Digital Process Automation (DPA) – czym jest oraz kiedy jest potrzebne?

Digitalizacja firmy nie jest w dzisiejszych czasach celem zarezerwowanym jedynie dla dużych organizacji. Średnie i małe przedsiębiorstwa również interesują się cyfrowym wejściem oraz szukają narzędzi wspierających swoje transformacje. Jeśli zaś ich początkowe etapy mają już za sobą, nierzadko zaczynają dokonywać przeglądu technologii związanych z automatyzacją. Jedną z nich jest DPA.    

Digital Process Automation (DPA) – czym jest?

  Digital Process Automation (DPA) to jedna z metod wykorzystania technologii cyfrowej do automatyzacji procesów i optymalizacji przepływów pracy. Sprawdza się ona m.in. w przypadku tych z nich, które wymagają interakcji międzyludzkich (np. sprzedaż czy marketing). Wspiera tym samym rozwiązania do zarządzania procesami biznesowymi (BPM) oraz rozszerza ich strefę wpływu na użytkowników zewnętrznych, takich jak klienci, dostawcy czy udziałowcy, czego rezultatem jest ogólna poprawa user experience.    

RPA vs. BPA vs. DPA

  DPA, czyli cyfrowa automatyzacja procesów, to oczywiście nie jedyna technologia tego typu, Nie sposób nie wspomnieć w tym miejscu  również o RPA i BPA, czyli Robotic Process Automation oraz Business Process Automation, których celem jest m.in. odciążenie ludzi i przeniesienie części pracy na komputery, np. poprzez stworzenie wirtualnej siły roboczej.   Pierwsze z rozwiązań wykorzystywane jest do automatyzacji zadań (nawet tych związanych z marketingiem i sprzedażą), zaś drugie – wieloetapowych procesów. Znajduje to oczywiście odzwierciedlenie w kosztach – wdrożenie RPA jest zwykle znacznie tańsze. Trwa ono również krócej, a uzyskanie zwrotu z inwestycji nie zawsze jest w tym przypadku tożsame z koniecznością przerobienia jakiegoś procesu. Co więcej, dostawcy RPA oferują platformy low-code, które umożliwiają użytkownikom biznesowym samodzielne tworzenie botów mających na celu usprawnienie ich pracy.   BPA, czyli automatyzacja procesów biznesowych, wymaga z kolei bardziej złożonego kodowania, a jej wdrożenie – wsparcia działu IT. Zwykle wiąże się ono również ze wcześniejszą analizą i wprowadzaniem ulepszeń celem uzyskania optymalnych zwrotów. Platformy tego typu można oczywiście integrować z rozwiązaniami RPA, aby wnieść automatyzację na kolejny poziom i zwiększyć wydajność w obszarach takich jak zarządzanie relacjami z klientami czy planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Dla przykładu – boty mogą wypełniać formularze używane w komunikacji z dostawcami, zaś oprogramowanie  BPA – usprawniać wszystkie przepływy pracy związane z systemem ERP. Obie technologie współpracują więc ze sobą na drodze cyfrowej transformacji.   DPA jest z kolei rozwiązaniem używanym wtedy, gdy konieczne jest zautomatyzowanie długiego i złożonego procesu od A do Z. Może on wiązać się bowiem z podejmowaniem wielu decyzji, którym boty RPA mogłyby nie sprostać, a ich utrzymanie – okazać się zbyć trudne. Warto pamiętać też, że cyfrowa automatyzacja ma przede wszystkim na celu zapewnienie rozwiązań, które pomogą ludziom w interakcji z rozmaitymi systemami i poprawią ich doświadczenia w tym zakresie. RPA i BPA skupiają się zaś bardziej na „wyręczaniu” pracowników. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by łączyć wymienione technologie, aby uzyskać różne cele. Boty RPA mogą więc wykonywać powtarzalne i czasochłonne zadania, które stanowią część procesu optymalizowanego przez rozwiązania DPA.    

Jakie są głównie zalety DPA?

  Cyfrowa automatyzacja niesie ze sobą wiele korzyści. Należą do nich:  

• Oszczędność czasu

Dzięki automatyzacji setek, a nawet tysięcy ręcznych, powtarzalnych zadań pracownicy będą mogli skoncentrować się na innych wyzwaniach.

• Redukcja kosztów

Ludzka praca jest kosztowna. Automatyzacja procesów przyczynia się do oszczędności finansowych, które mogą mieć duży wpływ na wyniki firmy.

• Większa dokładność

DPA eliminuje sytuacje, w których może dojść do zagubienia dokumentów lub pominięcia etapów procesu.

• Zdolność do adaptacji

Cyfrowa automatyzacja procesów umożliwia organizacjom szybkie wdrażanie i skalowanie rozwiązań zgodnych z potrzebami rynku.    

Przykłady cyfrowej automatyzacji procesów

  Większość procesów biznesowych, które wymagają interakcji człowieka z użytkownikami zewnętrznymi może skorzystać na DPA. Można je zdigitalizować i zautomatyzować, aby poprawić user experience. Oto kilka przykładowych use cases:  

• Onboarding klienta

Ręczny onboarding wymaga zebrania wielu informacji, przetworzenia dokumentacji, zorganizowania szkoleń i podjęcia wielu innych kroków. Gdy cały proces się przeciąga, klienci mogą być sfrustrowani.   Aby temu zapobiec, firma może wykorzystać DPA do zautomatyzowania większości etapów onboardingu. Usuwa to wąskie gardła w przepływach pracy i ułatwia przechodzenie pomiędzy poszczególnymi krokami, zapewniając przy tym dokładność i aktualność informacji.  

• Pożyczki i kredyty

Gromadzenie dokumentacji i ocena zdolności kredytowej klienta to trudne zadanie, które wymaga dużo czasu i wysiłku, gdy jest wykonywane ręcznie. Automatyzacja umożliwia instytucjom pożyczkowym przetwarzanie większej liczby wniosków oraz bieżące sprawdzanie kondycji finansowej interesantów. Ci ostatni zaś nie tylko zyskują na czasie, ale i otrzymują najlepsze z możliwych ofert.  

• Realizacja zamówień

Składanie zamówienia biznesowego często wiąże się z koniecznością uzyskania potrzebnych zatwierdzeń, co nierzadko powoduje opóźnienia. DPA automatycznie przesyła tego typu zapytania do odpowiednich przedstawicieli personelu, informując przy tym osobę wnioskującą o podjęciu działania.  

• Transport i logistyka

Firmy logistyczne należą do tych z najbardziej czasochłonnymi i pracochłonnymi procesami biznesowymi, takimi jak wystawianie i przechowywanie faktur, planowanie i śledzenie przesyłek, zabezpieczanie dowodów dostawy czy rozwiązywanie sporów dotyczących płatności. Wszystkie te czynności zabierają mnóstwo czasu, jeśli są wykonywane ręcznie. Co więcej, są one podatne na błędy, które mogą skutkować dużymi stratami.     DPA może zoptymalizować te procesy, aby poprawić wrażenia klientów. Usprawniając przepływy pracy i dbając o lepszą widoczność statusów zamówień oraz przesyłek, technologia ta pomaga rozwijać biznes i budować trwałe relacje z kontrahentami.