ERP dla sektora turystycznego i hotelowego: rezerwacje, zarządzanie pokojami i usługami dodatkowymi

# BMS

ERP dla sektora turystycznego i hotelowego: rezerwacje, zarządzanie pokojami i usługami dodatkowymi

04.09.2023

W dzisiejszym świecie ewenementem byłoby, gdyby jakieś przedsiębiorstwo czy większa organizacja działałyby bez wsparcia jakiekolwiek systemu informatycznego. Nawet prywatne, małe inicjatywy korzystają z dobrodziejstw technologii, bo, bądźmy szczerzy – bardzo trudno jest efektywnie zarządzać interesem mając do dyspozycji jedynie papier i fizyczne dokumenty. Najlepsze systemy, które dają najwięcej korzyści biznesom, a przy tym są kompleksowe i wspierają wiele procesów jednocześnie, to BMS – Business Management Systems i ERP (Enterprise Resource Planning). Takie rozwiązania odpowiedzą na wszelakie potrzeby przedsiębiorstw z różnych sektorów – także turystycznego i hotelowego, którymi zajmiemy się dokładniej w tym artykule.

Czym jest system ERP i jak może być używany w sektorze turystycznym i hotelowym?

System ERP to system planowania zasobów przedsiębiorstwa (Enterprise Resource Planning). Dzięki ERP, zwłaszcza w wersji chmurowej, biznesy są w stanie zarządzać najważniejszymi procesami w tym samym miejscu, operując na jednej i centralnej bazie danych. Wszyscy pracownicy firmy mają więc dostęp do aktualnych informacji, a system ERP kompleksowo wspomaga działy finansowe, logistyczne, produkcyjne, HR, sprzedażowe i inne, eliminując ryzyko błędów wynikających na przykład z posiadania złych danych i jednocześnie usprawniając procesy biznesowe.

Przedsiębiorstwa działające w sektorze turystycznym i hotelowym są bardzo rozwinięte i, tak samo jak firmy z innych branż, muszą myśleć o optymalizacji i wsparciu technologicznym, jeśli chcą utrzymać się na rynku wśród konkurencji i nie tracić na swoich działaniach. Systemy Enterprise Resource Planning dla turystyki i hotelarstwa są w stanie obniżyć koszty funkcjonowania firmy, zautomatyzować powtarzalne czynności i zwiększyć jakość procesów, jednocześnie skracając czas wykonywania zadań przez ludzkich pracowników. Przekłada się to na wyższe ROI, zwiększoną sprzedaż i lepszą obsługę klientów, którzy z kolei są bardziej zadowoleni z usług i chętniej i częściej wracają i polecają firmę innym.

Oczywiście, każda firma jest inna, nawet jeśli należy do tego samego sektora. Mając to na uwadze, dobrze jest zwrócić się do specjalistów, którzy przeanalizują potrzeby organizacji i dobiorą najlepsze możliwe rozwiązanie systemowe do celów i obecnej sytuacji firmy. Można także wykorzystać do tego odpowiednie dokumenty takie jak RFI czy RFP, przeprowadzając samodzielnie research dostępnych systemów ERP/BMS. Tak czy inaczej, należy pamiętać, że wdrożenie tak zaawansowanych systemów integrujących całą organizację jest dość skomplikowane i zajmuje dużo czasu, więc nie chcemy wybrać pierwszego lepszego i popełnić najbardziej popularnych błędów przy wdrażaniu. Musimy mieć pewność, że wybrany przez nas ERP dla firm sektora turystycznego i hotelowego przyniesie jak najwięcej korzyści, o których szczegółowo piszemy niżej.

Rezerwacje i zarządzanie pokojami za pomocą systemu ERP

Jednym z licznych działań, które znacznie usprawnić może ERP dla sektora turystycznego i hotelowego, jest zarządzanie rezerwacjami i pokojami. Każda firma oferująca klientom wycieczki i/lub hotele musi mieć kompleksową kontrolę nad wolnymi i zajętymi miejscami – nie może sprzedać większej ilości noclegów, niż faktycznie jest w stanie jednorazowo pomieścić dany hotel, albo większej ilości miejsc w konkretnym środku transportu. Jeśli taka sytuacja miałaby miejsce, klienci na pewno – delikatnie mówiąc – nie byliby usatysfakcjonowani.

Sprawny system odpowiadający potrzebom firmy z sektora turystycznego automatycznie wskaże, które miejsca w jakim przedziale czasowym są jeszcze dostępne i mogą zostać sprzedane, wykluczając ryzyko podwójnej rezerwacji. Enterprise Resource Planning pomoże również przeanalizować historyczne dane i na ich podstawie zaprognozować obłożenie w taki sposób, że organizacja będzie w stanie na kilka miesięcy w przód zaplanować swój budżet z o wiele większą pewnością, niż gdyby robiono to ręcznie, bez wsparcia systemowego. Zarządzanie pokojami dodatkowo wspomoże w planowaniu renowacji czy napraw, bo potrzebne działania można od razu wpisać do systemu, jeśli któryś z klientów wskaże obszar do usprawnień w swoim pokoju.

Zarządzanie usługami dodatkowymi za pomocą systemu ERP

Usługi dodatkowe konkretnie w hotelu oznaczają usługi zwykle darmowe (choć niektóre mogą być oczywiście dodatkowo płatne), dostępne dla podróżujących po odpowiednim umówieniu się z recepcją. Należą do nich: budzenie, pralnia, room service, informacja turystyczna czy przechowywanie kosztownych rzeczy klientów w bezpiecznym sejfie, a także oferty spa albo korzystanie z wi-fi. Wszystkie te usługi mogą być opisywane i zapisywane w systemie ERP z odpowiednimi przypomnieniami, żeby obsługa miała dokładnie pod kontrolą co i z którym z gości zostało uzgodnione, wykluczając ryzyko popełnienia błędów czy zapomnienia.

ERP dla sektora turystycznego i hotelowego będzie również zapisywał dane personalne klientów w bezpiecznym miejscu, łącząc je z płatnościami i historią rezerwacji. Mając pod ręką historię i dane, działy sprzedaży i marketingowe również mogą wykorzystać system ERP, przygotowując kampanie reklamowe na różne kanały (email, social media, smsy) i oferując swoje usługi czy wycieczki konkretnym osobom, które już wcześniej wyraziły zainteresowanie podobnymi tematami, co znacznie ułatwi pozyskiwanie leadów.

Biura podróży nadal oferują swoje usługi stacjonarnie – agenci pracujący w takich miejscach znacznie usprawnią swoją pracę z pomocą technologii. Mając dostęp do systemu takiego jak ERP, mogą o wiele łatwiej przygotować spersonalizowaną ofertę dla osoby obecnej w biurze w czasie rzeczywistym, co przekłada się bezpośrednio na zadowolenie klienta.

Korzyści i wyzwania stosowania systemu ERP w sektorze turystycznym i hotelowym

Wyzwania ze stosowania systemu ERP sprowadzają się do trzech głównych punktów: wybór systemu jak najlepszego dla naszej firmy, płynne wdrożenie go – co jest procesem długotrwałym i kompleksowym – oraz edukacja pracowników, z których bardzo wielu mogło nigdy nie mieć styczności z takimi zaawansowanymi technologicznymi rozwiązaniami. Systemów na rynku jest wiele (na przykład często implementowany przez Mindbox EPICOR), dlatego zawsze podkreślamy, że najlepiej jest zasięgnąć porady konsultantów, którzy znacznie usprawnią dla nas te procesy.

Dobrze zaimplementowane systemy ERP przynoszą mnóstwo korzyści przekładających się na prosperowanie całej organizacji. Jedną z istotnych rzeczy jest zmniejszenie śladu węglowego firmy – zwłaszcza w ostatnich latach jest to gorący temat, a sektor turystyczny i hotelowy na pewno może pracować nad byciem bardziej ekologicznym.

Co więcej, Enterprise Resource Planning poprawia efektywność operacyjną i zwiększa kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie – wszystkie procesy obsługiwane przez ERP są pod obserwacją, co ułatwia ich analizę i eliminowanie wąskich gardeł. ERP pozwala więc na nieustannie usprawnianie działań przy jednoczesnym zwiększaniu oszczędności. Wartość systemu ERP jest też taka, że każdy pracownik odpowiedzialny za konkretne czynności ma dostęp do danych, które są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Nie ma więc możliwości, że ktoś pracuje na starych informacjach i tym samym „przepala” czas i zasoby, a sam przepływ tych informacji jest o wiele bardziej płynny i zdecydowanie szybszy.

Wspominaliśmy już o obsłudze klienta i przygotowywaniu o wiele lepszych, spersonalizowanych ofert i kampanii reklamowych. Co jeszcze może przeanalizować system ERP to rynkowe trendy, koszty operacyjne i również wcześniej wspomniane prognozy dotyczące obłożenia podróżującymi oraz prognozy finansowe. Wszystkie te informacje pozwalają decydentom uspójnić wizję i cele na kolejne miesiące, analizować rentowność na bieżąco, podejmować lepsze decyzje i dopasowywać swoje działania do aktualnej sytuacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Przyszłość systemu ERP w sektorze turystycznym i hotelowym

Systemy Enterprise Resource Planning już teraz podbijają rynek i nigdzie się nie wybierają – pewne jest to, że będą się nadal rozwijać i oferować coraz lepsze opcje klientom i potencjalnym klientom. Nie inaczej jest w przypadku sektora turystycznego i hotelowego – ta branża również, mimo przestoju spowodowanego Covid-19, nadal ma sporo do powiedzenia na rynku i proponuje podróżującym przeróżne oferty, dopracowując je w każdym calu. W obecnym świecie trudno sobie wyobrazić dobrze prosperującą organizację bez dobrego systemu informatycznego, więc to tylko kwestia czasu, kiedy znaczna większość firm turystycznych zaimplementuje ERP. O czym trzeba pamiętać, to odpowiednie wdrożenie pracowników – nawet najlepszy system może nie przynieść spodziewanych korzyści, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak z niego korzystać.