zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie. Tylko tyle, czy aż tyle? Bardzo często pracy HR nie widać w firmie na pierwszy rzut oka – ale jest to ogromnie istotna kwestia. Jeśli pracownicy nie będą zmotywowani i zadowoleni z warunków panujących w firmie, po prostu z niej odejdą, co przyniesie spore straty dla biznesu. Rekrutacja i onboarding wraz ze szkoleniami kosztują organizację o wiele więcej niż na przykład przeliczenie podwyżki, dodatkowego bonusu czy wprowadzenie nowych benefitów pracowniczych. HRowcy nie mają jednak czasu na włożenie 100% sił w motywowanie i wspieranie swoich ludzi, jeśli muszą wpisywać, przepisywać i archiwizować dane, selekcjonować CV, odpowiadać na maile rekrutacyjne, raportować, analizować, naliczać wynagrodzenia, zarządzać wnioskami urlopowymi i innymi dokumentami… a to tylko część z ich codziennych obowiązków. Na szali więc mamy tak naprawdę reputację przedsiębiorstwa wśród pracowników i kandydatów, co przekłada się bezpośrednio na jakość wykonywanej pracy oraz chęci polecania danego miejsca jako dobrego pracodawcy.
Oczywiście, zawsze znajdą się osoby, które twierdzą, że automatyzacja nie jest dobrym pomysłem, prawdopodobnie obawiając się zmian i utraconych miejsc pracy – do takich sceptycznych ludzi należy podejść nieco inaczej i przedstawić im twarde dowody, że robotyzacja im pomoże, a nie przeszkodzi w wykonywaniu ich obowiązków.
Jak automatyzacja wpływa na proces rekrutacji?
Rekrutacja to złożony proces, składający się z wielu etapów:
- Zebranie potrzeb wewnętrznych, przygotowanie odpowiedniej oferty
- Poszukiwanie kandydatów
- Selekcja nadesłanych CV
- Kontakt z kandydatami
- Rozmowa i inne, opcjonalne etapy (np. jakieś praktyczne zadanie)
- Decyzja o wyborze, informacja zwrotna do kandydatów
Częściej zdarza się, że cała rekrutacja trwa dość długo – tygodnie, a nawet miesiące. Dlatego tak ważne dla potencjalnych kandydatów jest zautomatyzowanie niektórych procesów w miejscu, do którego aplikują, bo dla nich czas jest bardzo istotny. Istnieją wirtualni asystenci rekrutacyjni, którzy umożliwiają na przykład udostępnienie formularzy aplikacyjnych ułatwiających wstępną selekcję i natychmiastowe wykluczenie niepasujących CV albo pozwalają na udostępnienie nowej oferty pracy na różnych portalach za pomocą paru kliknięć.
Taki asystent – czyli, innymi słowy, robot – potrafi również wygenerować raporty dotyczące efektywności rekrutacji i wyciągać najważniejsze dane z wielu aplikacji, maili i CV, znacznie usprawniając pracę rekrutera. Automatyzacja przyspieszy procesy decyzyjne, więc jeśli firma jest w dużej potrzebie znalezienia odpowiedniego specjalisty, to nie ma tutaj złych stron rozwiązania z pomocą RPA. Każdy skorzysta – biznes, bo szybciej zaangażuje nowego pracownika, a pracownik, bo szybciej znajdzie pracę, na której mu zależy.
Skrócenie czasu reakcji i zautomatyzowanie na przykład pierwszej odpowiedzi na maila z aplikacją pomaga budować pozytywne i profesjonalne wrażenie o firmie. Żaden kandydat nie będzie dobrze oceniał procesu rekrutacji, jeśli ten przeciągnie się w nieskończoność i do tego na koniec nikt nie otrzyma żadnej informacji zwrotnej (co się niestety zdarza). W tej chwili promowane są rekrutacje w 48 czy 72h i wysłanie feedbacku po rozmowie do 24h – jest to bardzo dobrze przyjmowane i oceniane przez aplikantów, nawet jeśli nie zostaną oni do pracy wybrani. Samo doświadczenie zostawi w nich dobre wspomnienie o firmie, co może przydać się nawet za parę miesięcy czy lat, gdy ten sam pracownik spróbuje znowu znaleźć swoje miejsce w wymarzonej organizacji.
Implementacja automatyzacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi
Implementacja automatyzacji w HR po rekrutacji to kolejny krok – pracownik został już przyjęty i zaczyna pracę. Co teraz? Następnym etapem jest onboarding – czyli wdrożenie osoby w nową rzeczywistość, obowiązki i kulturę firmy. Pierwsze kilka tygodni i miesięcy to kluczowy czas, który pozwala na zrobienie jak najlepszego wrażenia na nowym pracowniku.
Osoby nowoprzyjęte do pracy cenią sobie jasne wytyczne i konkretną wiedzę na temat, co muszą zrobić i co wiedzieć, żeby jak najszybciej i najefektywniej wdrożyć się w pracę. Oczywiście świetną praktyką jest przydzielanie tzw. buddy’ego, czyli osoby, która jest bezpośrednim wsparciem, ale nowi powinni również automatycznie otrzymać listę (najlepiej interaktywną) przygotowanych dla nich szkoleń, spotkań w kalendarzu online i punktów do odhaczenia. Cały zintegrowany zrobotyzowany proces może wysyłać w odpowiednim czasie informacje i materiały o firmie, które wspomogą świeżaków i płynnie przeprowadzą ich przez pierwsze tygodnie.
A co potem? Automatyczne ustalanie celów i transparentna ścieżka rozwoju w specjalnym wewnętrznym systemie organizacji także może być wspaniałym wsparciem i spowodować, że każdy pracownik poczuje się zaopiekowany. Wiedza o swojej pozycji w firmie i o tym, co trzeba zrobić, żeby na przykład dostać awans czy wyższą podwyżkę, to nieoceniony motywator, nawet po kilku latach.
Dodajmy do tego automatyczne przypomnienia i generowanie dokumentów i wniosków dotyczących badań lekarskich, nowych szkoleń, zwolnień lekarskich, urlopów, wyliczanie nadgodzin, rozliczanie delegacji czy przyznawanie bonusów na podstawie jasnych kryteriów w systemie – i świat pracowników HR staje się o wiele prostszy i o wiele mniej obarczony ryzykiem błędów, niż gdyby te wszystkie czynności musieli wykonywać ręcznie. Bezpośrednio przekłada się to na zadowolenie wszystkich zainteresowanych – bo przecież ta automatyzacja ma ogromny wpływ na to, jak funkcjonują pozostali pracownicy w firmie. Jeśli chcę wybrać sobie pięć dni urlopu, wystarczy, że zaznaczę je w systemie i mój lider kliknie „akceptuję” – i mogę wybierać sobie miejsce, w którym odpocznę. HR dostaje gotowy wniosek, elektronicznie zaakceptowany i automatycznie wbity w system. Tak samo w przypadku L4 – tu system automatycznie przeliczy również wynagrodzenie pod koniec miesiąca.
Sukcesy firm dzięki automatyzacji procesów HR
W naszym katalogu inspiracji Mindbox znajdują się opisane use case’y, które pokazują, jakie wymierne korzyści można mieć dzięki robotyzacji i automatyzacji procesów biznesowych, także w HR (zapraszamy do wybrania odpowiedniego filtra – Obszar -> HR).
Jednym z najbardziej korzystnych dla HR use case’ów, zwłaszcza w branży IT, jest raportowanie czasu pracy. Cały proces znacznie ułatwia obliczanie obłożenia pracą pracowników w firmie, która działa na dwutorowej zasadzie – posiadania projektu i zadań u konkretnego klienta i „ławka” (bench, bufor), co oznacza, że dana osoba nie ma projektu i de facto nie zarabia, tylko czeka, żeby ją umieścić w projekcie klienckim. Żeby to miało sens i przynosiło zyski, trzeba regularnie prognozować i obliczać utylizację – sprawdzając, czy w danym miesiącu zarabiamy, czy może jednak tracimy i potrzebujemy na przykład znaleźć nowe projekty, wygenerować więcej leadów czy też, niestety, przemyśleć ilość zatrudnionych osób. Robienie tego ręcznie jest niemal niewykonalne, a nawet jeśli, to jest obarczone ogromnym ryzykiem błędów.
Kolejnym z przykładów jest generowanie dokumentów do zatrudnienia – formalności przy przyjmowaniu nowego pracownika są zminimalizowane, ponieważ zajmuje się nimi robot, tworząc w parę sekund wszelkie potrzebne dokumenty takie jak umowa o pracę, oświadczenie dotyczące konta bankowego, itd. Roboty potrafią także zająć się przejmowaniem zwolnień lekarskich i wprowadzaniem ich do wewnętrznego systemu organizacji, jednocześnie składając ewentualny wniosek o przyznanie zasiłku chorobowego. Rolą ludzkiego pracownika jest sprawdzenie poprawności danych, co tak naprawdę może zrobić też kolejny robot – nie musi samodzielnie tych czynności wykonywać, musi je tylko skontrolować.
Możemy też przytoczyć sukces pewnej firmy IT, która zarejestrowała kilkukrotnie już NPS rekrutacyjny na poziomie od 80 do 100 punktów, a gdzie ankiety satysfakcji wysyłane są do wszystkich kandydatów, nawet tych ostatecznie niewybranych. Zadowolenie z samego procesu przynosi pozytywne skutki, co jest widoczne w ocenie i w ilości poleceń do pracy – CV spływają nawet bez otwartych wakatów. Co za tym idzie, dzięki większej puli osób do wyboru, firma może z większą pewnością dobierać odpowiednich ludzi do konkretnych projektów dla klienta, a to z kolei pomaga w zapewnieniu wysokiego poziomu zadowolenia samych klientów.
Z całą pewnością możemy powiedzieć, że automatyzacja nie zatrzymuje się – wręcz przeciwnie, prze do przodu. W 2022 oraz 2023 obserwujemy zjawisko trendu hiperautomatyzacji i znaczny wzrost popularności aplikacji i systemów AI (w oparciu o sztuczną inteligencję); to się nie zmienia i raczej tylko przyspieszy. Żeby pozostać w obiegu i radzić sobie z konkurencją, przedsiębiorstwa wszelkiej maści i wielkości muszą zdecydować się na te pierwsze lub kolejne kroki w stronę całkowitej cyfrowej transformacji, a przecież bez automatyzacji ani rusz. W Mindbox zdajemy sobie sprawę, że początki bywają skomplikowane, dlatego najlepiej zwrócić się do doświadczonego konsultanta – jeśli szukasz możliwości implementacji automatyzacji w swoim dziale HR, chętnie pomożemy.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Najważniejsze informacje o robotyzacji procesów biznesowych (RPA) dla praktyków I Mindbox
Zarządzanie projektem wdrożenia w warunkach pandemii
10 niezbędnych narzędzi dla małych, średnich i dużych firm. Wsparcie cyfrowych rozwiązań dla Twojego biznesu.
Po co POC, czyli Proof Of Concept wdrożenia Robotic Automation Process