Robotyzacja procesów w finansach: rola controllingu

Działy finansowe szybko stały się podatnym terenem dla rozwoju Robotic Process Automation (RPA) w przedsiębiorstwie. Pełno w nich powtarzalnych zadań komputerowych (takich jak przetwarzanie faktur), które często są dobrymi kandydatami do automatyzacji. Wraz z rosnącą liczbą oczekiwań związanych z redukcją kosztów, wzrostem szybkości, ilości i jakości dostarczanych informacji, a także zapewnianiem transparentności biznesu, działy finansowe znajdują się pod sporą presją. Robotyzacja może być w ich przypadku zarówno szybką wygraną, która przynosi natychmiastowe korzyści, jak i pozostać na dłużej, stając się integralną częścią procesów wewnętrznych i przenosząc je na wyższy – inteligentny – poziom. Pod względem kosztów i harmonogramu, robotyzacja procesów nie wiąże się ze skomplikowaną i drogą logistyką wdrożenia w porównaniu z dużymi aktualizacjami platform IT. Jest zatem prawdopodobne, że RPA szybko zmieni się z elementu wyróżniającego i zapewniającego przewagę konkurencyjną w standardową praktykę, która warunkuje przetrwanie, zwłaszcza w dobie pandemii i zdalnych wdrożeń.  

Controlling, a RPA: planowanie i zarządzanie, dzięki zrobotyzowanej automatyzacji procesów

  Controlling finansowy oraz controlling operacyjny także mogą zyskać na efektywności, a co za tym idzie, również na jakości usług, poprzez skorzystanie z możliwości, jakie oferuje zrobotyzowana automatyzacja procesów. Co ciekawe, większość pracy w tych działach nadal wykonywana jest bez pomocy robotyzacji. Jedną z przyczyn jest fakt, że czynności kontrolne są mniej powtarzalne i trudniejsze do zdefiniowania konkretnymi regułami. Po drugie, aby automatyzacja odniosła pełny sukces wymagana jest strukturyzacja danych i ich wsparcie za pośrednictwem heterogenicznego krajobrazu systemowego. Kontroling finansowy kiepsko poradzi sobie z tymi dwoma warunkami wstępnymi z uwagi na bardziej fragmentaryczną specyfikę. Wreszcie, przeciętny specjalista ds. controllingu wciąż nie posiada dostatecznej wiedzy ani świadomości odnośnie korzyści, jakie oferuje robotyzacja procesów finansowych. Zespoły kontrolne nie są przyzwyczajone do pracy ramię w ramię z działami IT, jak np. ich koleżanki i koledzy z księgowości. Spowalnia to uruchamianie prototypów i obniża liczbę wdrożeń, które faktycznie dochodzą do skutku. Tymczasem i w kontrolingu znaleźć można procesy, które są powtarzalne, mają reguły decyzyjne, które nie wymagają ludzkiej ewaluacji oraz mogą funkcjonować w oparciu o wysoki stopień standaryzacji danych. Idealnym przykładem jest raportowanie zarządcze. Jego celem jest dostarczenie decydentom na wszystkich szczeblach przedsiębiorstwa aktualnych informacji o postępach finansowych oraz ich wsparcie w zarządzaniu firmą. W tym celu tworzone są i rozpowszechniane zarówno standardowe, cykliczne raporty, jak i te ad-hocowe. Aby to się udało, dane dotyczące wszystkich jednostek firmy muszą zostać zebrane, zweryfikowane i przekształcone w odpowiednie sprawozdania zawierające komentarze i zalecenia. Robotyzacja może zautomatyzować duże fragmenty tego procesu, jednocześnie przyspieszając czas dostarczenia danych i poprawiając ich dokładność. Korzyści są tutaj ściśle powiązane ze skalą organizacji i zakresem raportowania. Im większa firma i bardziej zróżnicowane modele biznesowe, tym bardziej złożony i kosztowny staje się ten proces, a wartość, którą może zaoferować RPA większa. To samo tyczy się planowania operacyjnego. Obejmuje ono wiele powtarzalnych czynności związanych z przygotowaniem i sprawdzaniem danych. Oprócz poprawy wydajności, automatyzacja procesów RPA może być także wykorzystana do wsparcia działań związanych z zarządzaniem, ponieważ zwiększa ona poziomy identyfikowalności oraz jednolitości. Korzystanie z inteligentnych robotów do kontrolowania danych podstawowych to trzeci obszar, który może stanowić dużą szansę. Faktem jest, że dane są obecnie w centrum procesu decyzyjnego, a ich ilość potrafi przyprawić o zawrót głowy. Roboty softwarowe mogą dla przykładu zająć się ich walidacją czy sprawdzeniem poprawności, co pozwoli kontrolerom skupić się na działaniach o większej wartości dodanej.

   

Jakie procesy związane z obsługą finansów można ulepszyć dzięki RPA?

  Robotyzacja jest najbardziej efektywna w obszarach finansowych takich jak:

• księgowość operacyjna (wystawianie faktur, windykacja należności, pobieranie opłat),
• księgowość ogólna (alokacje, korekty, wpisy do dziennika i ich przetwarzanie, proces uzgodnienia sald bilansowych, transakcje wewnątrz firmy),
• raporty finansowe i sprawozdania zewnętrzne,
• planowanie, budżetowanie i prognozowanie,
• procesy skarbowe.

 

Sztuczna inteligencja w procesach planowania i kierowania finansami przedsiębiorstwa

  Jak już wspominaliśmy, ilość dostępnych danych szybko rośnie, a wraz z nią chęć firm do lepszego ich wykorzystania w procesach podejmowania decyzji i planowania. Takie zastosowanie wymaga dobrze uzasadnionych analiz. Jakość danych staje się zatem centralnym punktem zainteresowania. Sztuczna inteligencja zajmuje się naśladowaniem ludzkich struktur decyzyjnych za pośrednictwem komputerów i algorytmów wykorzystujących modele matematyczne. W kontekście wydajności, skalowalności i możliwości automatyzacji (np. procesów prognozowania), wielu ekspertów słusznie widzi duży potencjał w wykorzystaniu AI w procesach planowania i zarządzania przedsiębiorstwem. Należy jednak pamiętać, że niezbędne jest dostarczenie dobrej jakości danych, wysoka szczegółowość, wystarczająca historia i głębokie zrozumienie związków przyczynowo-skutkowych. Wzorce, korelacje i zmiany muszą również obowiązywać w przyszłości, aby oprogramowanie mogło się ich „nauczyć” i wykorzystać do prognoz lub walidacji. Jeśli te podstawowe warunki zostaną spełnione, sztuczna inteligencja będzie w stanie przenieść planowanie i zarządzanie firmą na wyższy poziom. Poczytaj również o nowoczesnych systemach ERP.  

Jak sprawdzić czy warto wprowadzić RPA w procesach finansowych w firmie?

  Procesy związane z finansami i rachunkowością można zautomatyzować praktycznie w każdej firmie, bez względu na branżę. Nie oznacza to jednak, że RPA będzie wszędzie tak samo korzystnym i wskazanym rozwiązaniem. Robotyzacja powinna być świadoma i przebiegać etapowo. Warto, aby czuwał nad nią deweloper RPA. Przed jego zaangażowaniem można jednak dokonać wstępnej oceny procesów według podanych przez nas kryteriów. Być może okaże się wówczas, że wymagają najpierw optymalizacji lub innych zmian. Jeśli rozważasz robotyzację, zapraszamy również do konsultacji z nami!  

Jakie wyzwania czekają przedsiębiorstwo przy wprowadzeniu RPA w procesach finansowych?

  Oprócz zagadnień czysto technicznych, w kwestii wyzwań związanych ze wdrożeniem robotyzacji w organizacji warto pochylić się zwłaszcza nad adaptacją w kulturze organizacyjnej, odpowiednim zaangażowaniem działu IT oraz zapewnieniem adekwatnych zasobów do pracy. Zobacz, jak poradziliśmy sobie z nimi w Scania Polska.    

RPA w finansach a margines błędu – czy jest to bezpieczne i jak należy to kontrolować?

  Roboty nie nudzą się, nie potrzebują kawy i nie popełniają błędów w przetwarzaniu faktur czy procesowaniu skomplikowanych danych. Wydawać by się mogło, że RPA i bezpieczeństwo to naturalne połączenie. Jednak tą idealną wizję osiągnąć można tylko wtedy, gdy oprogramowanie zostanie prawidłowo zaprojektowane i wdrożone w biznesie. Boty RPA mają niesamowite możliwości usprawnienia procesów, ale najpierw trzeba im dokładnie przekazać, co mają robić i jak to zrobić. Mechanizmy kontrolne, które mają zastosowanie w przypadku pracowników działu finansów muszą być również uwzględnione w robotach software’owych, aby były one jeszcze bardziej niezawodne, biorąc pod uwagę większe obciążenie pracą, jaką mogą wykonywać. Należy jednak pamiętać, że wraz ze zmianą procesów biznesowych zmieniają się również kluczowe punkty kontrolne, które mogą wymagać odpowiedniej adaptacji.