Rekruterzy zyskali narzędzie, które zamienia ich wiedzę w spersonalizowane ogłoszenia o pracę, skracając czas potrzebny na ich przygotowanie.
Efekty wdrożenia agenta:
- ~120 godzin rocznie mniej pracy nad przygotowaniem ogłoszeń rekrutacyjnych
- ~15 do 5 minut krótszy czas przygotowania ogłoszenia
- – Bardziej spersonalizowane ogłoszenia przy zachowaniu spójności komunikacji
Tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych to jeden z procesów, które powtarzają się przy niemal każdej rekrutacji. Choć stanowiska różnią się od siebie, rekruterzy za każdym razem poświęcają czas na analizę wymagań, dobierają odpowiedni sposób komunikacji i przygotowują ofertę zgodną z przyjętymi standardami firmy.
W ramach naszej Sieci Talentów IT publikujemy około 60 ogłoszeń miesięcznie. Dla kandydatów ogłoszenie jest często pierwszym kontaktem z przyszłym pracodawcą oraz ważnym źródłem informacji o roli i projekcie, dlatego zależało nam, aby jeszcze lepiej wykorzystywać wiedzę i doświadczenie naszych rekruterów w sposobie prezentowania możliwości zawodowych związanych z konkretnymi stanowiskami.
Wyzwanie biznesowe
W MINDBOX mieliśmy już wypracowane standardy, struktury i dobre praktyki tworzenia ogłoszeń. Oferty powstawały na bazie kilku przygotowanych wcześniej szablonów, które rekruterzy dopasowywali do konkretnego stanowiska, projektu i firmy.
Zależało nam jednak, aby każde ogłoszenie jeszcze precyzyjniej przedstawiało konkretną ofertę, kontekst projektu, znaczenie stanowiska, a przede wszystkim wpływ przyszłego pracownika na organizację oraz korzyści związane z rolą. Jednocześnie chcieliśmy zachować spójny język marki, wysoki standard treści i sprawnie przygotowywać oferty przy rosnącej liczbie prowadzonych procesów.
Naturalnie pojawił się więc obszar, który mogliśmy wesprzeć automatyzacją, a naszym celem stało się połączenie trzech korzyści:
- skrócenia czasu poświęcanego na powtarzalne czynności,
- zwiększenia personalizacji i różnorodności ofert,
- zachowania spójności komunikacji ze standardami i zasadami komunikacji MINDBOX
Rozwiązanie: Agent AI
Odpowiedzią na to wyzwanie okazał się Ogłoszeniomat – wewnętrzny agent AI zbudowany w środowisku Microsoft Copilot Studio, który wspiera naszych rekruterów w tworzeniu ogłoszeń rekrutacyjnych. Agent został w 100% stworzony przez zespół rekrutacji, a jego przygotowanie i dopracowanie zajęło około dwóch tygodni, przy czym większość prac została wykonana przez jedną osobę. Dostęp do wykorzystywanych przez niego zasobów pozostaje pod kontrolą organizacji i jest zarządzany zgodnie z przyznanymi uprawnieniami dostępu.
W strukturze agenta zapisaliśmy stworzoną na bazie wiedzy i doświadczenia zespołu nową bibliotekę bardziej szczegółowych szablonów ogłoszeń, różne sposoby rozpoczynania ofert dopasowane do specyfiki stanowiska (tak zwane Hooki) oraz zasady komunikacji zgodne z Tone of Voice MINDBOX (Głosem marki). Dzięki temu po otrzymaniu informacji o stanowisku, projekcie i firmie agent sam analizuje kontekst roli, dobiera odpowiedni sposób komunikacji i przygotowuje pierwszą wersję ogłoszenia, która wymaga już tylko końcowej weryfikacji przez rekrutera.
W praktyce przygotowanie jednego ogłoszenia skróciliśmy z około 15 do około 5 minut.
Ogłoszeniomat przygotowuje pierwszą wersję w około minutę, a rekruter potrzebuje średnio kilku kolejnych minut na jej weryfikację i dopracowanie. W skali całego zespołu oznacza to około 120 godzin w skali roku mniej pracy nad powtarzalnymi zadaniami. Dzięki temu rekruterzy mogą poświęcić więcej czasu na kontakt z kandydatami, budowanie relacji i działania wymagające ludzkiego doświadczenia.
Jak wygląda praca z Ogłoszeniomatem?
- Rekruter przekazuje agentowi informacje dotyczące stanowiska.
- Agent analizuje wymagania, obowiązki oraz kontekst roli.
- Dobierany jest odpowiedni szablon ogłoszenia i sposób komunikacji.
- Generowana jest pierwsza wersja ogłoszenia.
- Rekruter weryfikuje treść i przygotowuje końcową wersję do publikacji.
Dzięki temu rekruter nie musi za każdym razem wykonywać tych samych czynności od początku, a jednocześnie zachowuje pełną kontrolę nad finalną treścią.
Korzyści biznesowe
- szybsze przygotowanie pierwszej wersji ogłoszenia rekrutacyjnego,
- około 120 godzin rocznie mniej pracy nad przygotowaniem ogłoszeń rekrutacyjnych,
- wykorzystanie wiedzy i dobrych praktyk wypracowanych przez zespół,
- większa różnorodność ogłoszeń przy zachowaniu spójności komunikacji,
- pełniejsza prezentacja stanowiska z perspektywy kandydata,
- możliwość skupienia się na pracy z kandydatami,
- łatwiejsze skalowanie procesu bez utraty jakości komunikacji.
Gdzie takie rozwiązanie sprawdzi się najlepiej?
Takie podejście może przynieść największe korzyści organizacjom, które:
- prowadzą wiele procesów rekrutacyjnych równolegle,
- chcą zachować spójny standard komunikacji employer brandingowej,
- chcą lepiej wykorzystywać wiedzę zespołów HR i rekrutacji,
- szukają praktycznych zastosowań AI wspierających codzienną pracę zespołów.
Kandydaci zyskują precyzyjniejsze oferty pracy, a rekruterzy więcej czasu na rozmowę z nimi
Agent AI przejął część działań, które wcześniej powtarzały się przy niemal każdym procesie rekrutacyjnym. Dzięki temu wiedza, dobre praktyki i standardy komunikacji wypracowane przez zespół mogą być wykorzystywane w sposób spójny niezależnie od rodzaju prowadzonej rekrutacji.
Ogłoszeniomat pokazuje, że nawet niewielkie wdrożenie AI, może przynosić wymierne efekty biznesowe. Ogłoszenia są bardziej dopasowane do konkretnych ról i projektów, a organizacja może skuteczniej skalować proces ich tworzenia przy zachowaniu wysokiej jakości i spójności komunikacji.
Model Human + Machine w MINDBOX
Autorka rozwiązania:
Weronika Mostowska
Talent Acquisition Team Leader
Zastanawiasz się, które procesy w Twojej organizacji można usprawnić w podobny sposób?
Porozmawiajmy o tym, jak wykorzystać Microsoft Copilot i agentów AI do automatyzacji powtarzalnych działań i lepszego wykorzystania wiedzy organizacji.
