MINDVoice: agent AI, który pomaga tworzyć komunikację spójną z marką. Use Case MINDBOX 

Efekty wdrożenia agenta: 

• Sprawdzanie zgodności z Tone of Voice: z 20 do 2 minut 

• Codzienna praca nad treściami: 100+ godzin odzyskanych w ciągu 3 miesięcy 

• Spójna komunikacja marki – niezależnie od autora i kanału 

Każda marka ma swój głos. Dziś budują go treści powstające jednocześnie w wielu miejscach organizacji: artykuły, wiadomości do klientów, posty w mediach społecznościowych, komunikacja sprzedażowa, treści do CRM czy materiały eksperckie. Każda z nich wpływa na sposób, w jaki odbierana jest marka. 

Wraz z rozwojem MINDBOX coraz więcej osób i zespołów tworzyło komunikację reprezentującą firmę. Prace nad rebrandingiem i nowym tonem komunikacji dodatkowo pokazały, jak ważna jest spójność przekazu i mówienie jednym głosem. Dlatego szczególnie zależało nam na tym, aby komunikacja pozostawała ekspercka, klarowna, nowoczesna i spójna z tym, kim jesteśmy jako marka, niezależnie od autora, kanału czy formatu

Dlatego postanowiliśmy uporządkować i opisać językowe DNA MINDBOX. Zebraliśmy w jednym dokumencie zasady komunikacji, archetypy marki, charakterystyczne słownictwo oraz wskazówki dotyczące różnych kanałów i sytuacji komunikacyjnych. Efektem tej pracy był Brand Voice i Tone of Voice MINDBOX (Głos Marki). 

Wyzwanie biznesowe 

Pojawiło się jednak ważne wyzwanie: jak sprawić, aby tak rozbudowana wiedza stała się naturalnym elementem codziennej komunikacji całej organizacji? 

Stworzenie dokumentu Tone of Voice było ważnym krokiem, ale szybko okazało się, że sama wiedza zapisana w dokumencie nie wystarczy. Nawet najlepiej przygotowane wytyczne nie wspierają pracowników, jeśli trzeba za każdym razem samodzielnie wyszukiwać odpowiednie informacje i interpretować je podczas tworzenia treści. 

Głos marki nie sprowadza się przy tym do listy dozwolonych i zakazanych słów. Opisuje również sposób budowania komunikacji zgodny z naszym językowym DNA, w tym strukturę przekazu, sposób prowadzenia odbiorcy oraz zasady dostosowywania komunikacji do różnych kanałów i sytuacji. 

Potrzebowaliśmy rozwiązania, które: 

• udostępni zasady Głosu Marki dokładnie w momencie tworzenia treści, 

• pomoże stosować je w praktyce, 

• dopasuje komunikację do konkretnego kanału, celu i odbiorcy, 

• wesprze zarówno tworzenie nowych materiałów, jak i redagowanie istniejących tekstów, 

• pozostawi autorowi pełną kontrolę i odpowiedzialność za finalny komunikat. 

Rozwiązanie: Agent AI 

Tak powstał MINDVoice – wewnętrzny agent AI zbudowany w środowisku Microsoft Copilot Studio. Rozwiązanie zostało stworzone w całości przez zespół marketingowy MINDBOX, a jego przygotowanie i dopracowanie zajęło około dwóch tygodni pracy dwóch osób. Dostęp do wykorzystywanych przez niego zasobów pozostaje pod kontrolą organizacji i jest zarządzany zgodnie z przyznanymi uprawnieniami dostępu. 

Jako silnik agenta wykorzystaliśmy stworzony wcześniej dokument Brand Voice i Tone of Voice MINDBOX. Zaszyliśmy w nim nie tylko zasady komunikacji marki, ale również wypracowane przez zespół marketingowy podejście do budowania treści i prowadzenia odbiorcy przez komunikat. 

Dodatkowo silnik agenta wzbogaciliśmy o wzorce tworzenia komunikacji dla różnych kanałów, takich jak media społecznościowe, komunikacja 1:1, email marketing czy materiały sprzedażowe. MINDVoice wspiera obecnie 6 scenariuszy komunikacyjnych, obejmujących m.in. komunikację mailową, komunikację 1:1, CRM, LinkedIn oraz materiały eksperckie. 

Agent pomaga przełożyć zasady komunikacji marki na konkretną treść, uwzględniając cel komunikacji, odbiorcę i kanał. Może wspierać zarówno redagowanie istniejącego tekstu, jak i tworzenie go od podstaw. Zamiast jednej uniwersalnej odpowiedzi użytkownik otrzymuje wsparcie dopasowane do konkretnej sytuacji komunikacyjnej i standardów komunikacji obowiązujących w MINDBOX. 

Jednocześnie MINDVoice wspiera pracowników na różnych etapach pracy nad komunikacją – od tworzenia treści, przez dostosowanie ich do kanału i odbiorcy, aż po weryfikację zgodności z Tone of Voice. W ciągu pierwszych 3 miesięcy działania agent pomógł w procesie tworzenia 164 treści, co przełożyło się na szacunkową oszczędność ponad 100 godzin pracy.  

Wiedza wcześniej zapisana w dokumentacji stała się dzięki temu elementem codziennej pracy i może wspierać pracowników dokładnie w momencie tworzenia komunikacji.

Jak wygląda praca z MINDVoice? 

MINDVoice jest przede wszystkim user-friendly. Konwersacja z nim odbywa się za pomocą czatu zintegrowanego w Copilot  z predefiniowanymi opcjami wyboru, które prowadzą do oczekiwanego efektu. 

1. Pracownik wybiera rodzaj treści, którą chce przygotować lub poprawić. 
2. Przekazuje agentowi kontekst, w tym temat, cel komunikacji, odbiorcę, kanał oraz najważniejsze informacje merytoryczne. 
3. MINDVoice korzysta z odpowiednich zasad Tone of Voice, dobierając ton, strukturę i sposób prowadzenia komunikatu. 
4. Agent przygotowuje wersję roboczą lub redaguje istniejący tekst, wskazując kierunek dalszej pracy. 
5. Autor weryfikuje propozycję, uzupełnia kontekst i dopracowuje treść, zachowując pełną odpowiedzialność za jej ostateczny kształt. 

Ostateczna decyzja o tym, co zostanie opublikowane lub wysłane, zawsze pozostaje po stronie człowieka. 

Korzyści biznesowe 

• skrócenie czasu potrzebnego na sprawdzenie zgodności treści z Głosem Marki z około 20 do 2 minut, 

• ponad 100 godzin pracy odzyskanych w ciągu pierwszych 3 miesięcy działania rozwiązania, 

• spójna komunikacja marki niezależnie od autora i kanału, 

• łatwiejszy dostęp do wiedzy zapisanej w Brand Voice i Tone of Voice MINDBOX, 

• wsparcie pracowników podczas tworzenia i redagowania treści, 

• treści dopasowane do różnych kanałów i sytuacji komunikacyjnych, 

• możliwość wykorzystania AI bez utraty kontroli człowieka nad finalnym komunikatem. 

Gdzie takie rozwiązanie sprawdzi się najlepiej? 

MINDVoice pokazuje wartość, jaką może przynieść połączenie rozbudowanej wiedzy marki z agentem AI. Podobne podejście może sprawdzić się szczególnie w organizacjach, które: 

• prowadzą komunikację w wielu kanałach jednocześnie, 

• mają rozbudowane wytyczne Tone of Voice lub Brand Voice, 

• chcą ułatwić pracownikom korzystanie z zasad komunikacji, 

• angażują w tworzenie treści zespoły spoza marketingu, 

• potrzebują zachować wspólny język marki przy rosnącej skali działalności, 

• chcą wykorzystywać AI bez utraty odpowiedzialności człowieka za ostateczny komunikat. 

MINDVoice nie pisze za ludzi. Pomaga im mówić jednym głosem marki 

Największa zmiana nie polegała na przeniesieniu dokumentu Tone of Voice do środowiska AI. Udało nam się sprawić, że wiedza, która wcześniej była zapisana w dokumencie, stała się naturalnym elementem codziennej pracy nad komunikacją. 

Jednocześnie agent nie odbiera komunikacji indywidualnego charakteru. Jego zadaniem nie jest sprawienie, aby wszyscy pisali identycznie, ale utrzymanie wspólnego rdzenia marki. Zespół marketingowy opracował fundament, logikę i zasady komunikacji MINDBOX. Pracownicy dostarczają wiedzę, cel i kontekst konkretnego komunikatu. MINDVoice pomaga połączyć te elementy w treść spójną z marką i dopasowaną do sytuacji. 

To dobry przykład tego jak działa model Human + Machine w komunikacji: człowiek odpowiada za sens, kontekst i ostateczną decyzję, a technologia pomaga tworzyć komunikację spójną z marką, niezależnie od kanału i autora. 

Autorki rozwiązania:

Irene Malinka

Senior Marketing Specialist

Irene Malinka

Senior Marketing Specialist

Martyna De-Mezer

Content Marketing Specialist

Martyna De-Mezer

Content Marketing Specialist

Wiedza zapisana w dokumentach i procedurach nie musi czekać na pracownika, który ją znajdzie i zastosuje. 

Sprawdźmy razem, jak Microsoft Copilot i agenci AI mogliby wesprzeć komunikację, sprzedaż, marketing i inne obszary Twojej organizacji – i ile czasu mogłoby to zaoszczędzić Twojemu zespołowi.