Robotyzacja procesów: Jak wybrać zadania do wdrożenia RPA?

Ludzie versus roboty, a może ludzie razem z robotami i więcej czasu na twórcze zadania? Zdecydowanie wierzymy w tą drugą opcję i zapraszamy Cię do poznania świata robotyzacji, ufając, że pomoże Ci to w następującej decyzji- czy i jakie procesy automatyzować.        

Czym jest RPA (Robotic Process Automation), czyli to, co człowiek robi ręcznie, maszyna wykona szybciej 

Termin RPA (Robotic Process Automation) można przetłumaczyć robotyzacja procesów biznesowych. W praktyce polega ona na stworzeniu oprogramowania, które będzie odzwierciedlać czynności wykonywane przez człowieka (operatora). Robotyzacja procesów NIE jest więc tożsama ze zbudowaniem fizycznego robota – chodzi o software, który często pracuje na odrębnym komputerze (szczegóły znajdziesz tutaj oraz tu).   Czym jest zatem automatyzacja, a czym robotyzacja? Ta pierwsza wymaga modyfikacji oprogramowania użytkowego, tak aby samodzielnie wykonywało część działań. Robotyzacja wykorzystuje z kolei interfejs użytkownika, automatyzując cały workflow, co czyni ją bardziej wszechstronną.       

ML i AI dające korzyści z zaprogramowanej automatyzacji procesów 

Aby dany „bot” dobrze się sprawował i wykonywał przydzielone mu zadania, należy najpierw zaprogramować wszystkie kroki jego pracy. Dzięki sztucznej inteligencji (Artificial Intelligence) i uczeniu maszynowemu (Machine Learning) możliwe jest również wprowadzenie funkcji kognitywnych. Sprawią one, że oprogramowanie stanie się bardziej „domyślne”.  W telegraficznym skrócie proces wygląda następująco: po dostarczeniu dużego wolumenu danych uczących, system opiera się na przykładach i bazując na określonym modelu statystycznym dochodzi do własnych, w większości poprawnych odpowiedzi, rekomendacji czy interpretacji.   Sztuczna inteligencja ma wiele zastosowań, między innymi w obszarze: 

• modeli prognostycznych (np. przewidywania dotyczące sprzedaży i obejmujące sposób zamawiania surowców czy potencjalne awarie w firmach produkcyjnych),  

• zmiany tekstu nieustrukturyzowanego na tekst ze strukturą, co jest przydatne np. w przypadku e-maili z reklamacjami, 
• voicebotów i chatbotów (asystenci, zwłaszcza głosowi, usprawniają pracę i są atrakcyjnym narzędziem dla młodych osób).  

   

Robotyzacja za pomocą silnika modelowania procesów 

Należy pamiętać o tym, że robotyzacja procesów nie oznacza ich całkowitej transformacji (a co najwyżej pozwala ona zmodyfikować określone czynności), natomiast jej dodatkowymi korzyściami jest ich skalowalność i przyspieszenie, a także zwiększenie jakości. Oznacza to, że nie każdy proces będzie dobrym kandydatem do robotyzacji (oprócz szeregu rozmaitych kryteriów powinien przede wszystkim zostać najpierw zoptymalizowany), natomiast jeśli już została ona z sukcesem wdrożona, to daje też spore możliwości modelowania.   Dla przykładu, narzędzia typu BPM (Business Process Management) dostępne są w nowoczesnych (i, rzecz jasna, zautomatyzowanych) systemach ERP. Za ich pomocą w łatwy sposób stworzyć można nowy proces, jak i zmodyfikować już istniejący (nie wymaga to zaawansowanych umiejętności informatycznych). Więcej  o zautomatyzowanych systemach typu Enterprise Resource Planning i o tym, kiedy je wdrażać przeczytasz w naszym artykule. Sprawdź też, co jeszcze oferują inteligentne procesy.        

Wdrożenie automatyzacji danego procesu wymaga zaangażowania 

Oprócz stworzenia odpowiednio długiej listy procesów, które potencjalnie można zautomatyzować, i ich trafnej selekcji pod okiem specjalistów (analitycy biznesowi oraz konsultanci IT), automatyzacja, jeśli ma zakończyć się sukcesem, potrzebuje wielu innych czynników.   Właściwie przeprowadzona analiza zysków i strat, ocena sytuacji, moderowanie poszczególnych etapów (w tym tzw. proof of concept oraz pilota), adaptacja w kulturze organizacyjnej, współpraca z działem IT i odpowiednia alokacja zasobów ludzkich, to kluczowe wskaźniki udanej implementacji. Wymagają one nie tylko dużego zaangażowania, lecz i szerokiej wiedzy.   Jesteś osobą związaną z cyfrową transformacją w Twojej firmie? Interesuje Cię szkolenie lub studia z zakresu robotyzacji procesów biznesowych? A może chcesz poznać zarobki i zastanowić się nad karierą w branży? Zobacz naszą ofertę:  Robotyzacja procesów biznesowych – szkolenie        

Najpopularniejsze narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych 

Narzędzi do automatyzacji jest sporo, a ich dobór zależy oczywiście od przeznaczenia. Wszystko zależy między innymi od tego, czy w grę wchodzi robotyzacja procesów produkcyjnych, robotyzacja procesów księgowych czy robotyzacja procesów biurowych.   Mindbox realizuje wdrożenia z użyciem OCR, systemów AI oraz tych opartych o User Interface. Dzięki temu możliwe jest swobodne „miksowanie” rozwiązań oraz poruszanie się po bazach danych i interfejsie API.   Dla przykładu, w firmie Scania Polska wdrożyliśmy między innymi zautomatyzowane księgowanie faktur zakupowych z wykorzystaniem narzędzi takich jak ABBYY® FlexiCapture® czy UiPath oraz wsparciem sztucznej inteligencji (Applica), a także systemu ERP i DMS. Więcej informacji (w języku angielskim):   Case Study Scania Poland       

Co brać pod uwagę, wybierając platformę RPA? 

Sponsor prac związanych z robotyzacją z pewnością będzie chciał wiedzieć jak dopasować platformę RPA do potrzeb organizacji, aby szybko uzyskać zwrot z inwestycji, a całe przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem. Oto najważniejsze kryteria, które należy wziąć pod uwagę: 

• doświadczenie dostawcy i współpraca z lokalnymi firmami partnerskimi, 
• dostępność materiałów szkoleniowych i wsparcie techniczne,  
• wysokie standardy bezpieczeństwa,  

• możliwość dopasowania do struktury IT organizacji i łatwa integracja,  
• funkcjonalność związana z konfigurowaniem robotów i samą automatyzacją procesów, 
• wsparcie różnych wariantów automatyzacji, 
• koszt (opłata licencyjna vs. opłata utrzymaniowa).  

 Szukasz porady w tym zakresie? Skontaktuj się z nami.        

Kryteria jakościowe do zastosowanie rozwiązań RPA  

Jak zostało to już wspomniane wcześniej, nie każdy proces można zrobotyzować. Oprócz optymalizacji musi on spełnić również następujące wymogi jakościowe: 

• manualność oraz oparcie na regułach,  
• standardowy oraz czytelny elektroniczny typ wejścia,  
• stała metoda przetwarzania przez system, 

• potencjał do uzyskania oszczędności.   

   

Kryteria ilościowe i selekcja procesów, a korzyści z implementacji  

Powtarzalność, wysoki wolumen, dojrzałość, stabilność oraz niski poziom wyjątków to z kolei czynniki ilościowe, które przełożą się na wyższe korzyści robotyzacji, oszczędność czasu oraz rzadsze modyfikacje robotów aplikacyjnych.   W Mindbox stosujemy ocenę procesów pod kątem złożoności automatyzacji a korzyści płynących z jej implementacji. Można tutaj wyróżnić cztery kategorie (podane w kolejności, w jakiej powinna przebiegać robotyzacja): 

• szybkie wygrane – procesy, których automatyzacja jest o stosunkowo niskiej złożoności, ale mogą nam one dać wysokie korzyści, 

• nisko wiszące owoce – procesy, których automatyzacja jest niezbyt złożona, ale korzyści już nie są aż tak duże, 
• konieczne usprawnienia – mogą dać duże korzyści, ale ich automatyzacja jest bardzo złożona, 
• usprawnienia długoterminowe – stosunkowo niskie korzyści, a duża złożoność automatyzacji. 

   

Jak zautomatyzować czasochłonne procesy dzięki technologii OCR? 

Nieodzowną pomocą w zastosowaniu rozwiązań RPA jest technologia OCR. Inteligentne „OCR-y” (tzw. „iOCR-y”) potrafią obsługiwać wiele typów dokumentów i przekształcać dane nieustrukturyzowane w dane ustrukturyzowane, a następnie integrować je z innymi systemami, z których korzysta firma. W rezultacie zaangażowanie operatora jest zmniejszone do minimum.   Systemy iOCR mogą być z powodzeniem wykorzystywane na przykład do zautomatyzowanego księgowania faktur zakupowych. O tym, jak wygląda to w praktyce oraz o innych sposobach przyspieszenia pracy zespołów operacyjnych przeczytasz tutaj.            

Sprawdź jakie projekty automatyzacji procesów biznesowych warto wybrać z naszego katalogu jako pierwsze! 

Aby pokazać możliwości, jakie oferuje Robotic Process Automation stworzyliśmy katalog projektów automatyzacji procesów biznesowych. Zostały one posegregowane pod kątem złożoności wdrożenia i korzyści oferowanych przez implementację RPA, tak aby ułatwić proces decyzyjny. Służymy również fachową pomocą – skontaktuj się z nami jeśli rozważasz robotyzację. Sprawdź również możliwości, jakie oferuje nowatorska technologia Cloud Native.