Spis treści
Implementacja systemu ERP z reguły jest dla firmy skokiem technologicznym, ale czasami zdarza się, że za technologią nie nadążają członkowie organizacji. Żeby uniknąć stagnacji i trudności, warto zadbać o właściwie przygotowanie zespołu do pracy z systemem ERP. Jak powinno wyglądać wdrażania pracowników w system ERP i dlaczego jest jednym z najważniejszych zadań w trakcie implementacji?
Wdrożenie systemu ERP a sytuacja pracowników
Implementacja systemu ERP (Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) jest często jednym z najważniejszych procesów w historii każdego przedsiębiorstwa. Razem z wdrożeniem platformy integrującej wszystkie stosowane w firmie procesy w jednym miejscu często całkowicie zmienia się środowisko pracy. Równie często wiąże się to z obawami pracowników, że stracą pracę.Wyrażany przez pracowników niepokój na pierwszy rzut oka wydaje się uzasadniony. Nie ulega wątpliwości, że proces wdrożenia ERP wiąże się z całkowitą lub znaczną automatyzacją procesów, za które dotychczas odpowiedzialna była załoga danej firmy. Gdy spora część dotychczas wykonywanej pracy zostaje przejęta przez roboty, zmniejsza się zasób dostępnych zadań, co w konsekwencji może prowadzić do zmniejszonego zapotrzebowania na siłę roboczą.Tymczasem okazuje się, że po zakończeniu procesu wdrożenia ERP ilość dostępnej pracy zwiększa się, co często skutkuje koniecznością zatrudnienia dodatkowego personelu. Jak pokazują badania opublikowane w „International Journal of Business and Management”, po implementacji ERP zwiększają się efektywność pracy i jakość oferowanych produktów, co skutkuje rozwojem firmy. Z kolei badania opublikowane w „Industrial Management and Data Systems” pokazują, że wdrożenie ERP przekłada się na poprawę w wielu obszarach pracy i dobrostanu pracowników.Pozytywne wyniki badań przeprowadzonych nad skutkami implementacji tego typu rozwiązań nie zmieniają faktu, że wdrażanie pracowników w system ERP jest istotnym procesem i powinno być przeprowadzone z należytą starannością. Należy też pamiętać, że jest to proces ciągły i powinien być kontynuowany także po zakończeniu procesu wdrożenia ERP.Szkolenie i przygotowanie pracowników do korzystania z systemu ERP
Szkolenia z ERP w dużej mierze zależą od wybranej metodyki wdrożenia systemu. W przypadku metodyki Waterfall, która zakłada zaplanowanie i wykonanie projektu od początku do końca, szkolenia powinny odbywać się przed implementacją, tak żeby pracownicy byli gotowi do obsługi platformy w momencie jej startu. W wypadku Agile, które zakłada stopniowe wdrażanie kolejnych procesów, także szkolenia z ERP mogą być prowadzone w ten sposób. Pozwala to skupić się na działaniu wybranych aspektów, a nie na całokształcie, jak w wypadku metodyki Waterfall.Choć metodyka wpływa na sposób przeprowadzenia szkolenia, ono samo przebiega bardzo podobnie bez względu na wybraną metodę wdrożenia systemu ERP. Każde porządne szkolenie powinno składać się z następujących etapów:- Analiza potrzeb szkoleniowych – w tym celu należy zidentyfikować obszary, w których pracownicy będą musieli zdobyć nowe umiejętności.
- Opracowanie programu i materiałów szkoleniowych – na podstawie wcześniejszej analizy należy stworzyć program szkoleniowy uwzględniający cele, treści, metody i harmonogram. Powinien on być dostosowany do różnych grup pracowników i brać pod uwagę ich umiejętności i poziom wiedzy. Pracownicy powinni także mieć stały dostęp do podręczników, instrukcji czy wideo-tutoriali.
- Szkolenie przed i po wdrożeniu – przed rozpoczęciem implementacji systemu ERP należy przeprowadzić szkolenia wprowadzające do podstawowych funkcji systemu i ogólnych zasad korzystania z niego. Z kolei już w trakcie wdrożenia powinno omówić się bardziej zaawansowane funkcje i procesy.
- Szkolenia indywidualne – specjaliści, tacy jak administratorzy systemu czy kontrolerzy finansowi, mogą potrzebować bardziej zaawansowanego treningu, więc warto przygotować im osobne, przeznaczone dla nich programy treningowe.
