Jak robotyzacja procesów biznesowych może wesprzeć działy sprzedaży?
Robotyzacja już dawno opuściła sferę sci-fi i na dobre „zadomowiła” się w naszych firmach (a nawet i w domach). Przynosi ze sobą masę korzyści dla człowieka, mimo obaw, że może zabrać miejsca pracy i spowodować, że ludzcy pracownicy przestaną być potrzebni. Nic bardziej mylnego – robotyzacja może wspomóc nas w wielu obszarach, przyspieszając i automatyzując procesy. Oczywiście rozwój tej technologii przeobrazi rynek pracy – to nie ulega wątpliwości. Jedne stanowiska mogą zniknąć, ale na ich miejsce pojawią się nowe. Musimy podejść do tych zmian z otwartymi umysłami, tak jak to robiliśmy w przypadku poprzednich rewolucji technologicznych. Co w takim razie da nam robotyzacja?
Co robotyzacja da działom sprzedaży?
Krótka odpowiedź brzmi – bardzo wiele. Oszczędność czasu, wyeliminowanie błędów, możliwość pracy 24/7 bez potrzeby snu czy robienia sobie przerw – to wszystko składa się na realne benefity w postaci oszczędności pieniędzy i porządku organizacyjnego, czyli również większego spokoju i poczucia większej kontroli nad tym, co dzieje się w firmie. Robotic Process Automation (RPA) nie wymaga bardzo skomplikowanych modyfikacji w istniejących systemach, więc samo wdrożenie jest stosunkowo proste, przynosząc naprawdę wiele możliwości i korzyści.
O czym musimy pamiętać, to fakt, że automatyzowanie „na ślepo” zdecydowanie nie jest najlepszym pomysłem, mimo, że każdy krok w stronę transformacji cyfrowej jest rozwojowy – bardzo dobrą praktyką jednak jest wcześniejsze przeprowadzenie eksperckiej analizy przedsiębiorstwa, żeby zidentyfikować konkretne obszary, których robotyzacja przyniesie nam największe oszczędności – dzieje się to na pierwszych etapach RPA lifecycle, o którym więcej przeczytacie pod tym linkiem.
Kolejnym bardzo ważnym punktem, w zasadzie kluczowym do sukcesu, jest edukowanie pracowników, którzy wcześniej nie mieli styczności z takimi technologiami lub jest dla nich nowością automatyzacja pewnych działań. Jak wspomnieliśmy we wstępie, nieznajomość korzyści z robotyzacji może nieść za sobą pewne obawy o swoje bezpieczeństwo i miejsce pracy w przyszłości, więc dobrze jest rozpocząć swoją przygodę z transformacją cyfrową od edukacji i zapewnienia pracownikom odpowiedniej dawki wiedzy.
Jakie elementy zostałyby poddane automatyzacji?
Jeśli już zapewniliśmy edukację pracownikom i przeanalizowaliśmy możliwości automacji w organizacji, przede wszystkim możemy wykorzystać robota RPA (Robotic Process Automation) w sprzedaży już na samym początku drogi klienta trafiającego na przykład na naszą stronę www. Automatyczny chatbot świetnie poradzi sobie z pierwszymi zapytaniami od potencjalnego nabywcy i skieruje go w odpowiednią stronę, odpowiadając na najczęściej zadawane pytania i nie potrzebując interwencji żywego człowieka. Oczywiście do ludzkiego pracownika może trafić zapis takiej rozmowy i może on „przejąć” klienta w odpowiednim momencie, ale automatyzując w ten sposób pierwszy punkt kontaktowy sprawiamy, że osoba chcąca skorzystać z naszych usług nie czeka w próżni na odpowiedź pracownika, tylko od razu otrzymuje część informacji. Wzmacnia to relację między naszą firmą a potencjalnym klientem i w świetny sposób rozpoczyna ścieżkę klienta (customer journey).
RPA w sprzedaży na pewno przyda się jako wsparcie działu, odejmując powtarzalnej i możliwej do zautomatyzowania pracy ludziom, mogącym dzięki temu skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach. Przykładem takich działań jest wypełnianie i wprowadzanie faktur do systemu czy automatyczne uzupełnianie danych w formularzach czy dokumentach, a także wysyłka maili do klientów z ważnymi informacjami czy nowymi ofertami.
Istotny jest też fakt, że robot RPA będzie potrafił aktualizować i integrować systemy działające w firmie, które oryginalnie nie były ze sobą powiązane. Zagrożeniem takiego stanu rzeczy jest to, że pracownicy w różnych miejscach w organizacji znajdą różne dane. RPA może temu zapobiec i wyeliminować ewentualne błędy powstałe przez takie manualne zaniedbania, bo automatycznie zaktualizuje systemy i każdy pracownik otrzyma te same informacje. RPA wyszuka także już istniejące błędy w bazach danych i będzie w stanie powiadomić o tym odpowiednie osoby lub samodzielnie te błędy poprawić.
Jeśli przygotowujemy zamówienia na konkretne usługi i produkty (a tak zapewne jest w dziale sprzedaży), nieodzownym elementem naszej firmy powinien być system taki jak BMS (Business Management System) czy ERP (Enterprice Resource Planning). Działy sprzedaży bardzo pozytywnie odczują pojawienie się takiego zaawansowanego systemu zarządzania w organizacji, ponieważ w nim znajdziemy wszystko, czego potrzeba do sprawnego przeprowadzenia cyklu sprzedażowego.
W zależności od tego, czego potrzebuje nasz dział, w BMS/ERP znajdziemy możliwości przedstawienia stanów magazynowych, ceny, zarządzanie kosztorysami i ofertami oraz już złożonymi zamówieniami, sales pipeline – lejek sprzedażowy, w którym zaznaczamy etapy okazji sprzedażowej, logowanie maili i notatek ze spotkań z klientami, planowanie i prognozowanie finansowe, i inne. Wszystko to, co nam się przyda, żeby organizacja działała sprawniej i w bardziej zoptymalizowany sposób, a także bardziej transparentnie – prognozy finansowe automatycznie przygotowywane na podstawie lejków sprzedażowych i analiz poprzednich zamówień pozwalają na zaplanowanie działań firmy dokładniej i bezpieczniej, z korzyścią dla wszystkich pracowników i interesariuszy.
Oczywiście istnienie samego systemu nie jest jedyną opcją – nadal możemy w nim automatyzować poszczególne zadania, na przykład wprowadzanie nowych dostawców i klientów czy wysyłkę maili windykacyjnych, gdy przeterminują się faktury. RPA nie tylko uwolni nas od zadań tego typu, ale też poinformuje nas poprzez automatyczne powiadomienia – mamy wiedzę o tym, co się dzieje z kontrahentem, ale nie musimy działać, możemy czekać na efekty pracy robota. Więcej praktycznych i już wdrożonych rozwiązań znajdziecie w naszym katalogu inspiracji RPA.
Jak wzrośnie wydajność działu po przeprowadzeniu robotyzacji?
Dział sprzedaży wzbogacony o roboty Robotic Process Automation znacznie zwiększy swoją wydajność. 65% czasu może zostać zaoszczędzone i przeznaczone na inne działania, bezpośrednio związane z kontaktem z klientem, spotkaniami i czynnościami wymagającymi ludzkiej ręki, w opozycji do nużącego wprowadzania zamówień czy faktur do systemów.
Dział sprzedaży jest też bezpośrednio wspierany przez roboty w takim sensie, że każda kolejna implementacja nowych procesów czy zmiany wprowadzane do tych już istniejących będą o wiele prostsze i szybsze. Im więcej wiemy i im mamy większe doświadczenie w automatyzacji, tym łatwiej wdrażać kolejne usprawnienia. Wszystko to przekłada się na oszczędność czasu i, koniec końców, pieniędzy.
O ile zmniejszy się występowanie błędów?
Jak pokazały nasze analizy, po wdrożeniu RPA występowanie błędów w procesach zmniejsza się aż o 95%! Robotyzacja pozwala na wyręczanie pracowników w wykonywaniu powtarzalnych czynności, które często mogą zostać źle przeprowadzone ze względu na monotonię – pracownik traci zaangażowanie, co może skutkować niezamierzonymi błędami wynikającymi z nieuwagi. To właśnie jest przewaga RPA nad ludźmi, jeśli chodzi o powtarzalne czynności – zawsze zrobi wszystko w ten sam sposób i nie będzie mylić się ze zmęczenia czy ze znużenia.
Co z pozyskiwaniem leadów?
Pozyskiwanie leadów może być niewdzięcznym zadaniem, zwłaszcza w obecnym czasie, kiedy procesy zakupowe nieco wyhamowują i obserwujemy spadek formy rynku, która w czasie pandemii i w obliczu konieczności szybkiej digitalizacji procesów bardzo wzrosła. Oczywiście jest to proces, który możemy zautomatyzować, i to w różnych miejscach. Wsparcie działu sprzedaży za pomocą wykorzystania robotów RPA tu także może mieć miejsce.
Kiedy pozyskujemy leady, zapewne wpadają one do systemu CRM – jeśli potencjalny klient wypełni formularz z naszej strony www z prośbą o kontakt, jego dane automatycznie zapiszą się w CRM dzięki robotyzacji tego procesu. My pracujemy już z danymi uporządkowanymi w systemie, nie musimy ręcznie ich przepisywać, kwalifikować czy przypisywać im priorytetów – wcześniej ustalone i zakodowane zasady spowodują, że robot zrobi to za nas. Kolejnym krokiem może być wysyłka automatycznego maila, w którym zapytujemy o szczegóły potrzeb naszego leada, i follow-upowe wiadomości, które nie pozwalają potencjalnemu klientowi o nas zapomnieć i zwiększają szansę na sprzedaż.
Jeśli potencjalny nabywca sam nie zgłosi się do nas za pomocą formularza czy maila, Robotic Process Automation wciąż może nam się przysłużyć. Analizując wejścia i informacje pozyskane ze strony www czy social mediów, RPA może sam zidentyfikować prawdopodobnie zainteresowane osoby i pozwolić nam na inicjację kontaktu.
Możliwości jest naprawdę wiele. Od nas zależy, jak wykorzystamy robotyzację procesów sprzedażowych i jak wiele z niej wyciśniemy. W razie pytań, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy wspomogą Was w implementacji RPA w Waszej firmie.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
RPA dla marketerów, czyli w jaki sposób zautomatyzować działania marketingowe i sprzedażowe?
Największe wyzwania związane z automatyzacją, przed którymi stoją przedsiębiorstwa
Jakie zastosowania może mieć robotyzacja w cyberbezpieczeństwie?
Robotyzacja procesów biznesowych jako metoda poprawy QoL klientów