Udane wdrożenie ERP w 6 krokach receptą na prawidłowy rozwój firmy

# BMS

Udane wdrożenie ERP w 6 krokach receptą na prawidłowy rozwój firmy

02.07.2021

„Chaos ludzkiego doświadczenia”, o którym pisze Nassim Taleb w swojej najnowszej książce „Czarny Łabędź”[i], jest stanem wymagającym ograniczenia wielowymiarowości i narzucenia informacjom pewnego porządku. Początkowo każde wdrożenie systemu ERP jest zalążkiem chaosu, który w miarę upływu czasu daje się okiełznać. Nie da się tego zrobić bez podzielenia każdego złożonego procesu na etapy i działania uporządkowane na osi czasu.

Udane wdrożenie, czyli jakie?

Jak każde przedsięwzięcie biznesowe, wdrożenie systemu klasy ERP rozgrywa się przede wszystkim w trzech wymiarach: czasu, jakości i pieniędzy. Zatem udane wdrożenie to takie, które udaje się wdrożyć w założonym czasie, bez przekroczenia budżetu, z jednoczesnym osiągnięciem zakładanych celów, najlepiej dobrze zdefiniowanych za pomocą liczb. Udane wdrożenie to takie, które generuje niski poziom zakłóceń w bieżącej działalności firmy. Zbyt duże i niestabilne ingerencje w podstawowe procesy biznesowe, to prosta droga do porażki[ii] – w końcu nie każde wdrożenie kończy się sukcesem.

Ponieważ to ludzie wystawiają oceny, nie bez znaczenia jest satysfakcja ze współpracy w zespole wdrożeniowym oraz całego zespołu z załogą. Jeśli się uda utrzymać niską rotację w zespole, bez konfliktów kompetencyjnych i z poszanowaniem atmosfery współpracy, z pewnością wszyscy powiedzą, że wdrożenie systemu ERP należało do udanych. Nie można zapominać, że dogłębna wiedza o firmowych procesach i procedurach nie zawsze jest na papierze, najczęściej w głowach kompetentnych osób. Jeśli wdrożenie potrwa zbyt długo, a oni zmienią pracę, ta wiedza zostanie utracona bezpowrotnie.

Podsumowując, należy wspomnieć o jeszcze jednym, rzadko wspominanym aspekcie udanego wdrożenia – bezpieczeństwie danych. Świat zna przypadki ujawnienia produkcyjnych baz danych, które pozostały po fazie testowania systemu ERP, zdarzały się częściowe utraty danych, o mniej znaczących problemach nie warto wspominać. Zatem udane wdrożenie systemu klasy ERP to bezpieczne wdrożenie, w którym nie ucierpią żadne dane, a firma uniknie pozwów sądowych.

Najważniejsze kroki, które pomogą w prawidłowym wdrożeniu ERP

Pierwsze i najważniejsze zadanie to udzielenie odpowiedzi na pytanie, co chcemy osiągnąć? Jest to szczególnie ważne jeśli już mamy system ERP, a chcemy go zmienić na inny, lepszy. Zwykłe powielenie dotychczasowej funkcjonalności jest nieracjonalne – nowy system musi wnieść do firmy nową energię, dać impuls do rozwoju i umocnienia pozycji rynkowej.

Kolejne czynności zajmują typowo od czterech do sześciu miesięcy. Tyle czasu zajmuje dokonanie przeglądu rynku dostawców systemów klasy ERP, sformułowanie kryteriów wyboru oferty, analiza spływających ofert, wybór trzech do maksymalnie pięciu dostawców i zaproszenie ich do zaprezentowania swoich rozwiązań. Do tego dochodzą dodatkowe konsultacje i rozmowy, analiza treści proponowanych umów, porównanie kosztów użytkowania systemu i wiele innych, ale wcale nie mniej ważnych prac. Należą do nich, między innymi, przygotowanie mapy procesów oraz sformułowanie kluczowych wymagań. Przed zapadnięciem ostatecznej decyzji trzeba koniecznie sprawdzić, jak oferowane systemy ERP poradzą sobie z realizacją tych strategicznych wymagań. Ten etap powinien zakończyć się wyborem firmy partnerskiej, z którą wspólnie będzie wdrażana wybrana aplikacja klasy ERP. W momencie podpisania umowy rozpoczyna się już właściwe wdrożenie systemu ERP, od którego praktycznie nie ma już odwrotu.

Drugi etap jest skupiony na analizie procesów, istniejących i oczekiwanych. Tu po raz pierwszy spotykają się zespoły wdrożeniowe klienta i dostawcy. Na kompetencji, wiedzy i doświadczeniu tych ludzi spoczywa ciężar i powodzenie całego wdrożenia. Zespoły wykonują także porównanie Fit&Gap, które pokazuje na ile funkcjonalność wybranego rozwiązania dopasowana jest do realizacji zdefiniowanych procesów. Taka analiza wskazuje także na obszary, gdzie niezbędne będą prace programistyczne.

W trzecim etapie powstaje szczegółowy projekt procesu implementacji wszystkich funkcjonalności, modułów i systemów. W środowiskach testowych sprawdzą się poszczególne konfiguracje i rozwiązania. Tam, gdzie jest to niezbędne, zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami, formułowane są szczegółowe wymagania dla programistów, którzy będą rozwijać nowe funkcjonalności. Na zakończenie tego etapu wszyscy powinni już wiedzieć, co i kiedy należy zrobić, aby powstał system z oczekiwaną funkcjonalnością.

Czwarty etap to okres najbardziej wytężonej pracy, gdzie budowane jest właściwe rozwiązanie. Następuje zatem migracja danych archiwalnych, szczegółowa parametryzacja systemu ERP, jego integracja z systemami i modułami firm trzecich np. do OCR, uczenia maszynowego (ML), czy robotyzacji procesów biznesowych. Prowadzone są także prace deweloperskie nad dodatkowymi funkcjami, budowane są niestandardowe ekrany, raporty i zestawienia. Nowy kod testuje się w środowiskach testowych, usuwa wszelkie wykryte błędy tak, aby pod koniec tej części prac powstał prawidłowo skonfigurowany i sparametryzowany system ERP, w pełni zintegrowany z działającą infrastrukturą IT firmy. Ten etap obejmuje także testy akceptacyjne prowadzone przez kluczowych użytkowników oraz szkolenia wszystkich pozostałych pracowników, którzy będą mieli przyjemność korzystać z uroków rozwiązania klasy ERP. Na zakończenie tego etapu wszyscy wstrzymują oddech, bo nadchodzi nieuchronne…

Ten moment to pełna migracja danych produkcyjnych i uruchomienie systemu ERP w swoim nowym środowisku. Jeśli wszystko pójdzie dobrze – będzie szampan, jeśli nie – będzie bardzo gorączkowa praca nad usuwaniem błędów, poprawianiem konfiguracji, tuningiem wydajności baz danych i innymi atrakcjami. Na takie wydarzenia także powinien być przygotowany odpowiedni scenariusz oraz przydzielone zasoby, zakresy zadań i odpowiedzialności.

Etap szósty obejmuje swoim zasięgiem kilka pierwszych miesięcy eksploatacji całego rozwiązania ERP. Jest to czas przeznaczony na analizę jego działania, intensywne szkolenia, czy dodatkową parametryzację. Często zespół wdrożeniowy dostawcy, co prawda w okrojonym składzie, ale jest dostępny na miejscu i służy pomocą. Są to miesiące, kiedy użytkownicy muszą sobie wyrobić odpowiednie nawyki, zdobyć nowe umiejętności i poznać narowy nowego systemu ERP. Kadra zarządzająca ma czas na wyliczenie odpowiednich wskaźników i sprawdzenie, na ile wdrożenie systemu można zaliczyć do udanych.

Łącznie całe wdrożenie powinno się zamknąć w czasie od 12 do 18 miesięcy. Oczywiście żelaznych reguł nie ma – wdrożenie systemu SAP w sieci sklepów Lidl trwało siedem lat i wcale nie zakończyło się sukcesem.

Czy spełnienie wszystkich powyższych kroków jest pewnikiem sukcesu?

„Mieliśmy serię małych problemów, z których żaden z osobna nie byłby zbyt duży, by go rozwiązać. Ale razem stworzyły idealną burzę”[iii] – tak menedżerowie firmy HP komentowali nieudane wdrożeniu systemu SAP kosztujące 160 mln USD. Jak widać, niepowodzenia we wdrażaniu systemów ERP zdarzają się nawet największym. Jak podaje Panorama Consulting Solutions[iv], w 2015 roku skala porażek sięgała 42%, ale w 2019 tylko 12%. Oznacza to, że wszyscy intensywnie się uczyli, i co najważniejsze – nauczyli, jak prawidłowo i skutecznie prowadzić takie wdrożenia.

Niezależnie od tego, jak szczegółową metodyką wdrożenia dysponuje dostawca, zawsze istnieje ryzyko niepowodzenia, którego nie można lekceważyć. Lekarstwo jest jedno, ale za to skuteczne – szczegółowe i rzetelne planowanie działań i nieukrywanie trudności. Otwarta komunikacja pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi osobami w zespołach wdrożeniowych zawsze pozwala wypracować optymalne rozwiązanie.

Nadmierne skupienie uwagi na fragmencie funkcjonalności, brak strategicznej wizji wdrożenia, nadmierny optymizm, rotacja pracowników, czy bariery biurokratyczne wewnątrz organizacji stanowią śmiertelne zagrożenie dla powodzenia wdrożenia programu ERP. Należy im przeciwdziałać na możliwie najwcześniejszych etapach realizacji całego procesu.

Symptomy nieprawidłowego wdrożenia ERP

Najprostszy symptom, którego nie sposób nie zauważyć jako efektu uruchomienia systemu ERP, to szybko narastający chaos w organizacji aż do całkowitego zatrzymania jej aktywności. Tak, taki może być skutek źle wybranego i źle wdrożonego systemu ERP. Jednak nie o takie oczywiste sytuacje tu chodzi. Lepiej zapobiegać niż leczyć, dlatego koniecznie trzeba zwrócić uwagę na kilka bardziej subtelnych objawów, które mogą świadczyć o nieprawidłowym biegu wdrożenia i zagrożeniu powodzenia całej operacji. Przede wszystkim liczy się utrzymanie równowagi pomiędzy zmianami w technologii IT a transformacją biznesową przedsiębiorstwa. Jeśli dominują aspekty techniczne, nie jest to dobra wróżba – celem wdrożenia ma być przecież dodatkowy impuls do rozwoju i umocnienia pozycji rynkowej firmy[v].

Brak gotowości do zmian jest objawem nieprawidłowego przygotowania do wdrożenia. Jeśli w firmie widać narastający opór pracowników przed wdrożeniem systemu ERP, nie mówiąc już o sabotowaniu prac, to albo mamy do czynienia ze słabościami w komunikacji wewnętrznej, albo oni wiedzą coś więcej niż zespół wdrożeniowy. Tak, czy inaczej, tej kwestii nie można pozostawić bez rozwiązania. Najlepszym sposobem na uniknięcie takich problemów jest włączenie kluczowych użytkowników nawet najniższego szczebla do zespołu wdrożeniowego.

Symptomem nieudanego wdrożenia jest także nadmiernie rozciągnięty w czasie harmonogram prac. Tu ryzyko niepowodzenia rośnie z każdym miesiącem. Przy takiej niestabilności otoczenia prawno-ekonomicznego w naszym kraju, nadmiarze legislacji, zmianach w łańcuchach dostaw albo zwyczajach nabywców, szybko może się okazać, że mozolnie projektowany system nie będzie odpowiadał bieżącej sytuacji rynkowej firmy. Warto zatem korzystać z metodyk wdrożenia zabezpieczających przed tego typu niespodziankami.

[i] Nassim Nicholas Taleb – Czarny Łabędź – jak nieprzewidywane zdarzenia rządzą naszym życiem, Wydawnictwo Zysk i s-ka, 2021.

[ii] https://myerp.pl/marek-mac/najwieksze-porazki-wdrozenia-systemow-erp/

[iii] Ibidem.

[iv] Ibidem.

[v] https://evolpe.pl/przyczyny-i-skutki-nieudanych-wdrozen-systemow-it/