Automatyzacja Excela – co można zautomatyzować, aby praca z arkuszami była efektywniejsza?

Szukasz drogi ucieczki z excelowego piekła? Warto zaprzyjaźnić się z botami. Nawet jeśli twoja organizacja nie jest bardzo zaawansowana technologicznie (na przykład nie korzysta jeszcze z systemu ERP), nie oznacza to od razu, że Excel-automatyzacja i inteligentne procesy są poza waszym zasięgiem.    

Jakie procesy można zautomatyzować w Excelu? Automatyzacja Excela a RPA

  Excel, dodatki, automatyzacja… Jeśli na co dzień pracujesz z arkuszami kalkulacyjnymi, to jest duża szansa, że zdarzyło ci się już zawędrować w zakamarki Internetu, które podpowiadają jak uniknąć żmudnych aktywności pod tytułem „kopiuj-wklej”.   Bez względu na to, czego konkretnie potrzebujesz (na przykład automatyzacja wykresów czy automatyzacja raportowania), Excel oferuje kilka sposobów na to, by ominąć manualną aktualizację danych. Obejmują one zarówno zaawansowane metody, które wiążą się z użyciem języka VBA oraz dodatków Power Query i/lub Power Pivot, jak i łopatologiczne, acz czasochłonne tricki do realizacji w domowym zaciszu.   Prawdziwą zabawę i pełnię możliwości oferują jednak dopiero rozwiązania RPA, na przykład w Chmurze. Automatyzacja nie musi bowiem obejmować od razu całego przedsiębiorstwa i tworzyć odrębnego ekosystemu różnych zaawansowanych technologii. Wystarczą boty programowe, które można skonfigurować do obsługi szerokiej gamy zadań związanych z programem Excel (i opartych na regułach). Należą do nich między innymi:  

• integracja z innymi aplikacjami oraz migracja danych pomiędzy nimi,
• przeciąganie danych z arkuszy kalkulacyjnych do cyfrowych formularzy,
• kategoryzacja danych i usuwanie zduplikowanych wierszy,
• porównywanie danych w różnych kolumnach,
• przygotowywanie raportów analitycznych.

   

Dlaczego warto automatyzować arkusze Excel w przedsiębiorstwie? Czy automatyzowanie Excela się opłaca?

  W przypadku firmy, która zmaga się z potrzebą usprawnienia procesów biznesowych opartych na wielu zestawach danych z różnych źródeł, dobrze dobrana i prawidłowo zastosowana strategia RPA może szybko przynieść wymierne korzyści. Oto kilka z nich:  

• Szeroki zakres działania

W przeciwieństwie do automatyzacji z użyciem makr, robotyzacja odbywa się nie tylko w środowisku Excela. Boty pracują bowiem na poziomie warstwy prezentacji (dotyczy to zarówno aplikacji, jak i całych systemów). Pozwala to na bezproblemową automatyzację działań na wielu platformach oprogramowania, poprawiając przepływ danych i ich dokładność, a eliminując potrzebę ręcznych i czasochłonnych wysiłków.

• Wzrost produktywności

Boty mogą wykonywać rutynowe zadania znacznie szybciej niż ludzie, bez urlopów i robienia sobie przerw na herbatę. Uwalniają przy tym pracowników od powtarzalnych czynności, które monopolizują ich czas. Dzięki robotom programowym obsługującym tę wysokonakładową pracę, mogą oni skoncentrować się na zadaniach, które wymagają ich unikalnych, intelektualnych umiejętności, takich jak na przykład obsługa wyjątków od reguły. Pracując razem, ludzie i boty mogą szybciej rozwiązywać wyzwania biznesowe i podnosić wydajność operacyjną.

• Skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem

Kiedy ludzie manipulują danymi programu Excel, zawsze istnieje ryzyko błędu, zwłaszcza jeśli przetwarzają informacje z wielu różnych arkuszy kalkulacyjnych i źródeł. Literówki i pomyłki w formułach mogą utrudniać procesy lub spowodować problemy, które negatywnie wpłyną na customer experience, a nawet doprowadzą do naruszenia obowiązujących zasad czy przepisów. Automatyzacja eliminuje te zagrożenia.

• Zwiększona dostępność

RPA to rozwiązanie, które nie wymaga kodowania, co oznacza, że po jego wdrożeniu​​użytkownicy będą mogli automatyzować excelowe zadania bez konieczności programowania i przy minimalnej interwencji działu IT.

• Łatwa integracja

Dzięki temu, że RPA działa na poziomie warstwy prezentacji (czyli interfejsu użytkownika), technologia ta może łączyć ze sobą wiele aplikacji i starszych systemów. Pozwala to na stworzenie bardziej płynnego przepływu danych między programem Excel, a innymi narzędziami biznesowymi. To z  kolei szybko usuwa luki, które przyczyniały się do powstawania wąskich gardeł i opóźnień w procesach.

• Brak rewolucji i minimalne ryzyko zakłóceń

RPA to idealne podejście dla firm, które chcą unowocześnić swoje procesy bez konieczności ponoszenia ryzyka i kosztów związanych z radykalną zmianą w obszarze IT. Implementacja nie wpłynie bowiem znacząco na podstawowe systemy. Zespoły będą mogły nadal pracować na znanych im programach, których udoskonalenie często zajmowało całe lata.    

Gdzie szukać pomocy w automatyzacji Excela?

  Jeśli nie chcesz wydać fortuny na szkolenia, ani spędzać czasu na nauce programowania, warto zwrócić się z tematem automatyzacji Excela do specjalistów. Mogą to być firmy, które posiadają w swoim portfolio szeroki zakres usług związanych z tymże programem i zapewne będą pomocne w okiełznaniu makr. Warto jednak równolegle sprawdzić potencjał do robotyzacji i przekalkulować opłacalność tego rozwiązania, biorąc pod uwagę wielopoziomowe korzyści, które ma ono do zaoferowania. W tym celu zapraszamy serdecznie do Mindbox, gdzie już od wielu lat z dumą i entuzjazmem wprowadzamy naszych klientów w świat RPA.