Jak powinno wyglądać wdrażanie pracowników w system ERP?
Implementacja systemu ERP z reguły jest dla firmy skokiem technologicznym, ale czasami zdarza się, że za technologią nie nadążają członkowie organizacji. Żeby uniknąć stagnacji i trudności, warto zadbać o właściwie przygotowanie zespołu do pracy z systemem ERP. Jak powinno wyglądać wdrażania pracowników w system ERP i dlaczego jest jednym z najważniejszych zadań w trakcie implementacji?
Wdrożenie systemu ERP a sytuacja pracowników
Implementacja systemu ERP (Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) jest często jednym z najważniejszych procesów w historii każdego przedsiębiorstwa. Razem z wdrożeniem platformy integrującej wszystkie stosowane w firmie procesy w jednym miejscu często całkowicie zmienia się środowisko pracy. Równie często wiąże się to z obawami pracowników, że stracą pracę.
Wyrażany przez pracowników niepokój na pierwszy rzut oka wydaje się uzasadniony. Nie ulega wątpliwości, że proces wdrożenia ERP wiąże się z całkowitą lub znaczną automatyzacją procesów, za które dotychczas odpowiedzialna była załoga danej firmy. Gdy spora część dotychczas wykonywanej pracy zostaje przejęta przez roboty, zmniejsza się zasób dostępnych zadań, co w konsekwencji może prowadzić do zmniejszonego zapotrzebowania na siłę roboczą.
Tymczasem okazuje się, że po zakończeniu procesu wdrożenia ERP ilość dostępnej pracy zwiększa się, co często skutkuje koniecznością zatrudnienia dodatkowego personelu. Jak pokazują badania opublikowane w „International Journal of Business and Management”, po implementacji ERP zwiększają się efektywność pracy i jakość oferowanych produktów, co skutkuje rozwojem firmy. Z kolei badania opublikowane w „Industrial Management and Data Systems” pokazują, że wdrożenie ERP przekłada się na poprawę w wielu obszarach pracy i dobrostanu pracowników.
Pozytywne wyniki badań przeprowadzonych nad skutkami implementacji tego typu rozwiązań nie zmieniają faktu, że wdrażanie pracowników w system ERP jest istotnym procesem i powinno być przeprowadzone z należytą starannością. Należy też pamiętać, że jest to proces ciągły i powinien być kontynuowany także po zakończeniu procesu wdrożenia ERP.
Szkolenie i przygotowanie pracowników do korzystania z systemu ERP
Szkolenia z ERP w dużej mierze zależą od wybranej metodyki wdrożenia systemu. W przypadku metodyki Waterfall, która zakłada zaplanowanie i wykonanie projektu od początku do końca, szkolenia powinny odbywać się przed implementacją, tak żeby pracownicy byli gotowi do obsługi platformy w momencie jej startu. W wypadku Agile, które zakłada stopniowe wdrażanie kolejnych procesów, także szkolenia z ERP mogą być prowadzone w ten sposób. Pozwala to skupić się na działaniu wybranych aspektów, a nie na całokształcie, jak w wypadku metodyki Waterfall.
Choć metodyka wpływa na sposób przeprowadzenia szkolenia, ono samo przebiega bardzo podobnie bez względu na wybraną metodę wdrożenia systemu ERP. Każde porządne szkolenie powinno składać się z następujących etapów:
- Analiza potrzeb szkoleniowych – w tym celu należy zidentyfikować obszary, w których pracownicy będą musieli zdobyć nowe umiejętności.
- Opracowanie programu i materiałów szkoleniowych – na podstawie wcześniejszej analizy należy stworzyć program szkoleniowy uwzględniający cele, treści, metody i harmonogram. Powinien on być dostosowany do różnych grup pracowników i brać pod uwagę ich umiejętności i poziom wiedzy. Pracownicy powinni także mieć stały dostęp do podręczników, instrukcji czy wideo-tutoriali.
- Szkolenie przed i po wdrożeniu – przed rozpoczęciem implementacji systemu ERP należy przeprowadzić szkolenia wprowadzające do podstawowych funkcji systemu i ogólnych zasad korzystania z niego. Z kolei już w trakcie wdrożenia powinno omówić się bardziej zaawansowane funkcje i procesy.
- Szkolenia indywidualne – specjaliści, tacy jak administratorzy systemu czy kontrolerzy finansowi, mogą potrzebować bardziej zaawansowanego treningu, więc warto przygotować im osobne, przeznaczone dla nich programy treningowe.
Kreowanie świadomości i zaangażowanie w proces wdrażania ERP
Jednym z najważniejszych etapów wdrażania pracowników w system ERP jest kreowanie wśród nich świadomości i zaangażowania w proces automatyzacji. Nawet najbardziej zaawansowane technicznie rozwiązanie nie przyniesie oczekiwanych korzyści, jeśli jego użytkownicy nie będą przekonani o jego sensowności i wartości. Zrozumienie celów wdrożenia systemu ERP i jego wpływ na codzienną pracę jest równie ważne jak techniczna wiedza z zakresu działania poszczególnych modułów platformy.
Jasna i regularna komunikacja z zespołem o celach, metodach i wpływie implementacji jest jednym z najważniejszych aspektów wdrażania pracowników w system ERP. Jeszcze przed rozpoczęciem prac należy wyjaśnić załodze cel i korzyści związane z nowym systemem oraz określić oczekiwania dotyczące ich zaangażowania. Warto również regularnie informować o postępach prac. Z kolei po zakończeniu wdrożenia wskazane jest, żeby pokazać konkretny wpływ systemu na procesy biznesowe, poprawę jakości czy efektywność pracy.
Żeby zwiększyć zaangażowanie pracowników, warto powierzyć im część odpowiedzialności za wdrożenie systemu ERP. Mowa tutaj nie tylko o organizacji spotkań czy warsztatów, w trakcie których zespół firmy będzie mógł podzielić się potrzebami, obawami i sugestiami. Włączenie pracowników w proces podejmowania decyzji (zwłaszcza na temat ich codziennej pracy) może prowadzić do ich większego zaangażowania w implementację. Warto też wybrać spośród załogi ambasadorów systemu ERP, którzy mogą służyć za wsparcie kolegom oraz zachęcać ich do pozytywnego nastawienia wobec zmian.
Monitoring postępów, wsparcie i ciągłe doskonalenie umiejętności użytkowników ERP
Żeby przez długi czas czerpać korzyści z systemu ERP, konieczny jest stały monitoring postępów, wsparcie pracowników oraz ciągłe doskonalenie umiejętności użytkowników. Jedną z najprostszych metod są okresowe rozmowy indywidualne. W ich trakcie można nie tylko okazać wsparcie użytkownikom ERP, ale również dostarczyć im feedback na temat wydajności i postępów w korzystaniu z systemu. Z kolei rozwój pracowników można wspierać m.in. poprzez wskazanie obszarów do poprawy, docenianie osiągnięć oraz zachęcanie do podzielenia się z innymi najlepszymi praktykami w zakresie korzystania z systemu ERP.
Jednym z ważnych aspektów wdrażania pracowników w system ERP jest stworzenie helpdesku lub zespołu wsparcia technicznego. Powinien on być dostępny dla użytkowników systemu, gdyby mieli pytania, problemy lub inne trudności związane z platformą. Oprócz tego warto organizować regularne szkolenia uzupełniające dotyczące np. specyficznych modułów, bardziej zaawansowanych procesów czy dodatkowych funkcji.
W procesie wdrożenia ERP ważne jest ciągłe doskonalenie umiejętności użytkowników systemu. Firmy powinny zachęcać ich do samodzielnej nauki, uczestnictwa w kursach czy konferencjach oraz powinny kreować atmosferę rozwoju i samodoskonalenia. Jednym z jej elementów jest otwartość na sugestie i opinie dotyczące systemu ERP. Dzięki temu można rozwijać nie tylko umiejętności i wiedzę pracowników, ale również sam system i organizację.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Jak migrować, integrować system ERP i maksymalizować zyski 
Elektroniczny obieg dokumentów – jakie procesy warto zautomatyzować, aby wyeliminować papierowe dokumenty i oszczędzić czas?
Wdrożenie systemu MES – od czego należy zacząć i jakich błędów nie należy popełnić?
Bezpieczeństwo danych w systemach ERP, czyli jak zabezpieczyć niezwykle ważne firmowe dane?