/ We know how

Czynniki, którymi należy się kierować przy wyborze systemu ERP

„Jak sobie pościelesz, tak się wyśpisz” – to przysłowie idealnie pasuje do sytuacji, w której przedsiębiorstwa stają przed koniecznością wybrania systemu ERP. Nie ma znaczenia, czy jest to pierwsze wdrożenie tego typu, czy wymiana starego systemu na nowy – skala trudności jest podobna.  Złożoność rozwiązań klasy ERP oraz ich oddziaływanie na praktycznie każdy aspekt działalności organizacji powodują, że dokonanie prawidłowego wyboru jest kluczowe z każdego punktu widzenia. Trzeba bowiem pamiętać, że celem działania systemu ERP jest integracja wszystkich procesów biznesowych w firmie.

 

 

Idealny system ERP – czyli jaki? 

 

Ideały mają się świetnie w algebrze[i], ale niestety w życiu nie ma tak dobrze. Nie znaczy, że nie można pomarzyć. Idealny system ERP to taki, który:

  1. Ma pełną funkcjonalność aktualnie niezbędną do obsługi najważniejszych procesów w firmie, ale bez zbędnych dodatków, które byłyby wykorzystywane w znikomym stopniu[ii].
  2. Ma przejrzysty, ergonomiczny i prosty interfejs użytkownika, a jego opanowanie wymaga minimum szkoleń.
  3. Nie wymaga wielkich inwestycji w posiadaną infrastrukturę IT – serwery, licencje, nowe urządzenia peryferyjne.
  4. Może pracować równie efektywnie lokalnie, „on-premise”, jak i w chmurze.
  5. Udostępnia swoją funkcjonalność na dowolnych urządzeniach końcowych – komputerach stacjonarnych, laptopach, tabletach i telefonach, a na dodatek robi to w sposób bezpieczny, chroniąc firmowe dane przed nieuprawnionym dostępem.
  6. Pozwala uruchomić wersję produkcyjną po kilku miesiącach, a nie latach.
  7. Nie paraliżuje firmy w czasie wdrożenia i nie wymaga oddelegowania do tego zadania nadmiernie licznej grupy najlepszych specjalistów.
  8. Ma niskie koszty eksploatacji, modyfikacji, serwisowania i utrzymania w stanie zgodności ze środowiskiem formalno-prawnym.
  9. Jest bezawaryjny, wydajny i skalowalny, a jego funkcjonalność daje się łatwo rozwijać i dostosowywać do zmiennych procesów biznesowych firmy.
  10. Udostępnia dokumentację, interfejsy i narzędzia pozwalające integrować go z innymi specjalistycznymi systemami wspierającymi procesy produkcyjne, np. oprogramowaniem CAD/CAM, CNC, robotami programowymi, automatyką przemysłową, czujnikami, urządzeniami wykonawczymi, czy chociażby rządowymi e-usługami (np. e-Faktury, CEIDG).
  11. Nie powoduje palpitacji serca u członków zarządu w momencie ogłoszenia końcowej ceny wdrożenia i uruchomienia.
  12. W widoczny i łatwy do policzenia sposób zwiększa przewagę konkurencyjną firmy, generuje znaczne oszczędności, optymalizuje procesy i usprawnia działanie całej organizacji.

 

 

Kluczowe czynniki, którymi należy kierować się przy wyborze sytemu ERP dla swojej firmy

 

Ze względów praktycznych, wydaje się, że najważniejszy etap w długim i trudnym procesie wyboru systemu ERP to wszechstronna ocena sposobu realizacji najważniejszych z punktu widzenia firmy procesów biznesowych. W tych kluczowych miejscach będzie widać, jak na dłoni, czy porównywane rozwiązania radzą sobie ze specyfiką firmy, na ile są wydajne i skalowalne, czy dzięki nim obsługa procesów będzie prostsza. Wzięcie pod lupę szczegółów w tym zakresie bardzo pomaga podjąć trafną decyzję.

Po latach rozwoju systemów ERP ich funkcjonalność jest do siebie bardzo podobna. Dlatego aktualnie decydujące okazują się referencje z konkretnej branży, od firm o podobnym profilu i skali działania. Daje to niejako rękojmię, że wybrane rozwiązanie ponownie ujawni swoje zalety w zbliżonych warunkach organizacyjnych.

Trzeci, choć wcale nie mniej ważny czynnik, to doświadczenie i możliwości firmy wdrażającej oprogramowanie ERP. Nikogo nie trzeba przekonywać, że ten sam system np. SAP, należący do ścisłej czołówki najlepszych rozwiązań klasy ERP, może zostać wdrożony z powodzeniem jak i stać się źródłem spektakularnej porażki[iii] [iv].

Generalnie, musi być czarno na białym udowodnione, że realizacja takiego wdrożenia wniesie nową energię i dynamikę do biznesu, że będzie to inwestycja o policzalnej i wysokiej stopie zwrotu.

Do listy kluczowych czynników wyboru na pewno należy dopisać także łączny koszt posiadania konkretnego rozwiązania (TCO – Total Cost of Ownership). Liczy się nie tylko cena zakupu licencji i koszt wdrożenia, ale także elastyczność cenowa dostawcy w zakresie serwisu, modyfikacji, utrzymania zgodności ze stanem formalno-prawnym. Dopiero zestawienie wszystkich kosztów na przestrzeni np. dziesięciu lat[v], bo taki jest spodziewany czas życia systemu klasy ERP, pozwoli na ocenę konkretnego rozwiązania.

 

 

Producent oprogramowania ERP ma znaczenie 

 

W Polsce dostępnych jest ok. 50 różnych systemów klasy ERP[vi]. Wybór konkretnego systemu klasy ERP oznacza związanie się z jego producentem i dostawcą na wiele lat, co podnosi wagę takiej decyzji. Tym bardziej, że i tu dylematów nie brakuje. Czy warto inwestować w rozwiązanie tańsze, ale od producenta, który jest relatywnie krótko na rynku? Czy ograniczyć się tylko do polskich firm, bo lepiej znają specyfikę krajowych rozwiązań prawnych, czy może wybrać system używany na całym świecie? Czy producent będzie w stanie udzielić wsparcia zespołom wdrożeniowym? Jak długo trzeba czekać na realizację dodatkowych funkcjonalności i modyfikacji? Pytań jest bez liku, a znalezienie złotego środka wcale nie takie łatwe.

Wydaje się, że w praktyce przeważa kryterium doświadczenia w konkretnej branży i referencje. Teoretycznie ERP to jedna klasa rozwiązań, ale producenci tych systemów mają swoje specjalizacje. Różnice widać chociażby ze względu na wielkość obsługiwanych firm, koszty wdrożenia, czy obszary funkcjonalne  – firmy z listy Fortune 1000 obsługują najczęściej tacy producenci, jak SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, czy Infor[vii]. Bardzo liczną grupę tworzą dostawcy kompleksowych rozwiązań dla firm produkcyjnych i dystrybucyjnych, do której można zaliczyć Epicor z systemem Kinetic, Plex, Sage, czy NetSuite. Jest wreszcie trzecia grupa mniejszych producentów z systemami o bardziej zróżnicowanej funkcjonalności, działających na rynkach raczej lokalnych, z mniejszą liczbą wdrożeń i dla mniejszych klientów.

Czy zatem warto sięgać zatem po producentów z górnej półki? Odpowiedź jest prosta – czasami tak! Jednak taka decyzja musi być podjęta ze świadomością ryzyka i pewnością, że uda się harmonijnie zagospodarować dostępną funkcjonalność wraz z rozwojem firmy.

 

 

Możliwość testowania systemu ERP

 

Testowanie ERP, także automatyczne, to proces zapewniania jakości (QA – Quality Assurance) mający na celu zapewnienie prawidłowego wdrożenia i działania systemu ERP przed pełnym uruchomieniem. Wyniki tych testów mają kluczowe znaczenie przy podejmowaniu ostatecznej decyzji. Dlatego bardzo ważne jest zapewnienie, aby w ogóle była taka możliwość oraz, aby warunki testowania były maksymalnie zbliżone do pracy systemu w środowisku produkcyjnym.

Jeśli program ERP działa w chmurze prywatnej, publicznej lub hybrydowej, zawsze weryfikacji trzeba poddać konfigurację usług oraz sprawdzić poprawność generowania i wyświetlania raportów oraz działanie niestandardowych pulpitów nawigacyjnych. Każda modyfikacja kodu źródłowego wykonana na potrzeby jakiegoś procesu lub zespołu może negatywnie wpływać na wydajność lub dostępną funkcjonalność dla innych użytkowników.

Ogólnie, co do zasady należy przeprowadzić:

  1. Testy funkcjonalności badające, czy system prawidłowo działa i spełnia oczekiwania w zakresie obsługi procesów biznesowych.
  2. Testy wydajności sprawdzające sprawność komunikacji pomiędzy różnymi systemami oraz szybkość przetwarzania transakcji z dużym przepływem danych. Dzięki temu można sprawdzić odporność systemu ERP na krytyczne obciążenia.
  3. Testy integracyjne weryfikujące, czy system ERP potrafi prawidłowo integrować różne procesy, korzystać z interfejsów API, czy poprawnie współpracuje z innym specjalistycznym oprogramowaniem, urządzeniami peryferyjnymi, czy czujnikami parametrów Testy integracyjne powinny być prowadzone z zastosowaniem typowych scenariuszy z codziennej pracy potencjalnych użytkowników systemu ERP.

Testy ERP minimalizują ogólne ryzyko niepowodzenia wdrożenia, chronią przed zbędnymi przestojami wersji produkcyjnej, skracają czas niezbędnych szkoleń i zabezpieczają przed frustracją pracowników, a to oznacza wymierne oszczędności finansowe.

 

 

Cena systemu ERP – co należy wziąć pod uwagę? 

 

Idealnie byłoby, gdyby cena systemu ERP była skalkulowana jako określony procent kwot zaoszczędzonych dzięki niemu. Świat byłby prostszy. W praktyce jednak na końcową cenę rozwiązania składa się wiele czynników, z których część zależy od stanu infrastruktury IT kupującego, część od tempa uczenia się obsługi systemu, stanu archiwalnych danych biznesowych, a część po prostu od wybranego systemu ERP.

Szacując łączną cenę za rozwiązanie klasy ERP należy wziąć pod uwagę przede wszystkim:

  1. Wszelkiego typu opłaty licencyjne, nie tylko za system ERP, ale i niezbędne oprogramowanie systemowe, serwery, pamięci masowe, bazy danych i serwery aplikacji.
  2. Liczbę użytkowników systemu i sposób jej powiązania z licencjami.
  3. Cenę poszczególnych modułów tak, aby minimalizować koszty funkcji nieużywanych lub wykorzystywanych w minimalnym stopniu.
  4. Koszty hostowania systemu w różnych modelach licencjonowania.
  5. Koszty niezbędnej modernizacji infrastruktury IT, w tym rozbudowy serwerowni.
  6. Czasochłonność i koszty przeniesienia danych archiwalnych do nowego systemu.
  7. Cenę roboczogodziny członków zespołu wdrożeniowego, programistów, konsultantów, analityków itp.
  8. Sposób wyceniania modyfikacji, dodatkowych funkcji i rozszerzeń oraz prac integracyjnych.
  9. Koszty testowania, przygotowania scenariuszy testowych i niezbędnej infrastruktury.
  10. Koszty szkoleń.
  11. Koszty serwisu, szybkość reakcji na awarie.
  12. Koszty aktualizacji, rozwoju i zapewnienia zgodności z aktualnymi przepisami prawa.

Jak widać, składników ceny nie brakuje, nic zatem dziwnego, że ostateczne koszty wdrożenia systemu ERP mogą sięgać kwoty 8,2 tys. USD[viii] na jednego użytkownika. Na szczęście generowane zyski i oszczędności po wdrożeniu dowodzą, że warto!

[i] https://pl.wikipedia.org/wiki/Idea%C5%82_(teoria_pier%C5%9Bcieni)

[ii] https://www.epicor.com/en/industry-productivity-solutions/manufacturing/platforms/kinetic/

[iii] https://www.erpfocus.com/erp-implementation-case-studies.html

[iv] https://www.cio.com/article/278677/enterprise-resource-planning-10-famous-erp-disasters-dustups-and-disappointments.html

[v] https://www.managementstudyguide.com/erp-life-cycle.htm

[vi] https://www.erp-view.pl/erp.html?start=160

[vii] https://www.techtarget.com/searcherp/definition/two-tier-ERP

[viii] https://www.erpfocus.com/erp-cost-and-budget-guide.html

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!