Co możesz zautomatyzować w swoim przedsiębiorstwie przy pomocy RPA?
RPA, czyli zrobotyzowana automatyzacja procesów, podbija kolejne sektory i firmy. Coraz więcej organizacji decyduje się na automatyzację procesów biznesowych ze względu na liczne korzyści. Co można zautomatyzować i jak wpływa to na działalność firmy?
Zautomatyzowanie rutynowych i powtarzalnych zadań
Automatyzacja procesów biznesowych to jedno z głównych zastosowań RPA (Robotic Process Automation; zrobotyzowana automatyzacja procesów). Choć sam proces robotyzacji może budzić pewien sceptycyzm wśród pracowników, technologia ta wielokrotnie udowodniła, że jest w stanie poprawić efektywność pracy i zadowolenie ludzi.
RPA można wykorzystać do automatyzacji wielu żmudnych procesów biznesowych. Mowa o takich działaniach jak:
- przetwarzanie danych,
- wypełnianie formularzy,
- zarządzanie pocztą elektroniczną,
- aktualizacja danych w systemach,
- generowanie raportów,
- monitoring i powiadomienia.
RPA sprawdzi się także w procesie przyjmowania nowych pracowników. Nie zastąpi doświadczonego pracownika, który wciela się w rolę trenera, ale może generować umowy, zbierać i weryfikować dane osobowe czy dostarczać nowym osobom niezbędnych informacji na temat zasad i procedur w firmie.
RPA dowiodło swojej skuteczności także w zarządzaniu produkcją i stanami magazynowymi. Dzięki swojej wszechstronności i skalowalności pozwala zminimalizować błędy i oddelegować pracowników do bardziej wartościowych i kreatywnych zadań. Sprawia to, że coraz więcej firm w Polsce decyduje się na robotyzację procesów biznesowych. Według raportu przygotowanego przez Global Data do 2030 nakłady na automatyzację procesów biznesowych mają być cztery razy większe niż w 2021 roku!
Automatyzacja procesów obsługi klienta i zarządzania relacjami z klientami
W dobie hiperautomatyzacji można przypuszczać, że w końcu wszystkich konsultantów zastąpią roboty, ale nic bardziej mylnego. Owszem, automatyzacja procesów obsługi klienta jest coraz powszechniejsza, ale jeszcze przez długi czas maszyny nie zastąpią wykwalifikowanego pracownika – mogą jednak znacznie pomóc mu w pracy, poprawiając efektywność i zapewniając spójność danych.
RPA może automatycznie analizować otrzymane wiadomości e-mailowe, czaty lub zgłoszenia klientów, i na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł generować odpowiedzi. Może również przekierowywać bardziej złożone zapytania do pracowników. Może także aktualizować dane klientów – jeśli klient zgłasza zmianę adresu, RPA może automatycznie go zaktualizować we wszystkich systemach, w których figuruje.
Systemy RPA można tak skonfigurować, że możliwa jest automatyzacja nudnych zadań, takich jak rozpatrywanie najprostszych reklamacji. Szybkie i efektywne zarządzenie nimi może poprawić satysfakcję klienta. Na to może też wpłynąć fakt, że RPA może dostarczać spersonalizowane komunikaty i oferty na podstawie historii zakupów lub preferencji klientów.
Automatyzacja procesów biznesowych jest jak najbardziej możliwa, ale trzeba pamiętać, żeby zadbać o odpowiedni pipeline wdrożenia. Nie wystarczy tylko pamiętać o początku i końcu projektu – żeby RPA było skuteczne przez długi czas, trzeba je nieustannie udoskonalać, w myśl podejścia CI/CD (Continuous Integration, Continuous Delivery; ciągła integracja, ciągłe dostarczanie, w skrócie ciągły rozwój).
Optymalizacja procesów finansowych i księgowych za pomocą RPA
Jednym z najważniejszych zadań, które często automatyzuje się za pomocą, RPA jest optymalizacja procesów finansowych i księgowych. Dzięki niej procesy takie jak odczytywanie i porównywanie danych z faktur z informacjami w systemie, walidacja, generowanie raportów i dokonywanie płatności wykonują się automatycznie z niewielkim lub żadnym nadzorem ze strony pracowników.
Oprócz tego RPA może automatycznie porównywać dane finansowe z różnych źródeł i identyfikować różnice czy niezgodności. Może także automatyzować proces księgowania transakcji, na podstawie określonych reguł i zgodnie z zasadami rachunkowości.
Dzięki RPA możliwa jest automatyzacja zarządzania raportami finansowymi. System może automatycznie zbierać i przetwarzać dane z różnych źródeł, a następnie generować na ich podstawie raporty finansowe w wybranym formacie. Jest to bardzo pomocne w zarządzeniu budżetem firmy, a także wspomaga procesy audytowe i pomaga w identyfikacji potencjalnych nieprawidłowości czy ryzyk.
Automatyzacja procesów księgowych przy pomocy RPA zwiększa efektywność, dokładność i spójność danych finansowych. Dzięki niej pracownicy rzadziej popełniają błędy i mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Ogólny wzrost efektywności i zadowolenia pracowników to prosta droga do budowy sukcesu rynkowego – robotyzacja procesów może wydatnie pomóc w jego osiągnięciu.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Ewangelista automatyzacji, czyli jak zostać liderem automatyzacji w firmie i przygotować ją na XXI wiek?
Automatyzacja wprowadzania danych, czyli jak wykorzystać AI w żmudnej pracy?
Jakie możliwości daje automatyzacja procesów biznesowych i w jakich branżach można ją zastosować?
Największe wyzwania związane z automatyzacją, przed którymi stoją przedsiębiorstwa