TCO w RPA. Jak obliczyć całkowity koszt posiadania w zrobotyzowanej automatyzacji procesów?
Zarówno Robotic Process Automation, czyli zrobotyzowana automatyzacja procesów biznesowych, jak i hiperautomatyzacja oraz inne rozwiązania wspierające pracę człowieka mają sens jedynie wówczas, gdy organizacja jest na nie gotowa i przełożą się one na realne oszczędności. Choć w niektórych działach (np. HR) pozornie aż roi się od zadań, które można zautomatyzować praktycznie w każdej firmie uzyskując przy tym duże korzyści finansowe, do całego przedsięwzięcia należy podejść świadomie i rozsądnie, z wyprzedzeniem kalkulując koszty. Z pewnością pomocne będzie w tym określenie wartości tzw. TCO.
Czym tak właściwie jest TCO (całkowity koszt posiadania)?
TCO, czyli Total Cost of Ownership (całkowity koszt posiadania) to tak naprawdę metoda obliczeniowa, która określa całościowy koszt produktu lub usługi w całym jego cyklu życia. Obejmuje ona więc zarówno wydatki bezpośrednie, jak i pośrednie związane m.in. z pozyskaniem, użytkowaniem i utrzymaniem danego rozwiązania, pozwalając na długoterminową kalkulację.
Dlaczego istotne jest TCO przy planowaniu wdrożenia RPA?
Obliczenie całkowitego kosztu posiadania rozwiązania RPA jest niezbędnym krokiem, aby zmierzyć rentowność wdrożenia z biegiem czasu, a także upewnić się, że wybrane zostało właściwe narzędzie, aby spełnić potrzeby organizacji w zakresie automatyzacji. Dzięki takiemu podejściu, początkowa inwestycja (implementacja sprzętu i oprogramowania) nie staje się jedynym decydującym czynnikiem, umożliwiając podjęcie świadomej decyzji. Należy przy tym pamiętać, że TCO bierze pod uwagę jedynie finansową stronę medalu, nie uwzględniając ogólnej wartości, którą oferuje dane rozwiązanie.
Jak wygląda TCO w RPA? Co się składa na TCO we wdrożeniach RPA?
Aby uzyskać dokładny obraz, należy spojrzeć poza cenę licencji platformy RPA oraz wydatki związane z konfiguracją całej infrastruktury i wszystkich jej komponentów. Koszty charakterystyczne dla zrobotyzowanych rozwiązań procesów, które mają wpływ na TCO obejmują aspekty związane z developmentem i implementacją, zmianami w firmie oraz zarządzaniem. Należą do nich również:
- koszty wyceny i współpracy z firmą zewnętrzną,
- koszty szkoleń,
- koszty supportu i serwisowania,
- koszty dodatkowe, w tym związane z personalizacją (np. stworzenie Center of Excellence).
Z powyższymi wydatkami należy się liczyć również w przypadku wdrożeń z użyciem Chmury.
Jak zoptymalizować TCO w rozwiązaniach RPA?
Jak już wcześniej wspominaliśmy, kluczem do udanego wdrożenia RPA jest optymalizacja, która dotyczy zarówno samych procesów, jak i kosztów automatyzacji. Oto kilka czynników, które mogą pomóc je nieco obniżyć, a przy tym usprawnić całe przedsięwzięcie:
- Automatyzacja fazy tzw. process discovery może przyspieszyć wdrożenie i sprawić, że będzie ono dokładniejsze, redukując przy tym koszty współpracy z analitykami i ekspertami.
- Narzędzia do odzyskiwania można zintegrować z rozwiązaniami RPA w przypadku wdrożenia w Chmurze.
- Wdrożenie w Chmurze pozwoli oszczędzić na wydatkach związanych ze sprzętem.
- W przypadku korzystania z różnych systemów operacyjnych, warto rozważyć zmianę na system używany przez dostawcę – na dłuższą metę może ona znacznie wpłynąć na wydajność i okazać się korzystniejsza finansowo.
- Posiadanie własnego zespołu deweloperów może okazać się mniej kosztowne niż zatrudnienie zewnętrznego dostawcy usług. Jeśli platforma programistyczna ma przyjazne dla userów funkcje, takie jak łatwy interfejs typu „drag and drop”, zasoby wewnętrzne mogą obejmować również użytkowników biznesowych w roli tzw. Citizen Developers.
- Zakres integracji ma ogromny wpływ na czas wdrożenia rozwiązania i związane z nim koszty. Należy sprawdzić, czy będzie ona wymagać dodatkowej konfiguracji, a boty i fragmenty kodu będą mogły zostać ponownie użyte.
- W przypadku specjalistycznych potrzeb (np. inteligentne rozwiązanie do przetwarzania dokumentów) należy zwrócić uwagę na liczbę potrzebnych dostawców. Jeśli ich narzędzia nie są zintegrowane, mogą wzrosnąć koszty zarówno samego wdrożenia, jak i utrzymania.
- Dostępność szkoleń wdrożeniowych online w wariancie „on demand” może przyspieszyć proces i zredukować koszty trenerskie. Najlepiej jednak, jeśli rozwiązanie jest intuicyjne i wymaga jedynie minimalnej wiedzy technicznej.
- Rozwiązanie powinno działać przy minimalnym supporcie, tak aby dział IT nie musiał poświęcać dużo czasu np. na aktualizacje. Narzędzia oparte na przeglądarce ułatwią jego pracę w obecnym, post-pandemicznym świecie permanentnego home-office’a. Jednak podobnie jak każdy inny produkt IT, twoje rozwiązanie RPA może wymagać sporadycznego wsparcia. Dostępność i koszt supportu dostawcy/usługodawcy to kolejny aspekt do sprawdzenia przed sfinalizowaniem umowy.
Więcej o TCO dowiesz się kontaktując się bezpośrednio z nami!
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
RPA a luka integracyjna w systemach – czy zrobotyzowana automatyzacja procesów jest w stanie ją wypełnić?
Dlaczego istotne jest stworzenie mapy procesów i optymalizacja przed rozpoczęciem automatyzacji?
Automatyzacja Procesów Biznesowych (BPA). BPA a RPA – 5 istotnych zalet RPA dla biznesu
RPA w analizie danych i raportowaniu – istotne informacje