Wybór systemu ERP jest zajęciem czasochłonnym i często kosztownym. Także poszukiwania odpowiedniego dostawcy mogą wiązać się z większymi wydatkami. Aby tego uniknąć, firmy często stosują RFI, RFP i RFQ. Czym są i jak wpływają na realizację projektów?
Jak zabrać się za wybór systemu ERP?
Systemy ERP od wielu lat są codziennością wielu firm, ale ich wybór lub
wymiana są jednymi z najważniejszych decyzji biznesowych. ERP wpływa na wiele obszarów, więc przed podjęciem jakichkolwiek kroków, każda firma powinna dokładnie określić, jakich funkcjonalności oczekuje, co może osiągnąć i które procesy może zautomatyzować lub zoptymalizować.
Kolejnym krokiem jest wybór samego systemu. Warto pamiętać, że różnią się one między sobą. Przykładowo,
Epicor ERP sprawdzi się w automatyzacji procesu produkcyjnego, ale jeśli firma planuje zoptymalizować
dział sprzedaży, może rozważyć wybór innego rozwiązania. Określenie własnych potrzeb i celów jest kluczowe w wyborze konkretnego systemu. Już w trakcie warto sprawdzić doświadczenie, referencje, portfolio, ofertę produktów oraz koszty u poszczególnych dostawców.
Przed wyborem konkretnego systemu, dobrze jest przetestować go w warunkach rzeczywistych. Dostawca powinien umożliwić testy funkcjonalności oferowanych rozwiązań i dać dostęp do wersji demonstracyjnej systemu, co pozwoli firmie ocenić jakość interfejsu użytkownika i łatwość obsługi.
Należy pamiętać, że wdrożenie systemu ERP jest czasochłonne i skomplikowane. Aby je przyspieszyć, konieczne jest przygotowanie szczegółowego (czyli zawierającego konkretne etapy, koszty i terminy) planu wdrożenia. Nie wolno też zapominać, żeby przed podpisaniem umowy z dostawcą systemu ERP, dokładnie ją przeanalizować.
Wszystkie te kroki są niezbędne, ponieważ
nieudana implementacja systemu ERP może zwiększyć koszty, doprowadzić do opóźnień w pracy czy spadku zaufania klientów. Jeśli zjawiska te wystąpią jednocześnie, może to podkopać rynkową pozycję firmy.
RFI, RFP, RFQ – o co z tym chodzi?
W wyborze systemu ERP trzeba uwzględnić wiele
czynników – koszty, bezpieczeństwo czy wsparcie techniczne. Nie wolno jednak zapominać, że wiąże się ono także z koniecznością przygotowania odpowiednich dokumentów. Najczęściej wyróżnia się trzy rodzaje:
Wszystkie służą do uzyskania informacji lub ofert od dostawców, ale różnią się informacjami, poziomem szczegółowości i zakresem. RFI (Request for Information, wniosek o informacje) służy do pozyskania ogólnych danych na temat oferowanych przez konkretnego dostawcę rozwiązań. Pozwala to firmie zebrać oferty różnych firm, porównać ich doświadczenie i specjalizacje.
RFP (Request for Proposal, wniosek o propozycję) jest bardziej szczegółowy niż RFI. W nim firma pyta o propozycje rozwiązań oraz określa cele biznesowe projektu, który zamierza zrealizować. RFP daje też wgląd we wstępne kosztorysy. Dokument stosuje się, żeby przeprowadzić pierwszą selekcję ofert.
RFQ (Request for quotation, wniosek ofertę) jest już konkretnym wnioskiem ofertowym, w którym firma pyta o cenę określonego rozwiązania. Dokument zawiera także dokładną specyfikację projektu do realizacji, a dla kupującego jest narzędziem do wyboru właściwej oferty.
Co powinno się znaleźć w RFI, RFP, RFQ?
Zawartość RFI, RFP i RFQ będzie się różnić w zależności od potrzeb i celów firmy czy branży, w której działa. Także informacje zawarte w dokumentach będą różne. W RFI powinny znaleźć się takie dane jak:
- Dane kontaktowe dostawcy, jego struktura organizacyjna, portfolio czy kwalifikacje pracowników;
- Stosowane technologie, posiadany park maszynowy czy systemy kontroli jakości lub zarządzania ryzykiem;
- Informacje o misji i wizji firmy oraz projektach CSR i ESG, w których bierze ona udział;
- RFI powinno także odpowiadać na różne pytania firmy (np. o funkcjonalności stosowanych technologii) oraz zawierać sugestie dotyczące wdrożenia konkretnych rozwiązań.
RFP jest bardziej szczegółowym i skomplikowanym dokumentem. O ile RFI operuje na wysokim poziomie ogólności, o tyle RFP wchodzi w szczegóły projektu i stosowanych rozwiązań. Powinno wyszczególniać elementy merytoryczne projektu i kwestie takie jak:
- cele,
- stan obecny,
- harmonogram realizacji,
- możliwe trudności,
- przewidywane rezultaty,
- budżet,
- kryteria oceny.
RFQ jest dokumentem operującym na najwyższym poziomie szczegółowości. W przeciwieństwie do RFP i RFI jest nienegocjowalne (w przypadku RFI często nie ma mowy o negocjacjach, gdyż służy ono głównie zebraniu informacji). RFQ jest wiążącym dokumentem i musi być traktowane jak umowa, więc powinno zawierać wszystkie niezbędne informacje – nazwę zamawiającego, cele i rezultaty czy wielkość zapotrzebowania. Musi także określać konkrety w rodzaju specyfikacji technicznej, struktury kosztów czy harmonogramu wdrożenia.
Jak przygotować RFP?
Przygotowanie RFP wymaga czasu i uwagi, ale może pomóc w wyborze najlepszego dostawcy dla projektu. Pierwszym krokiem powinno być określenie celów biznesowych i wymagań technicznych – muszą być jasne i jednoznaczne. Na ich podstawie można stworzyć listę najważniejszych pytań dotyczących projektu, celów i specyfikacji. Na tym etapie można także określić format RFP – może być to tekst, ale może mieć również formę multimedialną.
Kolejnym etapem jest przygotowanie opisu projektu. Powinny znaleźć się w nim cele, wymagania techniczne, terminy i koszty. Jednocześnie dobrze jest opracować kryteria wyboru dostawcy. Powinny być związane z wymaganiami technicznymi i biznesowymi firmy. Warto też stworzyć tekst umowy.
Następnie należy określić harmonogram. Powinien on wyszczególniać terminy składania ofert, prezentacji, negocjacji, wyboru dostawcy oraz realizacji projektu, ale przede wszystkim powinien być realistyczny.
Po przygotowaniu RFP należy udostępnić dokument potencjalnym dostawcom. Można to zrobić na stronie internetowej organizacji lub skorzystać z serwisów zajmujących się dystrybucją zapytań ofertowych. Często praktykowanym rozwiązaniem jest wysyłka do wybranej grupy dostawców
Po otrzymaniu odpowiedzi od potencjalnych dostawców należy przejrzeć ich oferty i porównać je z ze sobą oraz określonymi na wstępie kryteriami wyboru – na ich podstawie należy wybrać najlepszą. Ostatnim etapem jest rozpoczęcie negocjacji szczegółów, które może skutkować zawarciem umowy.
