Strefa wolna od botów!
Piszemy my, nie maszyny.

Czy robotyzacja w księgowości zwiększa ryzyko błędów?


W tym artykule dowiesz się:

  • Jaka technologia jest stosowana do automatyzacji procesów księgowych
  • W jakich obszarach i w jaki sposób można zautomatyzować księgowość 
  • Czy automatyzacja pozwala zminimalizować liczbę błędów i pomyłek
  • Jak robotyzacja wpływa na audyty i księgowanie

Można już powoli zapominać o żmudnym obliczaniu faktur i dziesiątkach papierowych dokumentów. Choć jeszcze chwilę pozostaną w obiegu, nie da się ukryć, że robotyzacja księgowości postępuje coraz szybciej, a coraz więcej firm daje się do niej przekonać oszczędnością czasu i redukcją kosztów.

 

 

Automatyczne przetwarzanie faktur i danych finansowych

 

Księgowość to fundament każdej firmy, więc nie powinno dziwić, że coraz więcej firm decyduje się na robotyzację tego elementu działalności – i to robotyzację wykraczającą poza prostą automatyzację Excela. Wprowadzenie zaawansowanych technologii do zarządzania tymi procesami pozwala znacząco zwiększyć efektywność operacyjną, jednocześnie redukując ryzyko występowania błędów związanych z manualnym wprowadzaniem danych.

Do automatyzacji procesów księgowych najczęściej stosuje się technologię OCR (ang. optical character recognition, optyczne rozpoznawanie znaków), która umożliwia szybkie i dokładne odczytywanie informacji zawartych na fakturach papierowych i elektronicznych. Wykorzystuje ona AI i algorytmy uczenia maszynowego, dzięki czemu systemy mogą rozpoznawać nie tylko strukturę dokumentu, ale również specyficzne dla poszczególnych firm formaty i schematy.

O znaczeniu OCR świadczą dane – w 2023 roku światowy rynek OCR wart był 12,2 miliarda dolarów, ale do 2032 wartość ma wzrosnąć do prawie 41 miliardów. W kontekście efektywności operacyjnej znaczenie OCR może być jeszcze większe dzięki integracji z systemami ERP – w takim wypadku przetworzone dane mogą być natychmiastowo przekazywane do dalszej obróbki, w tym weryfikacji płatności, rozliczeń podatkowych czy tworzenia raportów finansowych.

Robotyzacja księgowości pozwala też na bieżąco monitorować terminy płatności oraz status przetwarzanych dokumentów, a to poprawia przepływy pieniężne oraz umożliwia szybsze reagowanie na ewentualne nieprawidłowości. Ma to też znaczenie z perspektywy obowiązujących regulacji prawnych – dzięki narzędziom automatyzacyjnym można się szybciej dostosować do zmian.

 

 

Minimalizacja ludzkich błędów dzięki automatyzacji

 

Na błędy w procesach księgowych wpływają czynniki, takie jak zmęczenie, nieuwaga czy brak wystarczającej koncentracji pracowników. Jeden błąd nie jest niczym strasznym, ale jeśli będą zdarzać się one nagminnie, to w dłuższej perspektywie czasowej może to negatywnie wpływać na efektywność operacyjną przedsiębiorstwa oraz wyniki finansowe.

Wspomniane ludzkie błędy da się wyeliminować (a przynajmniej drastycznie ograniczyć ich liczbę) poprzez automatyzację – jest to jeden z powodów, dla których przyszłość robotyzacji nadejdzie szybciej, niż się spodziewano. Nawet proste automatyzacje oparte na regułach wykonywanych przez systemy komputerowe w jasno zdefiniowanych sytuacjach zapewniają powtarzalność i dokładność na poziomie nieosiągalnym dla człowieka.

Przykładem może być automatyczne generowanie raportów finansowych – systemy informatyczne, po odpowiedniej konfiguracji, mogą samodzielnie dostarczać precyzyjne dane bez ingerencji człowieka. Nie tylko przyspiesza to proces raportowania, ale także eliminuje pomyłki wynikające z ręcznego przeliczania czy przepisywania danych.

Systemy automatyzujące procesy mogą być też stosowane do wykrywania anomalii lub nieprawidłowości. Można dzięki temu zmniejszyć liczbę błędów wynikających np. z nieprawidłowego wprowadzenia danych, ale pozwala to szybko identyfikować ewentualne odchylenia i od razu na nie reagować.

 

 

Wpływ robotyzacji na proces audytu i raportowania

 

Zastosowanie RPA (ang. robotic process automation, zautomatyzowana robotyzacja procesów) sprawia, że audyty można przeprowadzać szybciej i z mniejszym ryzykiem błędów. Ma to znaczenie w każdym dziale finansowym, ale szczególnie ważna jest robotyzacja bankowości – umożliwia ona automatyczne zbieranie, analizowanie i przetwarzanie dużych ilości danych finansowych i operacyjnych, a to przyspiesza zarówno identyfikację nieprawidłowości, jak i generowanie raportów.

W tradycyjnych audytach ręczne przeglądanie dokumentacji i porównywanie danych nie tylko zajmowało mnóstwo czasu, ale przede wszystkim zwiększało koszty. Automatyzacja audytu księgowego z kolei sprawia, że systemy mogą samoczynnie przetwarzać dokumenty, weryfikować ich zgodność oraz porównywać z historycznymi zapisami i regulacjami, a wszystko to w czasie rzeczywistym i z minimalną koniecznością manualnego sprawdzania (błędy w systemach automatyzacyjnych zdarzają się rzadko, ale nie można ich całkowicie wykluczyć).

Robotyzacja procesów księgowych wpływa również na większą transparentność i możliwość śledzenia procesów. Automatyczne rejestrowanie każdej operacji pozwala w pełni dokumentować działania audytorskie, co nie tylko umożliwia ciągłe monitorowanie zgodności działań z wewnętrznymi i zewnętrznymi wymogami, ale również redukuje ryzyko manipulacji danymi.

 

 

Jak zadbać o poprawną implementację automatycznych procesów księgowych?

 

Wdrożenie automatyzacji procesów księgowych powinno rozpocząć się od analizy bieżących procesów księgowych w przedsiębiorstwie oraz znalezienia obszarów najbardziej podatnych na automatyzację – najczęściej są to wprowadzanie danych czy przetwarzanie faktur. Ważne jest, żeby określić, które zadania mogą być zautomatyzowane bez utraty precyzji i z jednoczesną oszczędnością czasu i zasobów.

Kolejnym krokiem jest wybór oprogramowania – musi być ono elastyczne, skalowalne oraz kompatybilne z systemami ERP lub CRM używanymi w firmie. System powinien bez problemu integrować się z istniejącą infrastrukturą IT. Z kolei wybór dostawcy powinien uwzględniać nie tylko koszty systemu i inne opłaty, ale również także jego zdolność do regularnej aktualizacji platformy.

Gdy system jest już przygotowany do instalacji, trzeba zadbać o szkolenie zespołu księgowego. Pracownicy muszą zaznajomić się z nowymi narzędziami i sposobami ich wykorzystania, ale jednocześnie nie należy zapominać o transparentności zautomatyzowanych procesów – zespół winien mieć wgląd w sposób przetwarzania danych, ponieważ tylko na tej podstawie można skutecznie monitorować działanie systemu oraz reagować w przypadku problemów.

Automatyczne procesy księgowe muszą być dokładnie chronione przed nieautoryzowanym dostępem, więc wybrany system musi spełniać najwyższe standardy w zakresie ochrony informacji finansowych. Dobrym rozwiązaniem jest też wdrożenie dodatkowych mechanizmów weryfikacji np. szyfrowania danych.

Po wdrożeniu oprogramowanie powinno być regularnie aktualizowane, aby uwzględniać zmiany w przepisach. Pomocne mogą być też regularne audyty, które pozwolą na bieżąco kontrolować działanie systemu oraz sprawdzać jego poprawność.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!