Narzędzia RPA: efektywność procesów dzięki automatyzacji

Współczesne firmy niejednokrotnie korzystają z zaawansowanych narzędzi RPA do zwiększania efektywności procesów biznesowych. Choć roboty pozwalają w krótkim czasie znacząco poprawić wydajność i jakość pracy, ich wdrożenie wymaga odpowiedniego przygotowania. Jak zaawansowane narzędzia RPA poprawiają sytuację rynkową przedsiębiorstwa? Na co zwrócić uwagę w trakcie ich implementacji?    

Co to jest RPA (Robotic Process Automation)?

  RPA, czyli zrobotyzowana automatyzacja procesów, to technologia i metoda automatyzacji powtarzalnych zadań w procesach biznesowych. Jej wdrożenie z reguły ma na celu zwiększenie efektywności operacyjnej firmy, co może odbyć się dzięki automatyzacji następujących aspektów działalności organizacji:

• Automatyzacja różnych zadań pozwala przyspieszyć ich wykonywanie. Przykładowo, automatyzacja interfejsu użytkownika pozwala symulować zachowania osób używających systemu (klikanie, wprowadzanie danych, przenoszenie plików etc.), a w przypadku procesów decyzyjnych umożliwia podejmowanie działań na podstawie określonych w systemie reguł i warunków.
• Integracja systemów jest jedną z najważniejszych funkcji RPA. Pozwala ona połączyć w ramach jednej platformy dane z różnych aplikacji, co przekłada się na zachowanie spójności i poprawności informacji oraz eliminuje ryzyko błędów np. we wprowadzaniu danych.
• Niektóre RPA pozwalają analizować dane, generować raporty i wykresy oraz mogą w czasie rzeczywistym mierzyć wybrane wskaźniki efektywności.
• Kolejnym z często stosowanych w ramach RPA rozwiązań są boty adaptacyjne. Wykorzystują one różne metody uczenia maszynowego, co pozwala im dostosować swoje działanie do zmian w procesach biznesowych.
• Zaawansowane narzędzia RPA są równie często stosowane w orkiestracji procesów i konteneryzacji zadań. Celami takiego rozwiązania są lepsza kontrola przepływu pracy, zarządzania kolejnością zadań czy śledzenia postępów.

   

Kluczowe zalety użycia RPA w procesach biznesowych

  Zastosowanie Robotic Process Automation (RPA) w procesach biznesowych przekłada się przede wszystkim na zwiększenie efektywności pracy w organizacji. RPA stosuje się do automatyzacji powtarzalnych i czasochłonnych zadań, co nie tylko zwiększa wydajność, ale również wpływa na poprawę dobrostanu pracowników. Zastosowanie zaawansowanych narzędzi RPA pozwala także przyspieszyć pracę, ponieważ roboty mogą działać bez przerw. Dzięki powierzeniu im najżmudniejszych zadań zespół może skupić się na obowiązkach wymagających większej kreatywności i zaangażowania. Warto też zauważyć, że roboty RPA wykazują się większą dokładnością i spójnością w wykonywaniu zadań niż ludzie. Ich implementacja w środowisku pracy przekłada się na zmniejszenie prawdopodobieństwa wystąpienia błędów. Mowa tutaj nie tylko o lepszym wykonywaniu zadań związanych z produkcją, ale również o wprowadzaniu danych czy zarządzaniu relacjami z klientem. Implementacja RPA jest także istotna w kontekście trudności gospodarczych, z którymi może borykać się firma. Jest to szczególnie ważne współcześnie – gospodarcza zawierucha spowodowana pandemią, skutkami globalnego ocieplenia czy malejącą dostępnością zasobów wymusza na firmach podejmowanie zdecydowanych działań. Zastosowanie zaawansowanych narzędzi RPA jest często wybieraną metodą zapewnienia większej skalowalności biznesu. Ponieważ do systemu można w prosty sposób dodawać roboty lub usuwać je, gdy nie są potrzebne, można szybko i wydajnie dostosować działalność firmy do wymogów rynkowych.    

Przegląd zaawansowanych narzędzi RPA na rynku

  Na rynku istnieje wiele zaawansowanych narzędzi RPA, zarówno tych oferowanych przez technologicznych gigantów, jak i rozwiązań otwarto źródłowych przygotowanych przez freelancerów czy niewielkie zespoły. Każda z platform oferuje różnorodne funkcje, a wybór odpowiedniego narzędzia zależy tylko i wyłącznie od specyfiki potrzeb i wymagań konkretnej organizacji. Jedne z najpopularniejszych systemów RPA na rynku to:

• UiPath – narzędzie będące od lat w ścisłej czołówce branży RPA. Pozwala szybko i wydajnie zautomatyzować procesy biznesowe i interfejs użytkownika oraz można je integrować z systemami magazynowymi czy MRP. Oferuje także narzędzia do tworzenia i zarządzania robotami RPA oraz moduł analizy i raportowania.
• Automation Anywhere – kompleksowa platforma RPA, która podobnie jak UiPath oferuje funkcje automatyzacji procesów, analizy danych czy integracji systemów. Pozwala także zarządzać kontrolą dostępu, monitorowania i audytu, co jest szczególnie istotne w przypadku przedsiębiorstw o dużej skali wdrożeń.
• Blue Prism – kolejne popularne narzędzie RPA, które wyróżnia się przejrzystym i intuicyjnym interfejsem użytkownika, co pozwala tworzyć, zarządzać i monitorować działanie robotów nawet osobom bez przygotowania programistycznego. Oprócz tego może zawierać moduł analizy danych oraz daje się integrować z innymi stosowanymi w firmie systemami.
• WorkFusion – platforma łącząca automatyzację procesów biznesowych z uczeniem maszynowym. Oferuje standardowe funkcje RPA (tworzenie robotów RPA, analizę danych czy zarządzanie regułami biznesowymi) oraz można ją łatwo integrować z technologiami, takimi jak rozpoznawanie obrazów czy języka naturalnego.
• Kofax – narzędzie wyspecjalizowane w automatyzacji procesów dokumentacji i przetwarzania danych. Pozwala rozpoznawać tekst, optymalizować obrazy oraz można je łączyć z systemami zarządzania dokumentami i analizy danych.

   

Jak implementować narzędzia RPA w procesach biznesowych

  Implementacja zaawansowanych narzędzi RPA wymaga przemyślanego i ustrukturyzowanego podejścia. Pierwszym krokiem powinno być przeprowadzenie szczegółowej analizy istniejących procesów biznesowych. Pozwala to określić zakres zadań do automatyzacji, z naciskiem na te powtarzalne, czasochłonne i podatne na błędy. Na tej podstawie można przejść do wyboru odpowiedniego narzędzia – w tym celu dobrze jest skontaktować się z firmą wyspecjalizowaną we wdrożeniach tego typu rozwiązań, jako że jej pracownicy mogą przygotować ofertę dostosowaną do potrzeb i wymagań konkretnego przedsiębiorstwa. Po wyborze narzędzia można przejść do określenia celów i zakresu automatyzacji oraz metodyki wdrożenia. W tym wypadku również warto skonsultować się ze specjalistami od implementacji RPA – z ich pomocą można przygotować plan i harmonogram wdrożenia. Warto też zaangażować do tego pracowników, którzy docelowo mają korzystać z platformy. Bezwzględnie należy zakomunikować im cele, zakres i przewidywane skutki wdrożenia, a także uspokoić ich obawy związane np. z utratą pracy w wyniku robotyzacji. W tym samym czasie należy skupić się na kwestiach czysto technicznych, takich jak tworzenie i konfiguracja robotów RPA. Należy przypisać im zadania, ustalić reguły postępowania i wymagania, a następnie przeprowadzić testy. Po ich zakończeniu można przejść do wdrożenia RPA w rzeczywistym środowisku produkcyjnym. Sukces implementacji RPA wynika nie tylko z wyboru dopasowanego do specyfiki firmy rozwiązania i odpowiedniego przeszkolenia pracowników, ale również z monitorowania danych. Od razu po wdrożeniu należy rozpocząć śledzenie wydajności robotów. Nie tylko pozwala to optymalizować procesy, ale również umożliwia skalowanie działalności firmy w zależności od warunków rynkowych.    

Studia przypadków: Zwiększenie efektywności dzięki RPA

  Przed wdrożeniem zaawansowanych narzędzi RPA warto zapoznać się z dostępnymi studiami przypadków implementacji. Mogą one być merytoryczną podstawą do procesu wdrożenia, ponieważ każde z nich opisuje, jaki problem napotkała firma, jakie rozwiązanie wybrała oraz co uzyskała dzięki zastosowaniu RPA. Lektura case studies jest też istotna z technicznego punktu widzenia. Przykładowo, jeśli wdrożenie RPA planuje firma z branży spożywczej, zapoznanie się ze studiami przypadków innych firm z tego sektora pozwoli ograniczyć zakres narzędzi niezbędnych do osiągnięcia podobnych efektów. Jednym z takich przypadków jest przykład firmy Danone, która dzięki wdrożeniu w swoim środowisku pracy UiPath zautomatyzowała 100 procesów oraz wytypowała prawie 500 potencjalnych zadań do robotyzacji. Zaznajomienie się z case study opisującym to wdrożenie może przełożyć się na optymalizację procesu implementacji RPA w innej firmie. Case studies mogą też posłużyć jako narzędzie do identyfikacji potencjalnych problemów. Implementacja RPA jest procesem czasochłonnym i wymagającym, więc nie można wykluczyć, że w jej trakcie pojawią się nieprzewidziane trudności i zdarzenia. Żeby lepiej przygotować firmę na wdrożenie zaawansowanych narzędzi RPA, można przed rozpoczęciem tego procesu określić listę błędów popełnionych przez innych. Pozwala to szybciej na nie reagować w przypadku ich wystąpienia, a także umożliwia podjęcie działań prewencyjnych, które skutkują szybszym zakończeniem procesu implementacji RPA.