Automatyzacja procesów księgowych: eliminacja błędów i optymalizacja czasu

# Autonomous Enterprise

Automatyzacja procesów księgowych: eliminacja błędów i optymalizacja czasu

01.08.2023

Trudno prowadzić biznes bez prowadzenia księgowości. A im większa firma, tym więcej posiada ona procesów księgowych. Gdy firma się rozwija, wzrasta ilość dostawców i klientów a wraz z nimi otrzymywanych i wystawianych faktur, płatności i zwrotów. Wszystkie te zadania są niezbędne by firma z dowolnej branży mogła prowadzić swoją działalność. Patrząc z tak szerokiej perspektywy można powiedzieć, że automatyzacja procesów księgowych staje się zatem niezbędnym elementem dla funkcjonowania biznesu.

Znaczenie automatyzacji w procesach księgowych

Księgowość to jeden z bardziej podstawowych działów każdej firmy, a jednocześnie wymagający ogromnej dokładności i uwagi. Zajmuje się kontrolowaniem przepływu finansów w biznesie zgodnie z regulacjami prawnymi. Wszelkiego rodzaju błędy w księgowości mogą zaburzyć funkcjonowanie innych działów firmy oraz wpłynąć negatywnie na jej reputację. Natomiast automatyzacja procesów księgowych jako zbiór technologii, które zastępują tradycyjne metody ręczne, może znacząco usprawnić funkcjonowanie działu księgowego. Technologie te obejmują między innymi rozpoznawanie danych przez komputer, automatyczne generowanie dokumentów elektronicznych, weryfikacja danych czy porównywanie danych z różnych źródeł. Wszystkie te czynności są dla człowieka monotonne przez co ryzyko wystąpienia ludzkich pomyłek jest wysokie a ich eliminacja tradycyjnymi metodami jest trudna i mało skuteczna. Automatyzacja w procesach księgowych ma więc ogromne znaczenie, ponieważ pozwala zminimalizować często występujące błędy w istotnym dla firmy dziale.

Jak automatyzacja pomaga eliminować błędy w księgowości?

Błędy w księgowości pojawiają się najczęściej z winy człowieka, ponieważ długo operując szeregiem podobnych cyfr ludzkie oko ulega zmęczeniu. To co może wydawać się drobną pomyłką może mieć jednak przykre konsekwencje. Eliminacja błędów księgowych nastawiona jest więc przede wszystkim na pozbycie się tego rodzaju pomyłek. Jest to możliwe dzięki automatyzacji, ponieważ komputery w tym właśnie się specjalizują: dokładnie przetwarzają duże dane. Przykładem zapobiegania tego rodzaju błędów może być OCR (ang. optical character recognition), który pozwala na rozpoznawanie przez komputer znaków takich jak litery i liczby na plikach graficznych np. na zeskanowanych fakturach. Innym rodzajem usprawnienia może być automatyczne generowanie i wysyłanie faktur elektronicznych. Rozliczenia podatkowe stają się pewniejsze, gdy dane podatkowe są weryfikowane przez komputer, a także gdy algorytm jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawnymi. Generalnie wszędzie tam gdzie istnieje ryzyko wystąpienia literówek lub duplikatów automatyzacja okaże się skuteczna. Warto zatem pamiętać, że istnieje wiele narzędzi, które umożliwiają eliminację tych błędów, które występują z winy człowieka.

Optymalizacja czasu dzięki automatyzacji księgowości

Z reguły komputery dużo szybciej od człowieka operują dużymi danymi. Automatyzacja w księgowości przekłada się zatem na znaczną optymalizację czasu dzięki czemu księgowi mogą poświęcać uwagę bardziej kompleksowym zadaniom co bardziej odpowiada ich własnemu poczuciu wartości. Dzięki automatyzacji księgowi nie muszą skupiać się na prostych lecz czasochłonnych czynnościach, a mogą lepiej rozwijać swoją wiedzę zawodową i przekładać ją na praktykę. Dobrym przykładem gdzie automatyzacja procesów księgowych przekłada się na oszczędność czasu jest porównywanie danych z kont bankowych firmy z jej danymi księgowymi. Innym przykładem może być regularne generowanie raportów finansowych z systemu czy monitorowanie i przypominanie o zaległych płatnościach. Optymalizacja czasu w tych zadaniach jest wyraźnie zauważalna i przynosi satysfakcję nie tylko pracodawcy lecz również pracownikom.

Przykłady sukcesu dzięki automatyzacji procesów księgowych

Ze względu na swoją charakterystykę sektor finansowy jest naturalnym wyborem kiedy rozważamy wprowadzenie automatyzacji. Istnieje tu duża schematyczność, a zwrot z inwestycji przynosi wymierne korzyści. Wiele firm na całym świecie, dużych i mniejszych, wprowadziło już automatyzację do swoich procesów księgowych i osiągnęło znaczące korzyści z tym związane. Na naszej stronie możecie odnaleźć przykłady case studies, takich jak w tym artykule, gdzie omawiamy schemat działania OCR w praktyce w przypadku księgowania faktur dla LINK International Transport. Zachęcamy również do lektury historii sukcesu naszego klienta Credit Agricole. Mamy nadzieję, że te doświadczenia będą inspiracją do rozważenia automatyzacji w waszej firmie.

Jak wprowadzić automatyzację w działach księgowych?

Kiedy już uświadomimy sobie, że RPA i ERP stają się koniecznością, najczęściej pojawia się pytanie jak wprowadzić automatyzację w dziale księgowości. Przede wszystkim potrzebne jest przemyślane działanie. W tym celu warto postępować według wytyczonego planu: najpierw zbadać procesy księgowe występujące w danej firmie i rozpoznać, które spośród nich mają potencjał do automatyzacji. Następnie należy zdecydować się na wybór narzędzi i stopniowego sposobu ich implementacji. Kluczowe jest przy tym konsultowanie się z pracownikami danego działu oraz zapewnienie im możliwości przetestowania narzędzi, a także przeprowadzenie koniecznych szkoleń. W ten sposób proces wdrażania automatyzacji przebiegnie sprawniej i efektywniej. Warto również postawić na RPA analytics by zyskać lepszy wgląd do danych na temat zwrotu z inwestycji w automatyzację i lepszy obraz kondycji działu, co z kolei pozwala lepiej zarządzać procesami. W niepewnych czasach automatyzacja jest sposobem na uzyskanie większej stabilności wewnątrz firmy, więc warto spojrzeć też na nią jako na inwestycję strategiczną. Zachęcamy do kontaktu z konsultantami Mindbox, którzy chętnie doradzą jak najlepiej wprowadzić automatyzację procesów księgowych w Waszej firmie.