ERP dla działu sprzedaży, czyli jak sprzedawać efektywniej?

# BMS

ERP dla działu sprzedaży, czyli jak sprzedawać efektywniej?

30.08.2022

Wdrożenie oprogramowania ERP (Enterprise Resource Planning) może zrewolucjonizować Twój biznes. I nie chodzi tu tylko o front-office, ale także inne obszary Twojej firmy, takie jak chociażby sprzedaż. Te zaawansowane systemy mogą stać się ogromnym źródłem cennych danych, które pozwolą Ci sprzedawać efektywniej. Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się:

dlaczego warto wprowadzić ERP do sprzedaży;
jak powinno wyglądać jego prawidłowe wdrożenie;
na co zwrócić szczególną uwagę;
jak wykorzystać dane aby zwiększyć sprzedaż;
jakie funkcje powinien mieć ERP, aby przyniósł najlepsze efekty w sprzedaży.

Zapraszamy do lektury!

Dlaczego warto wprowadzić ERP do działu sprzedaży?

Zacznijmy od odpowiedzi na podstawowe pytanie, czyli dlaczego w ogóle warto inwestować swój czas i pieniądze we wdrożenie ERP w dziale sprzedaży. Poniżej zebraliśmy pięć kluczowych korzyści, jakie może przynieść to rozwiązanie:

1. Lepsze prognozy i dokładniejsze zarządzanie sprzedażą

Dzięki zintegrowanemu przepływowi pracy, jaki oferują systemy ERP, działy sprzedaży mogą w pełni zautomatyzować szereg zadań dotyczących sprzedaży i zapewnić łatwą integrację danych sprzedażowych z biznesem, marketingiem oraz innymi działami firmy.

Przykładowo, w przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych, sprzedawców detalicznych czy firm eCommerce, dzięki wdrożeniu ERP w sprzedaży można z większą dokładnością planować czas realizacji zamówień i prognozować popyt, co pozwala zmniejszyć ryzyko opóźnień w dostawach czy marnowanie produktów (np. żywności, kosmetyków czy leków).

2. Oszczędność czasu

Automatyzacja procesów wiąże się również z oszczędnością czasu. Nie inaczej jest w przypadku sprzedaży, o czym przekonała się firma Technogaja. Przedsiębiorstwo posiada w swojej ofercie szeroki zakres produktów, które w znacznym stopniu można konfigurować, określając ich parametry (około 30 parametrów dla każdego artykułu). Początkowo, zadanie to należało do handlowców, którzy byli w bezpośrednim kontakcie z klientem.

Jak nietrudno się domyślić, proces ten był bardzo czasochłonny, a to powodowało spore opóźnienia w zamówieniach. Dzięki wdrożeniu stworzonego przez nas systemu ERP oraz automatyzacji tego zadania, czas jego wykonania został skrócony o 25%. W efekcie, rozwiązanie to przyniosło wiele korzyści, takich jak przyspieszenie wysyłania szczegółowych ofert, a także wzrost satysfakcji zarówno klientów, jak pracowników sprzedaży.

3. Redukcja błędów

Jednym z głównych plusów automatyzacji jest możliwość szybszego i dokładniejszego wykonywania powtarzalnych czynności. W przypadku sprzedaży mogą to być takie czynności jak chociażby przetwarzanie zamówień czy zarządzanie fakturami, których wykonywanie ręczne jest narażone na ryzyko pomyłek, błędów ludzkich czy opóźnień. Co więcej, zadania te są bardzo czasochłonne i monotonne, a odciążenie pracowników od tej pracy sprawi, że będą mogli skupić się na innych, bardziej wymagających czynnościach.

4. Ułatwienie dostępu do danych oraz możliwość ich ciągłego monitorowania

Jednym z kluczowych celów wdrożenia systemów ERP w firmach jest możliwość przechowywania wszystkich informacji firmowych w jednym miejscu oraz łatwa wymiana danych z różnych działów. Podobnie jest z danymi dotyczącymi sprzedaży. Zespoły sales korzystające z systemu ERP będą mogły znaleźć wszystkie dane dotyczące klientów, postępu sprzedaży i innych ważnych dla nich informacji.

5. Poprawa doświadczeń klientów

ERP może pomóc nawet w budowaniu relacji z klientami oraz dbałości o ich najlepsze doświadczenia. Dzięki jednemu, scentralizowanemu miejscu zbierającemu wszystkie dane o sprzedaży oraz klientach, sprzedawcy będą w stanie stworzyć profesjonalną ścieżkę komunikacji z klientami, uwzględniającą ich preferencje, potrzeby i historię poprzednich interakcji z firmą.

Pamiętajmy jednak, że ERP to nie CRM, w związku z czym jego możliwości są znacznie większe i pomagają chociażby w zarządzaniu zapasami czy łańcuchem dostaw. To również wpływa na poprawę doświadczeń klientów, ponieważ dzięki odpowiednim predykcjom, Twoi klienci zawsze znajdą u Ciebie to, czego potrzebują.

Jakie funkcje powinno mieć ERP, aby wspierać dział sprzedaży?

Aby system ERP przyniósł realne korzyści dla sprzedaży, powinien posiadać kilka kluczowych funkcji. Poniżej zestawiliśmy najważniejsze z nich.

Baza klientów – czyli lista profilów firm lub osób, które możesz zaklasyfikować jako obecnych bądź potencjalnych klientów. Powinny tam się znaleźć wszystkie najważniejsze informacje o klientach, łącznie z ich historią zakupów i komunikacji z Waszą firmą. Funkcja ta powinna mieć opcję klasyfikowania poszczególnych kontaktów w wybrany przez Ciebie sposób, aby można było nimi łatwo zarządzać i podejmować odpowiednie działania.
Zamówienia wielopoziomowe – kiedy pojawia się nowe zamówienie, posiada ono szereg informacji, takich jak opis produktów oraz kwotę dokonanego zakupu. Mogą mieć one również dane na temat dat dostaw poszczególnych towarów oraz tego, kiedy klient chciałby otrzymać dany produkt. ERP powinno posiadać funkcję pozwalającą zarządzać wszystkimi tymi informacjami w celu zaplanowania odpowiednich dat dostaw poszczególnych zamówień oraz ich monitorowania.
Prognozowanie sprzedaży – w związku z tym, że system ERP posiada ogromną bazę danych, powinien zostać skonfigurowany tak, aby dostarczać jak najwięcej cennych wskazówek dla biznesu. W przypadku działu sales, kluczowe jest tu prognozowanie sprzedaży, które pozwala przewidzieć przyszłą sprzedaż na podstawie danych historycznych, wcześniejszych wzorców zakupowych klientów oraz innych ważnych czynników takich jak chociażby sezonowość.
Limit kredytowy – jeśli Twoja firma oferuje możliwość zamawiania produktów z opcją płatności za pobraniem, system ERP powinien pomóc Ci w ustawieniu limitu kredytowego dla każdego klienta. Kiedy limit zostanie przekroczony, system wyśle odpowiednie powiadomienie, by wstrzymać wysyłkę do czasu otrzymania płatności za zamówienia, które zostały już wysłane, ale są jeszcze nieopłacone.
Automatyczne wystawianie faktur – Twój system ERP może być również zaprogramowany w taki sposób, że automatycznie będzie generował, wysyłał i przechowywał faktury dla Twoich klientów. Dzięki temu Twój zespół zaoszczędzi sporo czasu i będzie miał dostęp do wszystkich faktur w jednym zintegrowanym miejscu.

Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu ERP do działu sprzedaży?

Kiedy decydujesz się wdrożyć system ERP w swojej firmie, warto już na samym początku zintegrować system w taki sposób, aby przetwarzał dane całej firmy, w tym również te generowane przez dział sprzedaży.

Podczas wdrażania ERP w firmie, warto skupić się na czymś więcej niż tylko popularności danego rozwiązania. Aby jak najbardziej zmaksymalizować zyski, jakie niesie to rozwiązanie warto wziąć pod uwagę kwestie takie jak:

doświadczenie i opinie na temat dostawcy systemu,
możliwość dopasowania do potrzeb własnej firmy,
integracja z innymi narzędziami,
używane technologie i aktualność wdrażanego systemu ERP,
możliwość szybkiej i bezproblemowej aktualizacji.

Jak wykorzystując dane z ERP zwiększyć sprzedaż?

Dzięki możliwości gromadzenia wszystkich danych firmowych w jednym miejscu, Twój dział sprzedaży jest w stanie lepiej zarządzać swoją pracą oraz klientami.

ERP pozwala na generowanie cennych raportów w czasie rzeczywistym, dzięki czemu pracownicy mogą stale monitorować swoje wyniki i podejmować świadome decyzje oparte na danych. Dokładne prognozy i wnikliwa analiza wskazówek z raportów generowanych przez ERP, pozwoli działowi sprzedaży w prosty sposób zwiększyć efektywność i poprawić wyniki.

Co więcej, dzięki dostępowi do danych o klientach i informacjach na temat ich preferencji, sprzedawcy będą w stanie wpłynąć na zwiększenie satysfakcji klientów, co również może zaowocować wzrostem sprzedaży.

Wdrożenie ERP dla sprzedaży – jak to zrobić dobrze?

Pamiętaj, że wdrożenie systemu ERP to bardzo złożony i czasochłonny proces. Jego ewentualna wymiana z pewnością również nie będzie łatwa, dlatego warto dobrze przemyśleć swoją decyzję.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym temacie, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami. Posiadamy wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu systemów ERP i chętnie podzielimy się z Tobą naszą wiedzą.