ERP – argumenty przemawiające za wdrożeniem

# BMS

ERP – argumenty przemawiające za wdrożeniem

27.07.2023

Popularność systemów ERP rośnie z każdym rokiem, co pokazuje m.in. coraz większa liczba projektów wdrożeniowych. Kolejne przedsiębiorstwa doceniają nie tylko możliwość automatyzacji żmudnych zajęć, ale przede wszystkim pozytywny wpływ na środowisko pracy oraz możliwość zwiększenia konkurencyjności rynkowej.

Wdrożenie systemu ERP – ogólne informacje

Wdrożenie systemu ERP (Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) niejednokrotnie przekłada się na znaczący rozwój organizacji. Jedną z najważniejszych funkcji (a jednocześnie korzyści) wynikających z implementacji systemu ERP jest integracja danych i procesów w firmie. W ramach ERP mogą jednocześnie funkcjonować produkcja, sprzedaż, magazynowanie czy finanse, co pozwala scentralizować działania oraz zapewnia lepszą synchronizację między działami. Umożliwia to też automatyzację wielu rutynowych zadań, co pozwala pracownikom skoncentrować się na bardziej wymagających procesach.

Nie ulega wątpliwości, że wdrożenie systemu ERP wiąże się z kosztami i wymaga dokładnego planowania, ale korzyści płynące z implementacji daleko przewyższają poniesione koszty. Jak wynika z raportu przygotowanego przez Panorama Counsulting Group w 2021 roku 92,9% firm, które zdecydowały się zaimplementować system ERP, zanotowało poprawę zarządzania stanami magazynowymi. Równie wiele organizacji zaobserwowało polepszenie w obszarach, takich jak ogólna produktywność czy doświadczenie klienta.

Z kolei z raportu przygotowanego przez SoftwarePath wynika, że organizacje decydowały się wdrożyć system ERP głównie, żeby wspierać swój wzrost, poprawić funkcjonalność środowiska pracy oraz zwiększyć jego ogólną wydajność. Pośród wymienianych powodów wyróżniano także chęć lepszej kontroli kosztów, usprawnienie procesów decyzyjnych czy zmiana środowiska pracy na bardziej skalowalne.

Poprawa efektywności operacyjnej i zwiększenie kontroli nad procesami biznesowymi

Dzięki systemom ERP (szczególnie tym opartym o technologię chmurową) możliwa jest nie tylko optymalizacja procesów biznesowych w danej firmie, ale również ogólna poprawa efektywności operacyjnej. Dostęp do danych w czasie rzeczywistym oraz jednolity sposób ich gromadzenia, przechowywania i zarządzania w znacznym stopniu poprawia wydajność firmy, co może przełożyć się na rynkowy sukces. Firmy korzystające z najnowszych osiągnięć technologicznych często stają się bardziej konkurencyjne.

Choć systemy ERP często wdraża się z myślą o działach produkcji czy logistyki, ich zalety ujawniają się także w sprzedaży. Dzięki integracji procesów produkcyjnych i stanów magazynowych w ramach jednego systemu sprzedawcy mogą lepiej dopasować ofertę, a także w czasie rzeczywistym informować klienta o możliwych wariantach zamówienia.

Często spotykanym sposobem zwiększenia wydajności przy pomocy ERP jest jego integracja z systemami CRM (Customer Relationship Management, zarządzenie relacjami z klientem). Ponieważ w systemie ERP gromadzi się wszystkie informacje i dane biznesowe, pracownicy mają łatwy dostęp do aktualnych informacji, co, w przypadku działu sprzedaży, pozwala np. dopasować ofertę do szczegółowych wymagań klienta oraz od razu poinformować go o ewentualnych brakach.

Integracja danych i usprawnienie przepływu informacji w całej firmie

Ponieważ system ERP jest centralnym źródłem danych w firmie, po wdrożeniu praktycznie znikają problemy związane z niezgodnościami i nieaktualnymi informacjami. Dzięki temu przepływ informacji w organizacji staje się bardziej efektywny. Dane można przekazywać pomiędzy działami w sposób zautomatyzowany, co m.in. umożliwia szybszą reakcję na zmiany oraz poprawia komunikację między członkami organizacji.

System ERP umożliwia współdzielenie danych i współpracę między różnymi działami i pracownikami. Pracownicy mogą dodawać komentarze, aktualizować informacje i śledzić postęp prac w czasie rzeczywistym. Co ciekawe, nie trzeba stosować do tego oprogramowania dostarczanego przez największych rynkowych graczy – niejednokrotnie wystarczą systemy typu open source. Często są one bardziej elastyczne i edytowalne niż najpopularniejsze płatne systemy, co zapewnia firmie korzystającej z open source’owych rozwiązań większą skalowalność oraz pozwala łatwo dodawać nowe dane, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Poprawa efektywności przy użyciu ERP jest widoczna także w obszarze raportowania. Dzięki możliwości szybkiego generowania raportów, wykresów i tabel można uzyskać wgląd w KPI, monitorować wyniki, co pozwala szybciej wykrywać problemy i podejmować działania naprawcze.

Wsparcie podejmowania decyzji strategicznych na podstawie dokładnych danych

Wdrożenie systemu ERP może znacznie wspomagać podejmowanie decyzji strategicznych na podstawie dokładnych danych. Ponieważ system gromadzi i aktualizuje dane w czasie rzeczywistym, kadra zarządzająca ma stały dostęp do najświeższych informacji o różnych obszarach działalności. Pozwala to monitorować rynkowe trendy, sprzedaż, koszty i wiele innych aspektów.

Systemy ERP pozwalają także prognozować na podstawie dostępnych danych. Za ich pomocą można przewidywać trendy, zmiany rynkowe i inne czynniki wpływające na działalność organizacji. Z kolei dzięki śledzeniu kosztów i rentowności różnych działań i procesów można analizować rentowność poszczególnych obszarów. Na tej podstawie firmy mogą podejmować lepsze i bardziej dostosowane do warunków rynkowych decyzje dotyczące alokacji zasobów.

Warto też zauważyć, że dzięki systemom ERP można porównywać wyniki np. różnych działów firmy. Pozwala to zidentyfikować najlepsze praktyki, wadliwie działające obszary oraz możliwości wzrostu. Dostęp do takiej wiedzy przyspiesza i poprawia proces decyzyjny, a także wpływa na ciągłe doskonalenie działania organizacji.