Zoptymalizuj koszty operacyjne – automatyzacja jako strategia biznesowa
W tym artykule dowiesz się:
- Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzi do automatyzacji
- Co zrobić aby uniknąć wszelkich błędów i niedogodności w procesie automatyzacji
- W jaki sposób automatyzacja wpływa na kulturę pracy w firmie
- Dlaczego automatyzacja może być znacząca w podniesieniu jakości obsługi klienta
Automatyzacja jako strategia biznesowa jest coraz częściej wybierana przez coraz większą liczbę firm. Powodów takiego stanu rzeczy jest wiele – zautomatyzowanie procesów nie tylko może zwiększyć efektywność operacyjną, ale może również poprawić wizerunek firmy i przyczynić się do zmniejszenia kosztów.
Jak przekształcić automatyzacje w strategię biznesową
Automatyzacja jest i będzie priorytetem dla wielu firm – według raportu przygotowanego przez McKinsey do 2030 roku w samych tylko Stanach Zjednoczonych zautomatyzowanych zostanie około 30% miejsc pracy. Dane jednoznacznie wskazują, że jest ona nie tylko skuteczną, ale w wielu wypadkach jedyną drogą do efektywnego biznesu.
Jak wykorzystać automatyzację jako strategię biznesową? Przede wszystkim należy zacząć od jasnego zdefiniowania celów biznesowych i obszarów wymagających optymalizacji – nie tylko ułatwi to przygotowanie dalszych etapów procesu, ale też pozwoli wstępnie zawęzić wybór technologii. Dobierając konkretne narzędzia, trzeba zwrócić uwagę czy:
- pozwalają zrealizować założone cele,
- można je łatwo integrować z już stosowanymi rozwiązaniami,
- są skalowalne.
Bez względu na to, czy firma zdecyduje się na pełną automatyzację, czy wystarczy jej tylko robotyzacja, czy może połączenie obu rozwiązań, kolejnym krokiem jest przeprowadzenie szkoleń dla zespołu – wybrane technologie są tak skuteczne, jak osoby, które się nimi posługują i używają ich w codziennej pracy, więc jeśli zespół nie będzie w stanie efektywnie obsługiwać wdrożonych narzędzi, implementacja automatyzacji spełznie na niczym.
Nie wolno też zapominać, że równie ważne jak rozwiązania techniczne jest zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie – wprowadzenie odpowiednich zmian w kulturze organizacyjnej firmy niejednokrotnie ułatwia zrozumienie i stosowanie nowych technologii, a także zmniejsza potencjalny opór ze strony pracowników.
Jakie korzyści zyskamy, decydując się na taki krok?
Automatyzacja jako strategia biznesowa jest stosowana z wielu powodów, ale firmy decydują się na ten proces, robią to ze względu na zwiększenie efektywności operacyjnej – z raportu McKinsey wynika, że automatyzacja każdego roku przyczynia się do wzrostu produktywności o 1,4% na całym świecie. Może się to wydawać niewiele, ale należy wziąć pod uwagę fakt, że dane są globalne, więc wzrost efektywności w obrębie jednego przedsiębiorstwa będzie bardziej zauważalny.
Zwiększona wydajność firmy równa się większej produktywności pracowników. Jedną z największych korzyści automatyzacji jest eliminacja najżmudniejszych i najbardziej monotonnych zadań – zautomatyzowanie tych procesów nie tylko sprawia, że są one wykonywane lepiej i skuteczniej, ale przede wszystkim odciąża pracowników. Monotonia pracy może być zabójcza dla efektywności, która z biegiem czasu może znacząco spaść, a dzięki automatyzacji pracownicy mogą zająć się bardziej interesującymi zajęciami.
Wymienione powyżej korzyści skutkują jeszcze jedną, istotną z biznesowego punktu widzenia – obniżeniem kosztów, niejednokrotnie znacznym. Z raportu przygotowanego przez Deloitte wynika, że automatyzacja pozwala zredukować koszty operacyjne o 24%. Faktem jest, że może być ona wymagającą i kosztowną inwestycją, ale wydatki w niedługim czasie zwracają się, a także skutkują np. zmniejszeniem kosztów zakupów, jako że produkcja staje się bardziej efektywna.
Jak utrzymać jakość podczas automatyzowania procesów?
Utrzymanie jakości przy automatyzacji może być wyzwaniem, ale poświęcenie czasu na dokładne zaplanowanie całego procesu może ograniczyć ewentualne problemy. Automatyzację procesów można podzielić na dwie strony – techniczną i ludzko-organizacyjną.
W przypadku kwestii technicznych, aby utrzymać jakość produktów i efektywność organizacji, dobrze jest dokładnie przeanalizować automatyzowane procesy, żeby wskazać ich poszczególne elementy, wąskie gardła i miejsca, w których mogą wystąpić problemy. Warto też od razu zdefiniować jasne i zrozumiałe dla wszystkich kryteria jakościowe oraz przeprowadzać testy na każdym etapie – dzięki temu można w krótkim czasie wykryć i wyeliminować ewentualne niezgodności.
Strona ludzko-organizacyjna jest trudniejsza w zarządzaniu – o ile w przypadku problemów z narzędziami często wystarczy je naprawić lub wymienić, o tyle w zarządzaniu zespołem mogą pojawić się problemy bez łatwych rozwiązań. Opór pracowników, niezrozumienie celów automatyzacji i brak znajomości narzędzi są największymi wyzwaniami, ale można ich uniknąć – często wystarczy zaangażować pracowników w cały proces, od początku podkreślać znaczenie projektu oraz regularnie prowadzić szkolenia i audyty, żeby pracownicy z oponentów stali się ambasadorami automatyzacji.
W obu przypadkach należy konsekwentnie realizować założony plan, ale jednocześnie być elastycznym i dostosowywać go do zmiennych warunków. Trzeba też skutecznie zarządzać zmianami, więc należy na każdym etapie procesu informować o jego efektach i możliwych trudnościach.
Jak ta strategia działa długoterminowo
Długoterminowych skutków automatyzacji jest całe mnóstwo, ale do najważniejszych można zaliczyć przekształcenie modelu działania przedsiębiorstwa – automatyzacja to nie tylko korzyść w postaci większej efektywności operacyjnej, to przede wszystkim zmiana środowiska pracy na przywiązujące większą wagę do ciągłego doskonalenia procesów i rozwoju technologicznego. Jej wdrożenie może być też krokiem do przekształcenia firmy w organizację opartą na danych.
Automatyzacja wywiera też długoterminowe skutki na pracownikach i kulturze pracy. Przede wszystkim skutkuje ona wzrostem kompetencji, co związane jest nie tylko z koniecznością przeszkolenia z obsługi nowych urządzeń i technologii, ale również z uwolnionym w wyniku automatyzacji czasem, który można zainwestować w rozwój umiejętności zespołu.
Automatyzacja pozwala też w większym stopniu skupić się na potrzebach i oczekiwaniach klientów, co z kolei może poskutkować lepszą jakością oferowanych produktów lub usług. Może to być źródło przewagi konkurencyjnej, a także może pozytywnie wpłynąć na wizerunek firmy. Organizacja, która nie musi tracić czasu na wykonywanie żmudnych obowiązków, może go zainwestować w rozwój działalności.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Cloud RPA – czy warto wykorzystać potencjał rozwiązań chmurowych do wdrożenia RPA?
RPA w branży ubezpieczeniowej, czyli co można zrobotyzować w przedsiębiorstwie?
Robot for Every Person, czyli jak zmieni się praca dzięki automatyzacji
RPA a luka integracyjna w systemach – czy zrobotyzowana automatyzacja procesów jest w stanie ją wypełnić?