Business Process Discovery – rola RPA w analizie procesów

Wykrywanie procesów biznesowych może odbyć się zarówno z wykorzystaniem zrobotyzowanej automatyzacji, jak i być jednym z kroków, który do niej zaprowadzi. W drugim z przypadków mogą się jednak pojawić ograniczenia, które spowodują, że manualna analiza nie będzie tak efektywna, jak ta przeprowadzona z użyciem RPA. Jakie? Na to pytanie odpowie dalsza lektura.     

Czym tak właściwie jest Business Process Discovery (BPD)? 

 Na Business Process Discovery (BPD) składa się szereg technik, których zadaniem jest eksploracja procesów biznesowych w organizacji celem przygotowania ich reprezentacji w określonej formie do dalszych obserwacji i wniosków. Metody te wykorzystują istniejące rekordy, dokumentację i systemy technologiczne oraz zasoby ludzkie, aby wyodrębnić informacje niezbędne do analizy kluczowych przepływów pracy, struktur oraz elementów. 

Dlaczego warto przeprowadzić Business Process Discovery? 

 Wykrywanie procesów biznesowych pozwala firmom badać ich podstawową strukturę m.in. w oparciu o dzienniki danych, ale i spostrzeżenia pracowników. Umożliwia im to rozłożenie ich na czynniki pierwsze i m.in. zidentyfikowanie wszelkich konfliktów oraz rozbieżności w ich obrębie. Tego typu uchwycenie szczegółów z poziomu zadań nie tylko wspomaga więc zarządzanie procesami biznesowymi, ale i pozwala zlokalizować wąskie gardła, odchylenia i wyjątki w codziennym workflow (takie, jak sygnały świadczące o konieczności wymiany oprogramowania, np. systemu ERP). Wyciągnięte wnioski są zaś konkretnymi krokami w kierunku poprawy wydajności całego działu czy organizacji. Eksploracja procesów nie sprowadza się jednak jedynie do diagnozy obszarów do poprawy czy istniejących luk i odnalezienia sposobów na ich usunięcie. Umożliwia ona również: 

• pozbycie się tzw. „szarych stref”, które budzą wątpliwości i otwierają pole do interpretacji, co obniża jakość operacji biznesowych,
• identyfikację tych elementów, które funkcjonują bez zarzutu i mogą służyć jako wzór do naśladowania,
• odkrycie nowych możliwości biznesowych,
• przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu pracowników sfrustrowanych nieefektywnymi procesami,
• poprawę satysfakcji klienta,
• utrwalenie określonych procedur w fizycznej formie (np. na papierze, zamiast jedynie w pamięci pracownika, jak to często ma miejsce),
• obniżenie ryzyka biznesowego,
• redukcję kosztów i zwiększenie ROI,
• lepszy wgląd, umożliwiający późniejsze mapowanie i regularną dokumentację procesów,
• zrozumienie danego procesu w wyjściowej formie na tyle, aby możliwa była jego optymalizacja pod kątem automatyzacji czy robotyzacji, jeśli okaże się być odpowiednim kandydatem do tego typu przedsięwzięć albo nie miała ona jeszcze wcześniej miejsca.

 Krótko mówiąc, BPD może być też jednym z przystanków na drodze do wypracowania inteligentnych procesów w organizacji.  

Jakie są techniki BPD? BPD a ABPD – jakie są główne różnice? 

 Business Process Discovery może zostać przeprowadzone zarówno w sposób manualny, jak i zautomatyzowany. W przypadku pierwszej z opcji konieczna jest organizacja cyklu warsztatów z udziałem specjalistów i interesariuszy. Obejmują one zwykle fazę discovery, fazę modelowania procesu i fazę review oraz wiążą się z szeregiem wyzwań. Dla przykładu, problem z dostępnością udziałowców może wydłużyć i zaburzyć przebieg całego przedsięwzięcia. Co więcej, nie wszystkie informacje można zebrać „ręcznie”. Problem dotyczyć będzie w szczególności oceny skalowalności i wydajności danego procesu. Drugie rozwiązanie zakłada skorzystanie z narzędzi ABPD (Automated Business Process Discovery) czy Process Mining. Wówczas analitycy biznesowi dokonują ekstrakcji potrzebnych informacji z baz danych czy logów dostępnych w systemach IT.  

Rola RPA w BPD i ABPD  

 Aby stać się bardziej konkurencyjnymi, responsywnymi i wydajnymi, firmy starają się maksymalnie automatyzować swoje działania. Systemy informatyczne realizują bowiem złożoną logikę biznesową i mogą przechować każdą dokonaną transakcję ze wszystkimi istotnymi szczegółami. Analiza tego typu danych pozwala zaś na uzyskanie najbardziej szczegółowych informacji o samym procesie, jego regułach i wolumenie.Jeśli do tego równania dodasz RPA, czyli Robotic Process Automation, otrzymasz silnik, który  może zostać wzbogacony o rozwiązania kognitywne, a w przypadkach bardzo zaawansowanych, tworzące cały złożony ekosystem. Narzędzia te mogą być skonfigurowane do odczytu baz danych składających się z setki lub tysięcy wierszy i finalnie własnoręcznie narysować modele procesów.Mindbox dysponuje bogatym doświadczeniem w zakresie udanych automatyzacji procesów i nie tylko. Możesz o nim poczytać na naszej stronie albo porozmawiać z nami osobiście. Którą opcję wybierzesz?