Automatyzacja wprowadzania danych, czyli jak wykorzystać AI w żmudnej pracy?

Wprowadzanie danych to proces, który polega nie tylko na tym, żeby informacje trafiły do odpowiedniego systemu (np. ERP). Kluczowa jest ich właściwa selekcja (często poprzedzona ekstrakcją) oraz wygodny format, który umożliwi dalsze przetwarzanie.   Jeśli więc wprowadzanie danych odbywa się w sposób manualny, staje się procesem niezwykle czasochłonnym i podatnym na błędy (nie wspominając już o frustracji pracowników). Co więcej, współczesne organizacje borykają się z nadmiarem zbędnych informacji, które w dodatku przekazywane są w niestandardowym formacie. W przypadku pracy na dużą skalę, czynniki te mogą powodować poważne opóźnienia i narażać na niepotrzebne koszty (związane np. z outsourcingiem).   Gartner szacuje, że błędy związane z wprowadzaniem danych finansowych wymagają spędzania około 25 tysięcy godzin rocznie na dodatkowych poprawkach, których można było uniknąć. Generują one koszty w wysokości 878 tysięcy dolarów! Jednym z rozwiązań, które pozwoliłoby oszczędzić ten cenny czas i pieniądze jest automatyzacja.    

Czym tak właściwie jest automatyzacja wprowadzania danych?

  Automatyzacja wprowadzania danych odnosi się do rozwiązań, które m.in. optymalizują uzupełnianie informacji w różnych systemach poprzez eliminację lub ograniczenie procesów ręcznych. Stworzone do tych celów oprogramowanie wyodrębnia potrzebne elementy z plików PDF, dokumentów, obrazów, wiadomości e-mail czy witryn internetowych, aby następnie przekształcić je na ustrukturyzowany format (csv, JSON, XML, itp.).   Automatyzacja nudnych zadań, takich jak wprowadzanie danych, pozwala pracownikom skupić się na bardziej wartościowych aktywnościach, które wpływają na podejmowane decyzje biznesowe, wynik końcowy i ogólną produktywność. Eliminacja nieefektywnych procesów ręcznych przyczynia się również do redukcji kosztów operacyjnych oraz związanych z outsourcingiem. Automatyzacja i robotyzacja umożliwiają przy tym wysoką skalowalność i pracę z dużymi wolumenami danych przy zachowaniu należytej dokładności. Rozwiązania te pozwalają więc nie tylko usprawnić workflow oraz zaoszczędzić aż 75% czasu, ale i zwiększają employee satisfaction.    

W jakich aspektach można wykorzystać automatyzację wprowadzania danych w przedsiębiorstwie?

  Prawie wszystkie procesy organizacyjne i przepływy pracy mogą skorzystać na automatyzacji wprowadzania danych. Oto kilka przykładowych obszarów jej zastosowania:  

• wyciąganie informacji z faktur, zamówień, wyciągów bankowych lub paragonów do celów finansowo-księgowych,
• zbieranie kluczowych informacji o klientach w celu usprawnienia customer service,
• przechwytywanie danych z CV na potrzeby działu HR,
• generowanie raportów z ogólnych danych biznesowych,
• identyfikacja tożsamości oraz weryfikacja klienta,
• filtrowanie dokumentów lub stron internetowych celem zgromadzenia określonych danych (automatyzacja & Excel stanowić będą zatem połączenie idealne!).

   

AI i RPA a automatyzacja wprowadzania danych

  Oprogramowanie do zautomatyzowanego wprowadzania danych wykorzystuje technologie takie jak robotyzacja i OCR do obsługi powtarzalnych zadań i „sczytywania” dokumentów o dużym wolumenie. Boty RPA nie tylko rozpoznają wszystkie najpopularniejsze formaty (i oprócz aplikacji obsługują też inne rozwiązania, typu formularze internetowe), ale i z łatwością integrują się z systemami ERP czy Chmurą (w tym technologią Cloud Native). Pozwalają zatem wnieść organizację na kolejny poziom jeśli chodzi o inteligentne procesy oraz synchronizację treści w czasie rzeczywistym.   Rozwiązania RPA wzbogacone o silniczek kognitywny w postaci elementów AI oraz uczenia maszynowego oferują zaś zaawansowaną klasyfikację dokumentów pod względem typu (faktura, paragon, rachunek, itp.) oraz źródła (np. dostawca lub sprzedawca). Minimalizuje to czynności związane z dalszym przetwarzaniem czy uzupełnianiem danych. Tego typu algorytmy potrafią również eliminować błędy oraz radzić sobie w przypadku rozmaitych ograniczeń (np. związanych z polityką prywatności). „Wiedzą” przy tym kiedy należy wysłać alert i „poprosić” o ludzką ingerencję.    

Czy są jakieś wady automatyzacji wprowadzania danych?

  Automatyzacja pracy, zwłaszcza w zakresie wprowadzania danych, ma oczywiście i słabe strony. Technologia ta co prawda cechuje się wysoką wydajnością i dokładnością, lecz nie jest aż tak elastyczna, jak można by się spodziewać. Określone rozwiązanie jest bowiem często projektowane pod kątem konkretnych zadań i działa według wcześniej zdefiniowanego schematu. Jeśli więc dane wejściowe będą nieco odbiegać od ustalonej z góry formy, algorytm wygeneruje błąd lub wyprodukuje wynik, któremu daleko będzie do perfekcji. Dlatego też tak ważne jest, aby automatyzacja, system ERP i pozostałe rozwiązania składające się na cyfrową transformację były wzbogacone o inne inteligentne technologie.    

ROI z automatyzacji wprowadzania danych

  Zarówno ROI, jak i TCO to wskaźniki, które niełatwo wyliczyć w przypadku rozwiązań dedykowanych, jakim jest automatyzacja. Zależą one bowiem od wielu czynników, o których bardzo chętnie porozmawiamy z zainteresowanymi osobami.   Warto przy tym zaznaczyć, że narzędzia do automatycznego wprowadzania danych mogą zwrócić się niezwykle szybko, jeśli zostaną wprowadzone we właściwym momencie, a przy tym odpowiednio dopasowane pod okiem fachowców. Innymi słowy, jeśli wstępna kalkulacja jest zadowalająca i istnieją ku temu odpowiednie przesłanki, organizacja powinna zainwestować w oprogramowanie ze wszystkimi niezbędnymi dla siebie funkcjonalnościami oraz m.in. wysokiej jakości sprzęt do skanowania.