Strefa wolna od botów!
Piszemy my, nie maszyny.

Nieoczywiste korzyści z automatyzacji procesów back-office


W tym artykule dowiesz się:

  • Czy zwiększanie efektywności operacyjnej musi wiązać się z dużymi kosztami
  • Jak automatyzacja wspiera zgodność działania firmy z regulacjami prawnymi
  • W jaki sposób automatyzacja poprawia satysfakcję pracowników
  • Jak automatyzacja pozwala na skalowanie bez zwiększania zasobów 

Automatyzacja procesów back-office to w dzisiejszych czasach stały element strategii biznesowej. I chociaż mogłoby się wydawać, że chodzi tu tylko o oszczędność czasu i pieniędzy, to automatyzacja back-office może przynosić również mniej oczywiste korzyści. W dzisiejszym artykule porozmawiamy o kilku z nich, by przekonać się, że warto podążać drogą automatyzacji.

 

 

Zwiększenie efektywności operacyjnej przy niskich kosztach

 

Zwiększanie efektywności back-office często kojarzy nam się z wzrostem kosztów. I tradycyjnie faktycznie często musimy liczyć się z nakładami finansowymi takimi jak inwestycja w nowe systemy informatyczne czy dodatkowy personel. Tymczasem automatyzacja oferuje odpowiednią skalowalność, co znacząco obniża koszty jej wdrożenia. Skalowanie rutynowych procesów to rozwiązanie, które nie pojawia się jako pierwsze skojarzenie, gdy pytamy o korzyści związane z automatyzacją back-office. Obecnie istnieje możliwość wykupienia w chmurze tylko części systemów, z których będziemy korzystać. Możemy też uniknąć zatrudniania nowego personelu korzystając z gotowych rozwiązań i serwisów, które już tę usługę oferują.

 

 

Poprawa zgodności z regulacjami i eliminacja błędów

 

Inną, mniej oczywistą korzyścią wynikającą z automatyzacji procesów jest redukcja błędów back-office lub całkowita ich eliminacja. Jak powszechnie wiadomo, bycie człowiekiem wiąże się z popełnianiem ludzkich błędów. Automatyzacja rutynowych procesów pozwala wyeliminować ręczne wprowadzanie danych, co nie tylko przyspiesza samą tą czynność, ale także oznacza, że wprowadzane są one poprawnie od razu, bez konieczności późniejszej korekty. Przeoczenia drobnych błędów to częsta bolączka przy żmudnych procesach, które mogą niestety przynosić poważne konsekwencje. Kontrole procesów w czasie rzeczywistym mogą im zapobiegać nim staną się faktycznym problemem.

Dodatkowo, automatyzacja daje nam większą pewność, że procesy będą zgodne z regulacjami i wymogami prawnymi. Systemy, które są aktualizowane w zgodności z nowymi wytycznymi dają nam poczucie bezpieczeństwa przed potencjalnymi karami i sankcjami w przypadku nieprawidłowości, których mogliby dopuścić się pracownicy podczas procesowania bez wspomagania się automatyzacją. Korzystanie z takich rozwiązań, które są w zgodzie z normami prawnymi dodatkowo buduje zaufanie klientów i partnerów biznesowych.

 

 

Zwiększenie satysfakcji pracowników dzięki automatyzacji rutynowych zadań

 

Chociaż automatyzacja często budzi obawy, to jednak nie musi się ona wiązać z redukcją etatów. Wprost przeciwnie, może prowadzić do zwiększenia satysfakcji pracowników, którzy pozbywają się ciężaru rutynowych zadań i zyskują czas na inne, bardziej wymagające obowiązki. To przekłada się na ich rozwój w karierze osobistej, co pośrednio prowadzi do ich wzrostu kompetencji i płac. Większa satysfakcja pracowników wynika również z możliwości realizowania się w sposób bardziej kreatywny czy wymagający ludzkich zdolności strategicznych. Warto przyjrzeć się na przykład automatyzacji tworzenia dokumentów, co świetnie obrazuje powtarzalne, mniej ambitne zadania, które pracownicy woleliby przetwarzać automatycznie. Z perspektywy firmy natomiast, wdrożenie automatyzacji procesów back-office może zmniejszyć rotację pracowników, co obniża koszty ich szkolenia, a także podwyższa reputację firmy w dłuższej perspektywie.

 

 

Umożliwienie skalowania procesów bez zwiększania zasobów

 

Ciekawą opcją jest również możliwość skalowania procesów bez zwiększania zasobów. Co to oznacza w praktyce? Zasoby, przez które rozumiemy na przykład infrastrukturę umożliwiają nam wykonywanie działalności. Dodatkowa infrastruktura jednak oznacza dodatkowe koszty jej utrzymania. To zwykle odstrasza przedsiębiorców przed inwestowaniem w automatyzację. Jednak warto wiedzieć, że istnieje możliwość automatyzacji bez faktycznego utrzymywania własnej infrastruktury. Tu przychodzą nam z pomocą liczne rozwiązania w chmurze. Ponadto, automatyzacja de facto zmniejsza zapotrzebowanie na powiększanie zasobów właśnie poprzez skalowanie według aktualnych potrzeb. Optymalizacja procesów organizacyjnych to duża przewaga nad konkurentami na stale zmieniającym się rynku.

Podsumowując, automatyzacja procesów back-office oprócz tradycyjnej oszczędności czasu i pieniędzy niesie ze sobą też inne mniej widoczne na pierwszy rzut oka korzyści. Jeśli zainteresowaliśmy Was by zgłębić ten temat dalej, zapraszamy do lektury innych naszych artykułów, jak na przykład na temat controlling w procesach RPA w finansach lub do kontaktu z naszymi konsultantami.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!