Jak automatyzacja wpływa na wydajność procesów handlowych i dystrybucyjnych?
Nie raz już pisaliśmy o tym, że aby utrzymać się na rynku, nadal być konkurencyjnym i rozwijać swoje przedsiębiorstwo, należy iść z duchem czasu i zwrócić się w stronę transformacji cyfrowej. Na samym początku drogi oznacza to zidentyfikowanie obszarów możliwych do usprawnienia za pomocą technologii, często z pomocą eksperta – inaczej, pozostając analogowi lub źle identyfikując potrzeby cyfrowe firmy, szybko stracimy swoją przewagę i zaczniemy zostawać w tyle za konkurencją. To, że technologia i automatyzacja w przedsiębiorstwach wpływa na wydajność procesów, jest niezaprzeczalnym faktem. Pytanie tylko, w jaki sposób – jakie dokładnie korzyści mamy z takiej transformacji? Na to pytanie odpowiemy w tym artykule.
O automatyzacji w handlu i dystrybucji słów kilka
W każdej branży znajdziemy obszary do zautomatyzowania i robotyzacji, chociaż niektóre sektory skorzystają na takich zmianach bardziej niż inne. Przykładem może być tu handel – na każdym kroku ścieżki klienta procesy da się zautomatyzować i przez to wprowadzić świetne usprawnienia (ścieżka klienta, ang. customer journey – według definicji to odtworzenie procesu, którego doświadcza użytkownik produktu/usługi/procesu wraz z analizą poszczególnych aktywności w celu ich poprawy, zmiany lub odtworzenia na nowo).
Jeśli chodzi o cyfryzację dystrybucji, optymalizacja tych procesów jest kolejnym naturalnym krokiem – jeśli już zautomatyzujemy i usprawnimy handlową ścieżkę klienta, chcemy, żeby jego doświadczenie było przyjemne i bezproblemowe od początku do samego końca, dlatego dystrybucja także musi nadążyć za handlem. Przy okazji, automatyzacja procesów dystrybucyjnych przynosi przedsiębiorstwom wielkie oszczędności.
Dostępne rozwiązania technologiczne dla przedsiębiorstw handlowych
Tak naprawdę rozwiązań do wykorzystania w sektorze handlowym jest mnóstwo – trzeba tylko pamiętać o tym, żeby dopasować odpowiednie technologie do naszych konkretnych, indywidualnych potrzeb. Każde przedsiębiorstwo nieco inaczej przeprowadza swoje procesy, dlatego w każdym musimy świadomie i osobno przeanalizować możliwości i najlepsze dostępne rozwiązania.
Niektóre procesy są jednak uniwersalne – handel zawsze będzie obsługiwał klienta i przeprowadzał sprzedaż swoich produktów czy usług. Dlatego śmiało możemy założyć, że na stronie, na której sklep posiada swoją platformę e-commercową, warto na przykład wykorzystać chatbota do bieżącej obsługi klienta i jako pierwszy punkt kontaktowy. Taki dobrze zoptymalizowany chatbot może odpowiedzieć na najczęściej zadawane przez klientów pytania i automatycznie pokierować ich tam, gdzie chcą trafić, bez potrzeby interwencji żywego pracownika.
Handel i dystrybucja wyciągną wiele korzyści z technologii RPA (Robotic Process Automation). Jest to technologia pozwalająca na automatyzację powtarzalnych procesów biznesowych z wykorzystaniem botów – software’u, który daje sobie radę z czynnościami zwykle wykonywanymi przez człowieka. RPA można zastosować w wielu obszarach działania przedsiębiorstwa, na przykład przy uzupełnianiu i wprowadzaniu faktur czy kontroli nad dokumentacją i danymi.
Roboty aplikacyjne (boty) mogą także wspomóc firmę przy aktualizacji i integracji systemów działających w przedsiębiorstwie, ale niepołączonych ze sobą. Dzięki temu wszyscy pracownicy na różnych stanowiskach będą pracować na tych samych, aktualnych danych.
Systemy BMS (Business Management Systems) oraz ERP (Enterprise Resource Planning) również są świetną technologią do wdrożenia dla naszego przedsiębiorstwa, jeśli zauważamy problemy w zarządzaniu w różnych obszarach działalności firmy – czy to problemy z fakturowaniem, czy z aktualizacją dokumentacji produkcyjnej, czy z brakiem płynności transportu i komunikacji z kontrahentami. Kłopotów z wydajnością może być wiele na różnych płaszczyznach, a BMS/ERP poradzi sobie z nimi, integrując te obszary ze sobą i automatyzując procesy.
Korzyści wynikające z automatyzacji procesów handlowych i dystrybucyjnych
Korzyści wynikających z powyższych propozycji wdrażanych technologii jest wiele. Przede wszystkim, automatyzacja pozwala na zaoszczędzenie czasu i, co za tym idzie, pieniędzy przedsiębiorstwa. Wszystkie procesy odbywają się płynnie, szybko i bez przestojów spowodowanych na przykład urlopem, przerwą pracownika na lunch czy po prostu jego pójściem do domu po skończonym dniu pracy. Wykluczenie człowieka powoduje, że praca może być wykonywana 24h/7 dni w tygodniu, a przy tym będzie ona wykonywana z prawie 100% dokładnością i poprawnością. Dane mówią, że takie RPA potrafi zmniejszyć liczbę błędów w procesach o 95%! To oszczędza pieniądze i przyspiesza działanie, a kontrola jakości i poprawności danych jest nieporównywalnie łatwiejsza. Dzięki temu, pracownicy mogą zostać oddelegowani do bardziej kreatywnych zadań, które naprawdę wymagają obecności ludzkiego umysłu, nie są tak powtarzalne czy monotonne. Kolejną korzyścią wynikającą z wykorzystywania RPA jest więc większa motywacja i chęć do pracy pracowników.
Biorąc pod uwagę drugą stronę, czyli naszych klientów, będą oni o wiele chętniej wybierać nasze produkty i usługi, kiedy procesy będą zautomatyzowane, szybsze i dokładniejsze. Jak wspominaliśmy, ścieżka klienta ma wiele punktów styku osoby zainteresowanej z naszym produktem, dlatego musimy jak najlepiej zaplanować i usprawnić te momenty. Mówimy tu o samym wyborze na stronie internetowej, proponowanych poleceniach, które mogą zwiększyć zamówienie, jeśli dobrze je dobierzemy, odpowiedziach na zadane pytania (na przykład przez chatbota), a w końcu o łatwości uiszczenia zapłaty i szybkości, cenie oraz bezpieczeństwie dostawy. Największą korzyścią jest większe zadowolenie klienta, a co za tym idzie – jego kolejny zakup/wybór naszej usługi.
Automatyzacja i analityka danych jako kluczowy element przewagi konkurencyjnej
Integracja systemów, na przykład za pomocą robotów aplikacyjnych czy dzięki wdrożeniu BMS/ERP, pozwala na posiadanie przez każdego zainteresowanego tych samych danych – update wystarczy zrobić w jednym miejscu, i już wszyscy w firmie widzą to samo. Bez integracji pracownicy tracą czas na przekazywanie sobie informacji ustnie czy za pomocą maili, muszą upewniać się, że dane, które widzą w swojej cząstce systemu, są poprawne. Jeśli już wykluczymy ten problem, znowu – oszczędzamy czas, pieniądze i analiza danych staje się o wiele łatwiejsza i dokładniejsza. Kolejną korzyścią jest więc użycie danych do podejmowania strategicznych decyzji opartych na sprawdzonych i najbardziej aktualnych informacjach pochodzących z całej firmy, co pozwala na spojrzenie w przyszłość z większą pewnością i dokładniejsze planowanie zasobów.
Dlaczego warto zdecydować się na wdrożenie systemów informatycznych wspomagających dystrybucję?
Powodem, dla którego warto zdecydować się na wdrożenie systemów IT, jest przede wszystkim możliwość nadążenia za rynkiem i zmianami, które i tak już się dzieją. Jeśli to zignorujemy, zostaniemy w tyle i przestaniemy się liczyć w porównaniu z konkurencją. Skala działania przedsiębiorstwa powinna mieć tendencję zwyżkową, dlatego nie możemy zakładać, że damy radę robić wszystko ręcznie i „ludzką pracą”, jeśli jako firma chcemy rosnąć – dotyczy to nie tylko wsparcia dystrybucji, ale tak naprawdę każdego sektora i branży.
Korzyści z wdrożenia systemów IT dla dystrybucji to na pewno łatwiejsze zarządzanie łańcuchem dostaw – zakupami, zasobami, sprzedażą, wysyłkami i przyjęciami towarów, a także optymalizacja lokalizacji towarów w magazynach czy planowania tras transportu, żeby były jak najszybsze i jednocześnie jak najtańsze. Wszystkie te usprawnienia spowodują, że zaoszczędzimy czas i pieniądze, a także pozbędziemy się zagrożenia popełnienia błędów, mogących nas kosztować bardzo dużo. Ogólny wzrost wydajności pracy w przedsiębiorstwie powoduje, że nasza praca staje się szybsza, staranniejsza i bezpieczniejsza. Mając zaplecze czasowe i spokojną głowę, że obecne procesy są wykonywane w najlepszy możliwy sposób, możemy skupić się na dalszym rozwoju firmy i ulepszaniu jakości naszych usług.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Automatyzacja – nie ma innej drogi do efektywnego biznesu
Jakie technologie związane z automatyzacją procesów będą mały największy wpływ na rozwój cyfrowych biznesów?
Digitalizacja — przyszłość marketingu, zarządzania i handlu detalicznego
Wpływ cyfryzacji na logistykę przedsiębiorstw