Jak wybrać metodykę wdrożenia systemu ERP?
Żeby wdrożenie systemu ERP przebiegło bez zakłóceń, należy zastosować odpowiednią metodykę. Jednak wybierać można spośród wielu, przy czym najpopularniejsze są Waterfall i Agile. Jak wpływają na działalność firmy? Każda z nich ma swoją specyfikę, którą trzeba dopasować do szczegółów projektu i wymagań organizacji.
Największe wyzwania stojące przy wdrożeniu ERP
Systemy ERP od wielu lat postrzega się jako standard w firmach produkcyjnych. Jednakże ich wdrożenie bywa problematyczne, a firmy muszą liczyć się z wieloma wyzwaniami. Pierwszym jest spory wybór. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele systemów ERP, co z jednej strony ułatwia, ale jednocześnie utrudnia znalezienie narzędzia idealnie dopasowanego do swoich potrzeb. Często poszczególne rozwiązania różnią się między sobą detalami, przez co proces decyzyjny może się wydłużać.
Kolejnym wyzwaniem są dane. Systemy ERP do prawidłowego działania potrzebują dużej ilości dobrej jakości danych. Gdy będzie ich za mało lub gdy będą niskiej jakości, wdrożenie systemu nie przyniesie oczekiwanych zysków, a nawet może doprowadzić do fiaska całego projektu. Podobnie sprawa ma się z kwestiami czysto technicznymi takimi jak wybrane narzędzia czy metodyka wdrożenia – jeśli nie będą dostosowane do realiów firmy oraz specyfiki systemu, implementacja może się nie udać.
O ile czynniki techniczne czy wpływające na wybór platformy można rozwiązać dość łatwo i szybko, o tyle kwestie ludzkie wymagają więcej pracy. Niejednokrotnie nieudana implementacja wynika z powodu braku wsparcia zarządu, niewłaściwego wyjaśnienia i zaprojektowania zmian czy niechęci do odejścia od dotychczasowej filozofii biznesowej. Często czynniki ludzkie mają większy wpływ na powodzenie całego projektu niż zastosowane rozwiązania technologiczne.
Metodyki wdrażania systemów ERP w przedsiębiorstwach
Pod pojęciem metodyki rozumie się wszystkie szczegóły związane z wdrożeniem projektu. Obejmuje ona nie tylko zastosowane technologie, ale również podział zadań, ramy czasowe czy zestawy dobrych praktyk. W przypadku implementacji systemów ERP najczęściej stosuje się metodologie Waterfall oraz Agile. Waterfall, znany także jako metodyka kaskadowa, jest bardziej tradycyjnym, liniowym podejściem. Waterfall można podzielić na sześć etapów:
- diagnozę,
- analizę,
- projekt,
- budowę,
- uruchomienie,
- działanie.
Co ważne, Waterfall zakłada działanie w ramach budżetu ustalonego przed rozpoczęciem prac.
Inne podejście proponuje Agile, znana bardziej jako metodyka zwinna. Opiera się na krótkich odcinkach czasu, planowaniu krótkoterminowym oraz pracy nad niewielkim fragmentem całości. Praca odbywa się w ramach sprintów, czyli krótkich cykli prowadzących do uruchomienia konkretnej części systemu. Agile daje szybkie rezultaty i pozwala w krótkim czasie zmodyfikować założenia projektu. W przeciwieństwie do Waterfall, w przypadku Agile płaci się za liczbę zadań wykonanych w określonym czasie.
Jaką metodykę wdrożenia systemu ERP wybrać?
Ciężko jest jednoznacznie odpowiedzieć na postawione powyżej pytanie. Wiele zależy od specyfiki firmy, wytwarzanych produktów, jak też wymagań wobec samego systemu ERP. Istotne są także kwestie związane z finansowaniem projektu. Każda z metodyk ma swoje wady i zalety oraz sprawdzi się w innych okolicznościach. W przypadku wdrożenia systemu ERP od podstaw, co może kosztować dużo i trwać przez niejednokrotnie długi czas, lepszym wyborem będzie metodyka Waterfall. Pozwoli ona zaprojektować system idealnie dostosowany do warunków danej firmy oraz jeszcze przed startem projektu da wgląd w przewidywane koszty.
Z drugiej strony, aby osiągać szybkie rezultaty i wdrażać projekt krok po kroku, lepiej zdecydować się na metodykę Agile. Jej niewątpliwą zaletą jest fakt, że płaci się tylko za zrealizowane zadania, co pozwala odejść od niej, gdy np. firma (czy to wdrażająca, czy ta, w której prowadzona jest implementacja) będzie miała gorszy okres. Jednak bez względu na wybraną metodologię należy zadbać, żeby zespół projektowy miał jak najwyższe kompetencje. Znacznie ograniczy to czas trwania całego projektu.
Jakie są korzyści odpowiedniego wdrożenia systemu ERP?
Udane wdrożenie systemu ERP daje firmie wiele korzyści. Najważniejszą z nich jest ujednolicenie firmowych procesów i danych. Ich integracja w ramach jednej platformy zwiększa szybkość działania całości, co bezpośrednio przekłada się na potencjał biznesowy. Jeśli pracownicy firmy mają dostęp do wszystkich informacji i są w stanie wykonywać zadania w ramach jednego systemu, nie muszą tracić czasu np. na poszukiwanie papierowych dokumentów. To pozwala im realizować więcej zadań.
Kolejną korzyścią płynącą z wdrożenia systemu ERP jest szybki zwrot z inwestycji. Wynika on bezpośrednio z wymienionych wyżej czynników oraz lepszej organizacji pracy. W ramach systemów ERP można zautomatyzować część zadań, co skraca czas potrzebny na ich realizację. Automatyzuje się z reguły zajęcia powtarzalne, dzięki czemu poprawia się dobrostan pracowników. Dodatkowo, integracja wszystkich danych w jednym systemie daje większą kontrolę nad działaniem firmy oraz pozwala lepiej i szybciej podejmować decyzje.
Ile czasu zajmuje wdrożenie systemu ERP w przedsiębiorstwach?
Może zdarzyć się tak, że zbudowanie od podstaw systemu ERP dostosowanego do realiów firmy może trwać krócej niż integracja już stosowanych w przedsiębiorstwie systemów ERP i MRP. W przypadku implementacji systemu ERP od zera wiele zależy od specyfiki i rozmiaru projektu. Można spokojnie przypuszczać, że im mniejszy obszar obejmować będzie projekt, tym mniej czasu zajmie jego przeprowadzenie i uruchomienie.
Kolejnym czynnikiem wpływającym na czas implementacji systemu ERP jest wybrana metodyka wdrożenia. W przypadku Waterfall zespół projektowy już na początku jest w stanie oszacować przewidywany czas trwania projektu. Trzeba jednak pamiętać, że Waterfall lepiej sprawdza się w przypadku budowy systemów ERP od podstaw, a to może trwać od kilku do kilkunastu miesięcy. W przypadku braku czasu lub niechęci do prowadzenia dużego projektu lepszym wyborem będzie metodyka Agile. Dzięki niej efekty będą widoczne szybko, a projekt można przerwać w każdej chwili.
Pozostałe czynniki wpływające na czas wdrożenia to budżet i zespół projektowy. O ile w przypadku Agile płaci się tylko za wykonane zadania, o tyle w przypadku Waterfall założony budżet powinien uwzględniać możliwe trudności w trakcie realizacji. Wysokość budżetu determinuje także zdolności zespołu projektowego – lepsi specjaliści wykonają pracę szybciej, ale będą kosztować więcej.
Bez względu na wybraną metodykę wdrożenia i czas trwania projektu, nie warto opóźniać wdrożenia systemu ERP, szczególnie w przypadku firm produkcyjnych czy logistycznych. Choć początkowe koszty mogą być wysokie, szybko się one zwracają pod postacią większej efektywności oraz lepszych wyników finansowych. Implementacja systemu ERP pozwala wydatnie poprawić pozycję rynkową przedsiębiorstwa, więc nie warto odkładać jej na później.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Rebranding: Mindbox oraz Mindworkers – dwa siostrzane brandy
Low code, czyli czy platformy niskokodowe są przyszłością tworzenia oprogramowania? 
Rekrutacja IT okiem kandydata – oczekiwania i najczęstsze błędy rekruterów
Dane rzeczywiste w optymalizacji produkcji- Epicor Advanced MES