RPA analytics – wszystko, co musisz wiedzieć o analityce zrobotyzowanej automatyzacji procesów

# BMS

RPA analytics – wszystko, co musisz wiedzieć o analityce zrobotyzowanej automatyzacji procesów

16.03.2022

Guru zarządzania, Peterowi Druckerowi przypisuje się słowa: jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać. Z kolei Wiliam Thomson Kelvin miał wypowiedzieć zdanie: jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tego ulepszyć. Dzisiaj wypadałoby natomiast powiedzieć: jeśli nie możesz czegoś poddać analizie, nie możesz ani tym zarządzać, ani tego udoskonalić. Dlatego nieodłącznym elementem rozwiązań zrobotyzowanej automatyzacji procesów stała się a przynajmniej powinna się stać analityka RPA.

Umożliwia ona organizacjom śledzenie, mierzenie i zarządzanie wydajnością poszczególnych automatyzacji i całych firmowych programów automatyzacji a w konsekwencji przechodzenie na kolejne poziomy dojrzałości w tym obszarze. Ostatecznie ułatwia ona bowiem ocenę wpływu automatyzacji na biznes, w tym w szczególności wzrostu efektywności, przyspieszenia procesów i oszczędności liczonych w czasie i pieniądzach.

Czemu analityka systemów i narzędzi RPA jest bardzo istotna

Dlaczego firmy uruchamiają programy zrobotyzowanej automatyzacji procesów? Odpowiedź jest stosunkowo prosta: roboty nie tylko przyspieszają procesy biznesowe, zapewniają wzrost produktywności, ale także zwiększają precyzję działania i redukują ilość błędów. Pracują przy tym konsekwentnie, zgodnie z ustalonymi regułami i nigdy się nie męczą.

To oczywiście prawda, ale można sobie zadać pytanie: czy musimy wierzyć w te zapewnienia na słowo? Każda organizacja, która inwestuje w RPA chciałaby wiedzieć, ile faktycznie zyskała wdrażając robota. Czy i kiedy osiągnięty został zwrot z inwestycji? Jak działanie robota przekłada się na wyniki finansowe – czy i ile zyskujemy dzięki takiemu cyfrowemu pracownikowi?

Poza tym nie jest przecież tak, że każde wdrożenie przebiega wzorcowo. Nie każdy robot działa idealnie. Nawet robot, a może raczej jego twórcy, popełniają błędy, które przekładają się na przypadki nierozwiązane przez robota i wymagające interwencji człowieka. Właśnie dlatego każde wdrożenie robota powinno być gruntownie analizowane a jego działanie korygowane w taki sposób, żeby możliwe było osiągniecie dodatkowych korzyści albo ich zwiększenie. Nie przez przypadek w odniesieniu do automatyzacji mówimy raczej o wieloletnim programie a nie o pojedynczym projekcie. Rozwój takiego programu zależy od podejmowania trafnych, opartych na faktach decyzji.

I tutaj właśnie pojawia się RPA Analytics, czyli zestaw narzędzi, technologii, które pozwalają oprzeć się na faktach i dostarczają wartościowych informacji niezbędnych do maksymalizacji wartości automatyzacji i jej wpływu na biznes.

Analityka zrobotyzowanej automatyzacji procesów pozwala mierzyć i klarownie prezentować takie wskaźniki, jak produktywność robota, przepustowość procesu, średni czas obsługi czy umowy SLA. Narzędzia tego typu można wykorzystać do zdefiniowania kluczowych wskaźników sukcesu i powiązania informacji z realizacji wdrożenia RPA bezpośrednio z wpływem na wyniki biznesowe.

Jak podejść do analityki RPA

Dostawcy technologii do zrobotyzowanej automatyzacji procesów oferują dedykowane albo wbudowane rozwiązania typu Analytics RPA, które idealnie współpracują z oferowanymi przez nich platformami. Taka wykonana przez dostawcę integracja zapewnia bezproblemowe działanie analityki i pozwala nie tylko uzyskać szybką i wiarygodną odpowiedź na kluczowe pytania, ale także umożliwia proste współdzielenie informacji. Wykorzystując takie gotowe czy nawet wbudowane rozwiązania można szybko i łatwo uzyskiwać aktualne informacje na temat zwrotu z inwestycji (ROI), funkcjonowania całego programu RPA czy porównywanie poszczególnych procesów. Rozwiązania RPA Data Analytics zapewniają kompletny, wielowymiarowy obraz realizowanego programu RPA, dostarczając zarazem wskazówek dotyczących niezbędnych korekt i możliwości przyszłego rozwoju.

Rozwiązania takie jak np. UiPath Insights dostarczają gotowe szablony paneli menedżerskich, które zawierają informacje o robotach, procesach i biznesowym ROI. Pozwalają zarazem kalkulować wpływ biznesowy poszczególnych automatyzacji. Innymi słowy, umożliwiają dokładne policzenie oszczędzanego czasu i pieniędzy. To wszystko podstawowe informacje potrzebne do doskonalenia i skalowania programu zrobotyzowanej automatyzacji procesów.

Zalety analizowania RPA w przedsiębiorstwie

Weźmy za przykład RPA w dziale zarządzania zasobami ludzkimi. Jak pisaliśmy w artykule na naszym blogu o RPA w HR roboty pozwalają „uwolnić nawet 40% czasu ekspertów Human Resources”, co jest tym ważniejsze, że działom personalnym często brakuje dzisiaj pracowników. Jeśli roboty zajmą się częścią rutynowych czynności, zespół HR będzie mógł w większym stopniu skupić się na procesach i usługach, które mogłyby zapewnić firmie konkurencyjną przewagę. Jednak, żeby było to możliwe potrzebna jest analiza danych i płynące z niej informacje.

We wspomnianym artykule przywoływaliśmy case study w zakresie robotyzacji procesów HR, który został przygotowany przez UiPath. Otóż, jak podaje UiPath powołując się na przykład jednego z dostawców usług HR, można precyzyjnie określić np. w jakim procencie zostały zautomatyzowane poszczególne procesy a także podać szczegółowy czas zwrotu z inwestycji. I tak w przypadku sprawdzania kwalifikacji akademickich proces został zautomatyzowany w 50% a zwrot z inwestycji osiągnięto po 8 miesiącach. Natomiast w przypadku sprawdzania przeszłości kryminalnej proces został zautomatyzowany w 40%. Zwrot z inwestycji nastąpił także po 8 miesiącach. Z kolei proces sprawdzania referencji wśród pracodawców i kolegów udało się zautomatyzować w 60% i tutaj zwrot z inwestycji udało się osiągnąć już po 6 miesiącach. Gdyby nie analityka o te wszystkie informacje byłoby o wiele trudniej i nie byłyby one do końca wiarygodne.

Czemu trzeba analizować działanie systemów RPA w przedsiębiorstwie

Przyjrzyjmy się innemu przykładowi, o którym pisaliśmy na naszym blogu: RPA w automatyzacji chatbotów. Projekty „zrobotyzowana automatyzacja procesów + chatbot” niosą za sobą wiele korzyści. Do najważniejszych z nich należą: lepsze customer i employee experience, niższe koszty biznesowe, szybsze przetwarzanie informacji, lepsza alokacja sił roboczych i zdobycie przewagi konkurencyjnej.

Jednym z przypadków zastosowania jest generowanie i konwersja leadów. Boty RPA mogą wchodzić w interakcje z osobami odwiedzającymi stronę internetową i rejestrować lub pozyskiwać informacje istotne z punktu widzenia zespołu marketingowego. Co więcej, mogą również zidentyfikować jakość leada i zwiększyć konwersję, a także zostać zintegrowane z inteligentnymi systemami rekomendacji by wspierać działania cross-sellingowe oraz up-sellingowe.

To niezwykle istotna funkcja, która przekłada się bezpośrednio na wyniki finansowe organizacji. Jeśli firma nie będzie precyzyjnie monitorować, analizować danych z tego obszaru i wyciągać wniosków, żeby korygować ich działanie, zyski zastosowania robotów z pewnością nie będą maksymalne.

Rola analityki RPA w obliczaniu ROI i jego maksymalizacji

Kalkulacja zwrotu z inwestycji w roboty jest niezbędna, żeby udowodnić wartość robotyzacji. Niezależnie od tego, czy chcemy sprawdzić ile zaoszczędzimy pieniędzy, czasu czy o ile większe będzie zadowolenie klientów, podejście analityczne do zrobotyzowanej automatyzacji procesów pozwala na bardzo precyzyjne wyliczenia ROI i jego maksymalizowanie w skali całego programu.

Wyspecjalizowane rozwiązania analityki RPA takie jak np. UiPath Insights pozwalają wykorzystać unikalne wskaźniki KPI i precyzyjnie zdefiniować sukces. Dzięki nim można dostosować sposób obliczania ROI i dopasować cele automatyzacji do specyficznych potrzeb organizacji. Korzystając z gotowego pulpitu menedżerskiego ROI można zacząć śledzić ilość czasu i pieniędzy, które zostały zaoszczędzone dzięki każdej wdrożonej automatyzacji. Informacje te można wykorzystać do maksymalizacji ROI w kolejnych projektach.