RPA w HR: czy w dziale zarządzania zasobami ludzkimi jest potrzebna zrobotyzowana automatyzacja procesów?

# Autonomous Enterprise

RPA w HR: czy w dziale zarządzania zasobami ludzkimi jest potrzebna zrobotyzowana automatyzacja procesów?

03.09.2021

Krótszy czas realizacji, minimalne ryzyko błędu i duży potencjał, jeśli chodzi o skalowalność. Mowa oczywiście o Robotic Process Automation. Zestawiając możliwości, które oferuje ta technologia z rekordowym spadkiem poziomu zaangażowania wśród pracowników na całym świecie, który wg Instytutu Gallupa wynosił w 2020 roku zaledwie 36%, zastosowanie rozwiązań RPA w HR nie powinno nikogo dziwić. Poniżej przedstawiamy szerszy obraz sytuacji.

Czy wdrożenie RPA w dziale HR ma sens?

RPA w HR pozwala uwolnić nawet 40% czasu ekspertów Human Resources. Jest to ważne choćby z tego względu, że działom personalnym często brakuje pracowników, którzy mogliby skupić się na procesach i usługach, które mogłyby zapewnić firmie konkurencyjną przewagę.

Odciążone zespoły HR mogą bowiem poświęcić czas na wiele wartościowych zadań związanych z zarządzaniem talentami, kulturą organizacyjną, angażowaniem pracowników, optymalizacją procesów, systemem nagród, projektowaniem nowych miejsc pracy czy szkoleniami. RPA dla HR oznacza więc:

możliwość stworzenia lepszego employee experience, a zatem również przyciągania i zatrzymywania talentów,
więcej przestrzeni na zapoznawanie się z najnowocześniejszymi narzędziami dostępnymi na rynku cyfrowym,
większą satysfakcję z pracy spowodowaną redukcją nudnych, powtarzalnych zadań,
więcej czasu na eksplorację procesów pod kątem wskazania kolejnych kandydatów do automatyzacji,
możliwość przekierowania uwagi na zadania, które poprawią wyniki biznesowe organizacji.

Jakie procesy można zrobotyzować w HR?

Działy personalne są bardzo podatnym gruntem dla automatyzacji. Projekt „RPA in HR” może zatem obejmować wiele różnych procesów, które są powtarzalne i wiążą się z wprowadzaniem danych. Szczegółowo opisaliśmy je tutaj. Oto kilka przykładów:

aktualizacja listy płac,
obsługa zwolnień lekarskich i podań o urlop,
onboarding i offboarding pracowników,
zarządzanie wydatkami i zwrotami,
działania sourcingowe i background screeningowe,
udzielanie odpowiedzi na najczęściej zadawane przez kandydatów i pracowników pytania.

Jakich procesów w HR nie da się zrobotyzować?

Jeśli chodzi o robotyzację, w HR obowiązują te same zasady, co w przypadku innych działów firmy. Kandydatami do RPA NIE powinny być więc procesy, które:

mają niski wolumen transakcji,
są rzadko uruchamiane,
nie są oparte na regułach,
mają wysoki poziom wyjątków systemowych,
są niedojrzałe i niestabilne,
działają w oparciu o zmienne systemy informatyczne,
mają niestandardowy typ wejścia,
nie są obsługiwane w sposób manualny,
używają nieustandaryzowanych danych,
wymagają interpretacji przez wyspecjalizowaną osobę.

Czy dział HR będzie potrzebny po wdrożeniu RPA?

Oczywiście! Zmieni się jedynie nieco jego rola. W firmach, które mają już za sobą transformację cyfrową pracownicy działów personalnych obejmują strategiczne role, w ramach których zajmują się wypracowywaniem przewagi konkurencyjnej. Talent Acquisition Specialist, Employee Relations Specialist, Compensation & Benefits Professional, HR Business Partner czy Learning & Development Specialist to tylko kilka przykładów stanowisk, które powstały w odpowiedzi na potrzeby rynku.

RPA w HR: przykłady i scenariusze użycia

Ciekawym case study w zakresie robotyzacji procesów HR może pochwalić się jeden z dostawców tego typu rozwiązań, firma UiPath. Zautomatyzowany został tam proces onboardingu, który wcześniej składał się w zasadzie z czynności typu kopiuj-wklej, a przy tym był przeprowadzany przez jedną i tą samą osobę. Przygotowanie dokumentów zajmowało jej każdorazowo aż 30 minut, a do firmy dołączało codziennie od ośmiu do dziesięciu pracowników. Wolumen był zatem bardzo duży.

Przed wdrożeniem zmiany wyglądało to w ten sposób, że nowi pracownicy skanowali swoje dokumenty i przesyłali je drogą elektroniczną w celu przetworzenia. Eksperci RPA tak skonfigurowali robota software’owego, aby za pomocą technologii OCR rozpoznawał potrzebne działowi HR informacje, a następnie wprowadzał je do odpowiedniej bazy. Dzięki temu usprawnieniu czas wykonania zadania został skrócony do pięciu minut, a pracownik mógł zająć się inicjatywami CSR. Jedynym krokiem, jaki obecnie musi wykonać osoba odpowiedzialna za proces jest sprawdzenie, czy informacje wprowadzone do systemu są prawdziwe.

Więcej tego typu przykładów podpartych konkretnymi liczbami znaleźć można na stronie firmy UiPath. Dotyczą one między innymi nie tylko zrobotyzowanego onboardingu, ale i zautomatyzowanej listy płac.

Jak wdrożyć RPA w HR?

Sposobów na wdrożenie RPA w procesach HR, podobnie jak w innych obszarach, jest kilka, a ostateczny wybór zależy od wielu czynników. Kluczowy będzie poziom dojrzałości technologicznej organizacji, w tym stopień wykorzystania Chmury. Rozwiązania cloudowe mogą być bowiem przydatne zarówno w trakcie samej implementacji, jak i na późniejszym etapie, jeśli padnie decyzja o outsourcingu. Bez względu na to, w którym miejscu obecnie jest twoja firma, zapraszamy serdecznie do rozmowy z nami.