Jak identyfikować możliwości automatyzacji w firmie?

# Autonomous Enterprise

Jak identyfikować możliwości automatyzacji w firmie?

10.10.2024

W tym artykule dowiesz się:

Jakie są podstawowe kroki analizy procesów biznesowych
Jakie działy i obszary charakteryzują się najbardziej powtarzalną pracą
Co trzeba zrobić, aby poprawnie określić proces automatyzacji zadania

W dzisiejszych czasach, automatyzacja staje się kluczowym elementem strategii biznesowej wielu organizacji. W większości jest to bardzo mądre posunięcie, ponieważ według badań McKinsey, około 60% zawodów ma co najmniej 30% czynności, które można zautomatyzować. Statystyka ta wskazuje ogromny potencjał drzemiący w tym procesie, ale jednocześnie stawia przed firmami wyzwanie: jak skutecznie zidentyfikować procesy, których automatyzacja przyniesie najwyższą wartość?

W niniejszym artykule przyjrzymy się metodom i strategiom, które pomogą Ci odkryć możliwości automatyzacji. Omówimy, jak analizować procesy biznesowe, oceniać ich potencjał automatyzacyjny oraz ocenić korzyści, jakie może to przynieść.

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę z automatyzacją, czy szukasz sposobów na jej rozszerzenie, ten tekst pomoże Ci w podjąć najlepszą decyzję dla swojej firmy.

Dokładna analiza procesów biznesowych wewnątrz firmy

Identyfikowanie możliwości automatyzacji warto rozpocząć od dokładnej analizy procesów wewnątrz firmy. Taka analiza pozwala na głębsze zrozumienie, jak funkcjonują poszczególne działy i jak wygląda ich codzienna praca. Podczas wykonywania tego zadania, warto zrobić następujące czynności:

Mapowanie procesów: Postaraj się przygotować szczegółowe wykresy, przedstawiające przebieg każdego procesu, od początku do końca.
Identyfikacja powtarzalnych zadań: W kolejnym kroku, postaraj się wyodrębnić czynności, które są powtarzalne, czyli wykonywane regularnie i według stałych wzorców.
Analiza czasochłonności: Dowiedz się, ile czasu zajmują poszczególne zadania i które z nich pochłaniają najwięcej zasobów. Jeśli w Waszej firmie korzystacie z systemów do ewidencjonowania czasu pracy takich jak Clockify czy Primetric, znajdziesz tam wiele przydatnych informacji, które warto wykorzystać.
Ocena złożoności: Podczas identyfikowania możliwości automatyzacji kluczowe jest również rozumienie, które procesy są proste i oparte na regułach, a które wymagają bardziej skomplikowanego podejmowania decyzji. Jeśli to dopiero Twoje początki z automatyzacją, warto wybrać te prostsze zdania.
Identyfikacja wąskich gardeł: To częsta pięta achillesowa wielu przedsiębiorstw, niezależnie od wielkości. Znalezienie miejsc, gdzie procesy się spowalniają lub blokują przez tzw. wąskie gardła może mieć duży potencjał do automatyzacji.
Analiza jakości i dokładności: Częstym powodem, dla którego firmy decydują się na automatyzację są błędy ludzkie. Określenie, w których obszarach najczęściej one występują, może wskazać kolejny obszar z potencjałem do wdrożenia tego procesu.

Dzięki takiej analizie, będziesz w stanie określić, które obszary mają największy potencjał na automatyzację, a które lepiej zostawić pod nadzorem pracowników.

Identyfikacja powtarzających się zadań

Często słyszy się o automatyzacji powtarzających się zadań w firmie. A jakie taski można uznać za powtarzalne? Przyjrzyjmy się kilku przykładom zadań, które świetnie nadają się do automatyzacji:

Obsługa wyciągów bankowych: Zautomatyzowany system może codziennie pobierać wyciągi, analizować transakcje i księgować je zgodnie z ustalonymi zasadami. To zapewnia firmie bieżący dostęp do informacji finansowych, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania płynnością i relacjami z klientami.
Kalkulacja wyników finansowych: Automatyzacja tego procesu nie tylko przyspiesza generowanie raportów, ale też zmniejsza obciążenie systemów informatycznych firmy. Dodatkowo, zautomatyzowane systemy mogą same dystrybuować raporty do odpowiednich osób w organizacji.
Przetwarzanie faktur: To jeden z najbardziej imponujących przykładów korzyści z automatyzacji. Wykorzystując technologie takie jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) i uczenie maszynowe, firmy mogą skrócić czas przetwarzania faktury z kilku dni do zaledwie kilku godzin. System nie tylko odczytuje dane, ale też je kategoryzuje i sugeruje sposób księgowania, pozostawiając pracownikom jedynie weryfikację i ewentualne korekty.
Automatyzacja procesów HR: Aż 56% firm wykorzystuje sztuczną inteligencję w dziale HR do automatyzacji powtarzalnych zadań. Popularne zastosowania obejmują wstępną selekcję kandydatów podczas rekrutacji, usprawnienie procesu onboardingu nowych pracowników, automatyczne rejestrowanie czasu pracy i zarządzanie nieobecnościami. Firmy automatyzują także obsługę wniosków pracowniczych, takich jak urlopy czy delegacje, oraz wdrażają platformy e-learningowe do zarządzania szkoleniami. Te rozwiązania znacząco odciążają dział HR, pozwalając skupić się na strategicznych aspektach zarządzania zasobami ludzkimi.
Automatyzacja powtarzających się procesów marketingowych: Automatyzacja tasków w marketingu przynosi imponujące rezultaty – 49% marketerów przyznaje, że dzięki temu znacznie oszczędza swój czas. Firmy wykorzystują automatyzację do personalizacji komunikacji z klientami, zarządzania kampaniami e-mailowymi, publikacją postów w mediach społecznościowych oraz analizy zachowań użytkowników. Systemy typu marketing automation segmentują bazę klientów, wysyłają spersonalizowane treści i monitorują efektywność działań marketingowych.

Identyfikacja powtarzających się zadań jest kluczowym krokiem w procesie automatyzacji w firmie. Niektóre statystyki dotyczące automatyzacji pokazują, że inwestycje w tego typu rozwiązania często zwracają się w ciągu zaledwie roku, czyniąc ten proces atrakcyjną opcją dla wielu przedsiębiorstw.

Określenie procesu automatyzacji zadania

Proces automatyzacji zadania wymaga systematycznego podejścia i uwzględnienia wielu ważnych aspektów. Oto kluczowe kroki, które należy podjąć:

Analiza obecnego procesu: Dokładnie zbadaj, jak aktualnie przebiega zadanie, które chcesz zautomatyzować. Zwróć uwagę na wszystkie etapy, osoby zaangażowane i używane narzędzia.
Identyfikacja możliwości usprawnień: Zastanów się, które elementy procesu są najbardziej czasochłonne lub podatne na błędy. To właśnie te obszary często mają największy potencjał do automatyzacji.
Określenie celów automatyzacji: Jasno zdefiniuj, co chcesz osiągnąć poprzez automatyzację – czy to oszczędność czasu, optymalizacja kosztów operacyjnych czy może redukcja błędów.
Wybór odpowiednich narzędzi: Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań do automatyzacji. Wybierz te, które najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom i są kompatybilne z istniejącymi systemami.
Wybór partnera technologicznego: Jeśli nie posiadasz odpowiedniego doświadczenia i wewnętrznych zasobów do wdrożenia automatyzacji, rozważ współpracę z doświadczonym partnerem technologicznym. Szukaj firmy z udokumentowanym doświadczeniem w podobnych projektach, która rozumie specyfikę Twojej branży.
Projektowanie zautomatyzowanego procesu: Stwórz szczegółowy plan, jak będzie wyglądał proces po automatyzacji. Uwzględnij wszystkie możliwe scenariusze i oraz potencjalne ryzyka.
Plan wdrożenia i testów: Opracuj strategię stopniowego wdrażania automatyzacji, zaczynając od testów na małej skali, a następnie rozszerzając na cały proces.

Pamiętaj, że proces automatyzacji to nie jednorazowe działanie, ale ciągłe doskonalenie. Bądź gotowy na regularne monitorowanie i optymalizację wdrożonego rozwiązania – wówczas korzyści z automatyzacji będą największe.

Porozmawiajmy!

Wypełnij formularz,
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!

Strefa wolna od botów! Piszemy my, nie maszyny.