Jakie możliwości daje automatyzacja procesów biznesowych i w jakich branżach można ją zastosować?
W dzisiejszym świecie ciężko wyobrazić sobie przedsiębiorstwo, które chce się rozwijać i osiągać kolejne cele biznesowe, ale nie chce korzystać z dobrodziejstw transformacji cyfrowej. Jedno bez drugiego już nie jest w stanie istnieć, zwłaszcza w post-pandemicznej rzeczywistości. W czasie ciągle panującego ryzyka powrotu obostrzeń i lockdownów organizacje posiadające możliwość gładkiego przejścia na tryb zdalny oraz wykorzystania automatyzacji procesów biznesowych w swojej codziennej pracy widzą przed sobą o wiele jaśniejszą przyszłość. Nawet jeśli pandemia w tak dużej skali już nie wróci, takie firmy są o kilka kroków do przodu przed swoimi konkurentami, których automatyzacja aż tak nie interesuje. Jakie są inne korzyści wynikające z podejścia pro-automation?
Korzyści wynikające z automatyzacji procesów biznesowych
Automatyzacja procesów biznesowych (ang. Business Process Automation, w skrócie BPA) niesie za sobą ogromne korzyści – świat pędzi do przodu i zarządzający organizacjami szukają możliwości na usprawnienie i przyspieszenie swoich procesów z jednoczesnym zachowaniem bezpieczeństwa i wysokiej jakości. BPA na to pozwala – usprawnia działania firmy dzięki technologii, korzystając na przykład z RPA – Robotic Process Automation, które używa specjalnych robotów do automatyzacji powtarzalnych zadań, albo z DPA – Digital Process Automation, pozwalającego na zautomatyzowanie dłuższych i złożonych procesów.
Jakie więc są główne zalety automatyzacji procesów biznesowych? Przede wszystkim redukujemy koszty i oszczędzamy czas przy jednoczesnym uwolnieniu zasobów naszych pracowników, którzy nie muszą już skupiać całej uwagi na rutynowych czynnościach. Praca człowieka oczywiście kosztuje, i wielkim plusem BPA jest możliwość wykorzystania jej przy trudniejszych zadaniach, które wymagają większej kreatywności i ludzkiego podejścia. Zautomatyzowane procesy są również dokładniejsze i bardziej niezawodne niż ludzie, bo nie potrzebują przerw, mogą działać 24/7, i nie miewają gorszych dni – automatyzacja eliminuje więc błąd ludzki.
Automatyzacja jest fantastycznym sposobem na utrzymanie stałej szybkości reakcji na zapytania oraz spójności w odpowiedziach kierowanych do klienta firmy, obecnego lub potencjalnego, co składa się na polepszenie generalnego User Experience. Oczywiście nie wszystkie kontakty z klientem mogą być zautomatyzowane, jednak rutynowe zapytania czy rozwiązywanie prostszych problemów możemy spokojnie zostawić automatyzacji.
Jakie jeszcze korzyści przynoszą nam automatyzacja i robotyzacja? Na pewno większe bezpieczeństwo, jeśli tylko zadbamy o jego zapewnienie już na etapie projektowania i realizacji wdrożenia rozwiązań automatyzacji procesów. Istotna jest też zdolność do adaptacji – procesy wdrażane w przyszłości będą mogły być oparte na tych istniejących i dzięki temu będą szybciej gotowe do użycia, łatwiejsze do modyfikacji i do dopasowania do zmian zachodzących w organizacji.
W jakich branżach można zastosować procesy automatyzacji?
Tak naprawdę automatyzację procesów biznesowych w firmie można zastosować praktycznie w każdej branży. Zawsze znajdzie się coś, co można usprawnić za pomocą digitalizacji, a nie wymaga ciągłego nadzoru człowieka. Wszędzie tam, gdzie mamy działy: finansowy, HR i rekrutacja, marketing, sprzedaż, obsługa klienta, logistyka, transport i inne, będziemy mogli wprowadzić automatyzację i/lub robotyzację niektórych, a może nawet i większości procesów.
Przykładami takich procesów mogą być analiza danych i raportowanie, potrzebne między innymi do tworzenia prognoz finansowych czy statystyk dotyczących sprzedaży konkretnego produktu. Wiele istotnych decyzji dotyczących przyszłości organizacji podejmuje się w oparciu o dane – automatyczne raportowanie pozwala na sprawną wizualizację i przez to natychmiastowe wykorzystywanie najnowszych dostępnych danych bez obaw o opóźnienia w ich zbieraniu spowodowane między innymi czynnikiem ludzkim i ewentualnymi błędami. Dzięki automatycznym procesom każdy wygrywa – oszczędzając czas i koszty i mogąc skupić się na czymś ważniejszym i bardziej kreatywnym. Dotyczy to nawet niewielkich przedsiębiorstw czy działalności, które mają jednak do czynienia na przykład ze sprzedażą i klientami i automatyzacja procesów takich jak chociażby wyszukiwanie dogodnych terminów na spotkania pomoże w sprawniejszym zarządzaniu biznesem.
W innych organizacjach automatyzacja usprawni zarządzanie urlopami i nieobecnościami pracowników, onboarding (zarówno nowego pracownika jak i klienta), monitorowanie zadłużenia i wysyłanie ponagleń do zalegających, przygotowywanie automatycznych propozycji wszelakich ofert, priorytetyzowanie okazji sprzedażowych lub ticketów dla supportu IT, wysyłanie powiadomień mailowych w przypadku wykrycia konkretnych działań po stronie klienta czy też zbieranie odpowiedzi na ankiety online… Możliwości są naprawdę nieograniczone. Więcej o trendach w automatyzacji i przykładach jej wykorzystania znajdziecie w tym artykule.
Czym są rozwiązania RPA (Robotic Process Automation) i RDA (Robotic Desktop Automation)?
Wspomnieliśmy już o RPA – Robotic Process Automation. Jest to zrobotyzowana automatyzacja procesów organizacji, która wykorzystuje do pracy roboty (boty) imitujące czynności wykonywane przez człowieka. Do przykładów należy zrozumienie, co pokazuje się na ekranie, i odpowiednia reakcja – identyfikacja i zbieranie danych, wykonywanie obliczeń, uzupełnianie danych w systemach takich jak ERP, aktualizacja raportów czy wysyłka automatycznych wiadomości (np. monitów, ponagleń, ofert). Jeśli jesteście zainteresowani konkretnymi projektami automatyzacji z wykorzystaniem RPA, wiele przykładów znajdziecie tutaj: [Katalog projektów].
RDA, czyli Robotic Desktop Automation, również wykorzystuje roboty, jednak zautomatyzowane działania nie dotyczą całej organizacji czy procesu, ale pojedynczej stacji roboczej czy też pojedynczego użytkownika końcowego (RDA możemy przetłumaczyć na polski jako „Zrobotyzowana Automatyzacja Stanowiska Roboczego”). Dzięki temu robot, natrafiając na potrzebę podjęcia decyzji wymagającej ludzkiego podejścia i inteligencji, może przekazać kontrolę człowiekowi. RDA bywa nazywane nadzorowanym RPA (Attended RPA), bo jednak użytkownik ma z nim więcej do czynienia i sam podejmuje niektóre decyzje – nie pozostawia całej kontroli robotowi. RDA jednak jest bardzo „sprytny”, bo, jak wyjaśniamy tutaj, musi reagować na o wiele bardziej zróżnicowane i dynamiczne zachowania ludzkich użytkowników (…) i pojawia się ze wsparciem, kiedy jest ono potrzebne.
Jak wybrać odpowiednie narzędzie do robotyzacji procesów biznesowych?
Jak widać po ilości przykładów, automatyzacja procesów biznesowych to bardzo wszechstronna działka. Ogranicza nas często jedynie wyobraźnia i świadomość, jakie procesy w naszym przedsiębiorstwie mogą być usprawnione. Dobór odpowiedniego narzędzia jest determinowany przez szeroką analizę organizacji i konkretnych potrzeb na danych stanowiskach. Nie powinniśmy więc działać na chybił trafił, ale pozwolić ekspertom na przeanalizowanie tych potrzeb – w niektórych firmach bardziej przyda się szeroka automatyzacja RPA czy DPA, ale na pewno pojawią się działy i pojedyncze stanowiska pracowników, w których to RDA przyniesie nam największe korzyści. Pamiętajmy, że wykorzystanie jednego narzędzia nie przekreśla użycia kolejnych – możliwości są naprawdę nieograniczone. Jeśli sami nie jesteście pewni, co pasuje do Waszej organizacji – zapraszamy do kontaktu.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Digital Process Automation (DPA) – czym jest oraz kiedy jest potrzebne?
Ukryte koszty w Robotyzacji Procesów Biznesowych – o czym trzeba koniecznie wiedzieć przed wdrożeniem?
Ewangelista automatyzacji, czyli jak zostać liderem automatyzacji w firmie i przygotować ją na XXI wiek?
Największe wyzwania związane z automatyzacją, przed którymi stoją przedsiębiorstwa