Elektroniczny obieg dokumentów – jakie procesy warto zautomatyzować, aby wyeliminować papierowe dokumenty i oszczędzić czas?

# BMS

Elektroniczny obieg dokumentów – jakie procesy warto zautomatyzować, aby wyeliminować papierowe dokumenty i oszczędzić czas?

08.04.2021

Chociaż ręczne systemy zarządzania dokumentami mogą stanowić opcję na początku działalności, tego typu procesy mogą być bardzo uciążliwą praktyką w miarę rozwoju firmy. Utrudniają one nie tylko przepływ pracy, ale i środków pieniężnych. Aby zachować przewagę konkurencyjną w dobie cyfryzacji warto więc pochylić się nad rozwiązaniami elektronicznymi, a nawet świadomie rozważyć ich automatyzację.

Elektroniczny obieg dokumentów – jak wygląda?

Elektroniczny system zarządzania dokumentami (z ang. electronic document management system, czyli EDMS) to struktura narzędzi do tworzenia, używania i przechowywania dokumentów w wielu formatach tworzonych w całej organizacji. Zazwyczaj pojęcie to odnosi się do scentralizowanego oprogramowania, które procesuje zarówno cyfrowe pliki, jak i skany papierowych dokumentów.

Jednak elektroniczny obieg dokumentów to znacznie więcej niż zwykłe skanowanie i zapisywanie, za które odpowiada prosty program do obiegu dokumentów. Jest to kompleksowy system, który umożliwia pracownikom wydajną organizację i dystrybucję dokumentów w całej firmie, aby jak najlepiej wykorzystać je w codziennych operacjach.

System elektronicznego obiegu dokumentów zawiera narzędzia do:

tworzenia plików cyfrowych i konwertowania dokumentów papierowych na zasoby elektroniczne,
łatwego udostępniania dokumentów cyfrowych odpowiednim pracownikom,
organizacji dokumentów w ustandaryzowanych strukturach i formatach plików,
przechowywania informacji i uzyskiwania do nich dostępu w celu bardziej efektywnego ich wykorzystania,
zabezpieczania dokumentów zgodnie ze znormalizowanymi zasadami zgodności.

Dzięki scentralizowanemu dostępowi do informacji, system obiegu dokumentów stanowi centrum, w którym można łączyć i wdrażać szersze strategie zarządzania danymi, takie jak optymalizacja i robotyzacja procesów biznesowych. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie może więc zostać zautomatyzowany, podnosząc efektywność całej organizacji.

Warto sprawdzić także, jakie możliwości oferują nowoczesne systemy ERP.

W jakich obszarach firmy można wykorzystać elektroniczny obieg dokumentów?

Projekty związane z elektronicznym zarządzaniem dokumentami są często inicjowane przez działy IT w celu ujednolicenia dostępu do informacji, gdy praktyki dotyczące danych znacznie się różnią w poszczególnych działach. Jeśli jeden zespół przechowuje pliki na dyskach współdzielonych, a inny w Chmurze, informatycy (lub zewnętrzni konsultanci) będą szukać kompleksowego rozwiązania, aby zapewnić jeden korporacyjny standard modernizacji podczas digitalizacji istniejących zasad biznesowych.

Obieg dokumentów to również – a może przede wszystkim – bolączka działów back office. Procesy związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, księgowością, finansami czy umowami (lub inne, które są powtarzalne i mają określone kroki) nader często wymagają przejścia w kierunku systemu EDMS. Wdrożenie zarządzania dokumentami na małą skalę, dla określonego problemu związanego z procesem (np. system obiegu faktur) pomaga zidentyfikować początkowe korzyści, które można wykorzystać w innych obszarach działalności.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami elektronicznymi jest również zalecanym pierwszym krokiem do rozpoczęcia transformacji cyfrowej na większą skalę. „Rezygnacja z papieru” otwiera możliwości bardziej złożonej automatyzacji procesów i wnikliwej analizy operacji biznesowych.

Jakie są zalety wykorzystania elektronicznego obiegu dokumentów?

Wdrożenie zautomatyzowanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów niesie za sobą szereg korzyści, takich jak:

lepsza organizacja i usprawniony workflow,
dostęp do dokumentów elektronicznych w czasie rzeczywistym (możliwość generowania raportów i spostrzeżeń celem usprawnienia procesu podejmowania decyzji biznesowych),
łatwy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie, umożliwiający pracę zdalną i wykorzystanie mobilnej siły roboczej,
płynna komunikacja i współpraca zespołowa (m.in. poprzez generowanie powiadomień, które są rozsyłane do odpowiednich pracowników),
redukcja błędów ludzkich, proste korekty w przypadku pomyłek i – co za tym idzie – usprawnienie procesów,
mniejsze szanse na przekierowanie zapytań do niewłaściwych osób lub pominięcie zadań,
obniżenie kosztów związanych z pracownikami, wynajęciem przestrzeni magazynowej, częstą wymianą tuszy/tonerów do drukarek czy nadmierną eksploatacją urządzeń,
ochrona środowiska poprzez ograniczenie wycinki drzew,
łatwe monitorowanie postępów i identyfikacja wąskich gardeł – jasny obraz obszarów w Twojej firmie, które wymagają ulepszeń, obniżenia kosztów lub wpompowania większego kapitału,
wykrywanie zbędnych działań, które pochłaniają czas i produktywność,
zwiększenie bezpieczeństwa (bieżące tworzenie kopii zapasowych, mniejsze ryzyko utraty danych w wyniku kradzieży oraz możliwość śledzenia zmian lub nadania dostępów jedynie upoważnionym osobom),
praktycznie bezterminowy dostęp do plików i ułatwienie w przestrzeganiu przepisów rządowych dzięki przechowywanej dokumentacji.

Jakie istnieją problemy związane z elektronicznym obiegiem dokumentów?

Problemy z elektronicznym obiegiem dokumentów mogą wystąpić wtedy, gdy proces ten został wdrożony w sposób nieprzemyślany i nieprawidłowy. Może wówczas dojść do:

spadku produktywności związanego z kłopotami z dostępnością do nieustannie rosnącej ilości danych,
problemów z silosami danych,
utrudnień w komunikacji prowadzących do samodzielnej pracy działów.

Dlatego też tak ważne jest, aby wdrożenie odbyło się z pomocą specjalistów. Jeśli automatyzacja będzie jawić się jako właściwe rozwiązanie, ona również powinna zostać wprowadzona do organizacji w sposób świadomy, metodą małych kroków i z rozważeniem wszystkich za i przeciw. Zapraszamy do kontaktu – oferujemy wsparcie na wszystkich etapach przedsięwzięcia.

Czy można całkowicie wyeliminować dokumenty papierowe?

Tak! Nie spodziewaj się jednak, że nastąpi to z dnia na dzień. Aby taka zmiana zakończyła się powodzeniem, pamiętaj aby:

przeanalizować powody, dla których chcesz wyeliminować dokumenty papierowe,
przeprowadzić audyt swoich procesów celem zidentyfikowania tych, które wydają się niemożliwe do przeprowadzenia bez udziału papieru,
w porozumieniu z innymi działami określić potrzeby całej organizacji w tym zakresie,
przeprowadzić research alternatywnych rozwiązań,
stworzyć plan „pożegnania” papierowych dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów a praca zdalna

Kolejnym dobrym (i pilnym!) powodem do rezygnacji z dokumentów papierowych jest trwająca pandemia i wszechobecna praca zdalna, o czym wspominaliśmy już wcześniej. Zobacz, jak poradziliśmy sobie nie tylko z EDMS, lecz i project managementem w czasach, gdy podróże do klienta nie wchodzą w grę.