/ We know how

Skuteczne zarządzanie czasem – automatyzacja kluczem do efektywności


W tym artykule dowiesz się:

  • Od czego zacząć efektywne zarządzanie czasem
  • Jakie są najbardziej znane narzędzia do organizacji zadań
  • Na co zwrócić uwagę przy doborze narzędzi
  • Jak mierzyć efektywność automatyzacji zarządzania czasem

Nic nie jest tak cenne jak czas – wiedzą o tym szczególnie przedsiębiorcy i właściciele firm, a także wszelkiego rodzaju specjaliści zajmujący się optymalizacją tego zasobu. Żeby skutecznie zarządzać czasem, coraz więcej firm decyduje się automatyzować środowisko pracy.

 

 

Wprowadzenie do zarządzania czasem i automatyzacji

 

Czas jest najcenniejszym zasobem ze wszystkich, a także, w przeciwieństwie do wielu innych, nie da się go odzyskać. Nie jest zatem niczym dziwnym, że w biznesie dąży się do minimalizacji jego zużycia poprzez eliminowanie opóźnień i lepszą organizację pracy. Sposobami realizacji tych zadań zajmuje się dziedzina zwana zarządzaniem czasem – pod tym pojęciem kryje się umiejętność efektywnego wykorzystywania dostępnego czasu, żeby osiągnąć konkretne cele.

Mówiąc o zarządzaniu czasem, mówi się o kilku, równoważnych działaniach – tylko ich synergia sprawia, że czas wykorzystuje się efektywnie. Cały proces zaczyna się od określenia celów i priorytetów – wiedza, co zrobić, a co może poczekać, jest jednym z najważniejszych narzędzi zarządzania czasem. Na tej podstawie można przejść do delegowania zadań, co w zamierzeniu ma prowadzić do zmniejszenia lub wyeliminowania opóźnień czy przestojów – ponieważ każde działanie zajmuje pewien czas, firmy muszą robić wszystko, żeby przynosiło ono jakiś skutek.

W zarządzaniu czasem stosuje się różnorodne narzędzia – od prostych, takich jak kalendarze i planery, po rozbudowane w postaci systemów ERP czy innych platform wykorzystujących RPA (zrobotyzowaną automatyzację procesów). Można powiedzieć, ze współcześnie ta technologia odgrywa podobną rolę co maszyny parowe w początkach rewolucji przemysłowej – oba rozwiązania znacząco przyspieszyły ludzką pracę.

 

 

Dlaczego automatyzacja jest kluczowa dla efektywnego zarządzania czasem?

 

Wiele jest powodów, dla których automatyzacja pozwala efektywniej zarządzać czasem. Dzięki zastosowaniu tej technologii można wykonywać powtarzalne działania bez udziału człowieka (przykładem może być zastosowanie RPA w liniach produkcyjnych). Nie tylko pozwala to oszczędzić czas niezbędny do wykonania konkretnego procesu, ale też redukuje liczbę błędów – maszyny nie ulegają znużeniu i rutynie, a ich działania są spójne bez względu na okoliczności.

RPA to jedno z najpopularniejszych rozwiązań automatyzacyjnych – powodów takiego stanu rzeczy jest wiele, ale jednym z najważniejszych jest zwiększenie efektywności procesów biznesowych. Jest to wielowymiarowe – z jednej strony same procesy przebiegają efektywniej, a więc realizowane są szybciej, ale także ludzie nie marnują czasu. Godziny, które wcześniej poświęcali na żmudne i trudne zadania, można przeznaczyć na realizację bardziej wartościowych celów lub odkładanych wcześniej – z braku czasu – pomysłów.

Czas można oszczędzać także, automatyzując inne aspekty działalności przedsiębiorstwa. Przykładowo automatyzacja przetwarzania i analizy danych nie tylko uwalnia zespół analityczny od najnudniejszej częściej pracy, ale również wpływa na proces podejmowania decyzji. Współczesne rynki są bardzo dynamiczne i częściowo nieprzewidywalne (pomimo rosnącej ilości danych), więc możliwość szybkiej reakcji na zmiany jest niezbędna w osiąganiu sukcesu.

 

 

Narzędzia do optymalizacji codziennych zadań

 

Implementacja RPA i automatyzacja procesów wymagają odpowiedniego wdrożenia pracowników. Mowa tutaj nie tylko o wyjaśnieniu, że roboty i aplikacje nie zastąpią ludzi, ale również technicznych szkoleniach z obsługi różnorodnych narzędzie do zarządzania czasem pracy. Tych zaś jest mrowie – zdecydowanie najpopularniejsze (szczególnie w środowisku IT) są różnego rodzaju planery i platformy do zarządzania zadaniami, takie jak Google Calendar, Trello czy Asana. Dzięki nim pracownicy wiedzą, co mają zrobić i do kiedy muszą wywiązać się z obowiązków – te dwie informacje są podstawą skutecznego zarządzania czasem.

Równie przydatne są narzędzia do automatyzacji zadań – prawdziwą skuteczność w efektywnym zarządzaniu czasem osiąga się nie przez polecenie pracownikom, żeby byli szybsi i bardziej skuteczni, lecz przez udostępnienie im narzędzi do tego celu. Za przykłady mogą posłużyć IFTTT (If This Then That) – narzędzie do tworzenia prostych automatyzacji działających na podstawie zasady „jeśli x, to y” – lub bardziej rozbudowany Zapier, który pozwala nie tylko automatyzować procesy, ale też łączyć różne aplikacje w jednym środowisku.

W skutecznym zarządzaniu czasem istotny jest też jego pomiar. Do tego celu można wykorzystywać różne aplikacje do mierzenia czasu poświęcanego nie tylko na wykonanie zadania, ale również inne aktywności (przerwy, spotkania, etc.) – mowa m.in. o RescueTime (który jednocześnie wskazuje obszary do poprawy), Clockify czy Toggl. W tym aspekcie zarządzania czasem pomóc też mogą rozszerzenia do przeglądarek, takie jak StayFocusd.

 

 

Praktyczne porady dotyczące wdrażania automatyzacji

 

W zarządzaniu czasem i optymalizacji zadań w biznesie ważne są zarówno całościowy obraz danego środowiska pracy, jak i niedostrzegalne gołym okiem szczegóły. Nie zmienia to faktu, że wdrażając rozwiązania automatyzacyjne w firmie, warto zacząć od najogólniejszego spojrzenia na działalność przedsiębiorstwa – wstępna analiza całości i stopniowe schodzenie w głąb procesów pozwalają zidentyfikować obszary priorytetowe. Należy pamiętać, że automatyzacja ma rozwiązywać problemy, a nie stwarzać nowe.

Warto też pamiętać, żeby dobrać narzędzia dostosowane do specyfiki firmy. Nie warto przy tym komplikować spraw – czasami jedno uniwersalne narzędzie może zastąpić kilka specjalistycznych. W przypadku stosowania kilku różnych aplikacji należy upewnić się, że są one ze sobą kompatybilne, a ich integracja nie nastręcza trudności. Jednocześnie nie wolno zapominać, że wybrane rozwiązania powinny być elastyczne – nawet po dokładnym rozpisaniu całego procesu mogą pojawić się nieprzewidziane zdarzenia czy niewidoczne wcześniej elementy.

Przed wdrożeniem automatyzacji w całej firmie, dobrze jest przetestować ją w mniejszym zakresie, np. w jednym z działów. Choć cały proces najlepiej jest zacząć od ogólnego obrazu, implementację dobrze jest rozpoczynać od prostszych zadań i stopniowo zwiększać zakres. Jednocześnie dobrze jest dokumentować wszystkie elementy automatyzacji – dzięki temu można łatwiej znaleźć błędy i sposoby ich naprawy.

 

 

Mierzenie efektywności – jak śledzić korzyści wynikające z automatyzacji

 

Chociaż poprawiając zarządzanie czasem, mierzy się głównie zaoszczędzony czas dzięki automatyzacji, nie zmienia to faktu, że wpływa to także na inne wskaźniki stosowane w pomiarze efektywności. Jednym z nich są pieniądze – jeżeli firma jest w stanie produkować więcej w krótszym czasie i jednocześnie minimalizować straty materiałowe, mogą zwiększyć się jej przychody. Także koszty produkcji mogą ulec zmniejszeniu, dzięki lepszemu zarządzaniu czasem.

Mierzenie efektywności automatyzacji powinno też obejmować śledzenie, w jakim stopniu wpłynęła ona na redukcję liczby błędów ludzkich oraz ogólną jakość produktów lub usług. Nie tylko daje to suche dane o zaoszczędzonym czasie, ale też pozwala wskazać zmiany w efektywności procesów, a zatem również skuteczności biznesowej – wprowadzenie automatyzacji może wpływać nie tylko na procesy produkcyjne, ale również na wynik działań sprzedażowych lub marketingowych.

Warto też nieustannie podkreślać, że najważniejszym aspektem zarządzania czasem i automatyzacji jest poprawa dobrostanu ludzi, zarówno pracowników, jak i klientów. Jak wiadomo, zadowolony pracownik to zmotywowany i skuteczny pracownik, ale żeby tak się stało, firmy muszą przygotowywać swoje zespoły do pracy w zautomatyzowanym środowisku. Ważny jest także pomiar ich zastosowania i zadowolenia z ich użycia, ponieważ pośrednio wpływa on na opinię klientów, a zatem także wizerunek całej organizacji.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
    62'