Automatyzacja specjalistycznych oraz skomplikowanych procesów – ile to zajmuje?
W tym artykule dowiesz się:
- Dlaczego inwentaryzacja procesów w firmie jest podstawą udanej automatyzacji
- Na co należy uważać przy automatyzacji specjalistycznych procesów
- Jaki czas trzeba poświęcić na wdrożenie automatyzacji specjalistycznych procesów
- Jakie są sposoby na skrócenie czasu automatyzacji
Rozpoczynając projekt biznesowy, decydenci pytają nie tylko, ile będzie to kosztować, ale przede wszystkim, ile zajmie czasu. Nie jest to niczym dziwnym – współczesny biznes jest coraz szybszy, więc szybkość np. automatyzacji specjalistycznych i skomplikowanych procesów może mieć duże znaczenie dla pozycji konkurencyjnej firmy.
Definiowanie specjalistycznych procesów w firmie
Przed rozpoczęciem automatyzacji specjalistycznych i skomplikowanych procesów, należy je możliwie jak najbardziej szczegółowo zdefiniować, zwłaszcza jeśli będą wykorzystywać nowe technologie w rodzaju AI czy Internetu Rzeczy. Definiowanie należy zacząć od inwentaryzacji wszystkich procesów w firmie – dzięki temu można określić, które są niezbędne w jej działalności i na tej podstawie określić zarówno potencjał do automatyzacji, jak i priorytety w tejże.
Kolejnym krokiem jest stworzenie szczegółowych map procesów z pomocą narzędzi w postaci Microsoft Visio czy Lucidchart. Mapy muszą pokazywać wszystkie etapy, wejścia i wyjścia oraz zależności. Są one podstawą oceny wydajności i powinny być stosowane do identyfikacji wąskich gardeł, a także obszarów do optymalizacji.
Następnie można przejść do dokumentacji, w której należy w jak najmniejszych detalach opisać każdy proces, jego kroki, odpowiedzialności, role, stosowane narzędzia, a także oczekiwane wyniki. Jest to fundament definicji i standaryzacji oraz punkt wyjścia do doskonalenia działań. Stosowane w firmie procesy dobrze jest przy okazji porównać z najlepszymi praktykami w branży.
Zdefiniowanie specjalistycznych procesów w firmie pomaga w wyborze konkretnych narzędzi i technologii do automatyzacji. Trzeba jednak pamiętać, że nie wystarczy wybrać rozwiązania techniczne – trzeba jeszcze zaangażować wszystkich członków organizacji w proces automatyzacji, a przede wszystkim zadbać o szkolenia z obsługi nowych narzędzi.
Wyzwania związane z automatyzacją skomplikowanych operacji
Definiowanie nie tylko jest punktem wyjścia w automatyzacji skomplikowanych procesów, ale również może ujawnić szereg wyzwań, które mogą pojawić się w trakcie wdrożenia. Ma to szczególne znaczenie w przypadku automatyzacji zadań istotnych dla funkcjonowania firmy, np. procesów księgowych.
Automatyzacja jest złożonym procesem – wymaga zaawansowanej technologii, integracji wielu systemów i przetwarzania dużych ilości danych. Problemy te da się jednak wyeliminować, zatrudniając specjalistów w dziedzinie automatyzacji, a także dzieląc projekt na mniejsze moduły, które można wdrażać i testować indywidualnie. Warto też wykorzystywać middleware do ułatwienia integracji między systemami, a także dążyć do jak największej standaryzacji technologii i protokołów komunikacyjnych używanych w firmie.
Trzeba też pamiętać, że automatyzacja może wywrócić do góry nogami działanie organizacji, a jej członkowie będą musieli na nowo nauczyć się pracować z systemami, co może budzić ich zrozumiały opór. W tym celu warto od początku jasno i szczegółowo informować o celach i korzyściach z automatyzacji, a także włączać pracowników w proces – im bardziej się zaangażują, tym lepsze mogą być późniejsze wyniki.
Automatyzacja skomplikowanych operacji to także wyzwania biznesowe, związane głównie z kosztami i ROI. Koszty są nieuniknione – żeby zarabiać, trzeba wydawać – ale da się je zmniejszyć, np. prowadząc przed implementacją analizę kosztów i korzyści, a także tworząc prototypy, żeby zidentyfikować potencjalne problemy. W tym kontekście skuteczne jest też podejście modularne w duchu metodyki Agile – wdrażanie automatyzacji etapami pozwala rozłożyć koszty.
Czasochłonność i efektywność wdrażania automatyzacji specjalistycznych procesów
Czas jest najważniejszym zasobem każdej firmy, a automatyzacja specjalistycznych procesów może być bardzo czasochłonna. To zaś może mieć duże znaczenie w przypadku procesów wymagających szybkich działań, np. handlowych czy dystrybucyjnych. Czasochłonność wynika jednak z natury automatyzacji i różnorodnych czynników wpływających na jej przebieg. Jest to proces złożony, wymagający kompleksowego podejścia i integracji wielu narzędzi, a także współpracy między wieloma zespołami.
Można jednak zapytać – jaka jest efektywność czasowa automatyzacji i jak długo trwa cały proces? Na tak postawione pytania nie ma jednoznacznych odpowiedzi, ponieważ wszystko zależy od specyfiki procesu podlegającego automatyzacji. Można jednak spokojnie założyć, że im bardziej operacja jest skomplikowana i im więcej wymaga zasobów, tym dłużej będzie trwała jej automatyzacja. Można to rozważyć na trzech przykładach:
- Proste procesy w rodzaju odpowiedzi na zapytania klientów można zautomatyzować w kilka tygodni – bazując na tym przykładzie, wystarczy stworzyć chatbota zawierającego bazę najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi na nie.
- Procesy w rodzaju zarządzania łańcuchem dostaw mogą wymagać kilku miesięcy do pełnej automatyzacji. Wynika to z większego poziomu skomplikowania – w tym wypadku uwzględnić trzeba m.in. zarządzanie stanami magazynowymi, system śledzenia dostaw czy powiązanie z działem produkcji.
- Skomplikowane operacje takie jak automatyzacja linii produkcyjnej mogą trwać rok lub nawet dłużej. Dzieje się tak, gdyż w tym procesie mamy do czynienia z całą masą zmiennych i zależności – samo ich mapowanie może zająć kilka tygodni.
Strategie optymalizacji czasu i zasobów w trakcie automatyzacji
Jak odkryć potencjał automatyzacji oraz optymalizować czas i zasoby w jej trakcie? Sposobów jest wiele, ale dobrze jest zacząć od najbardziej podstawowych, takich jak dokładne mapowanie procesów czy identyfikacja wymagań, oczekiwań i celów interesariuszy. Dzięki temu można nie tylko skupić się na najważniejszych elementach projektu, ale również można szybciej wybrać narzędzia i technologie odpowiadające specyficznym potrzebom firmy.
Automatyzację można też przyspieszyć stosując rozwiązania low-code/no-code, ponieważ dzięki nim także pracownicy bez umiejętności programistycznych będą mogli brać udział w procesie. Jednocześnie dobrze jest tworzyć zespoły składające się z ekspertów w różnych dziedzinach, ponieważ pracownicy IT mogą nie dostrzegać aspektów, które będą oczywiste dla pracowników produkcyjnych.
Pomocne w zachowaniu efektywności czasowej może być też podejście modularne. Cały proces warto podzielić na mniejsze etapy i rozpocząć go od kwestii najbardziej priorytetowych, czyli wywierających największy wpływ na ogólną wydajność i koszty. Potem można przejść do mniej krytycznych obszarów.
Przede wszystkim jednak trzeba pamiętać, że sukces automatyzacji w największej mierze zależy od ludzi, którzy ją wdrażają oraz ludzi, którzy będą korzystać z efektów implementacji. Z tego powodu warto od początku procesu jasno komunikować cele projektu oraz przewidywane korzyści, a także wysyłać pracowników na szkolenia z obsługi nowych narzędzi. W końcu automatyzację wdraża się, żeby odciążyć zespół od żmudnych i monotonnych zadań. Nie wolno więc zapominać, że jeśli użytkownicy nie będą widzieć w niej korzyści, to cały proces pójdzie na marne.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Jak Scania zmienia i przyspiesza biznes przy pomocy robotów
Zarządzanie projektem wdrożenia w warunkach pandemii cz.2
BPA a RPA – 5 istotnych zalet dla organizacji
Wejście cyfrowe – co to jest i jak wpływa na proces cyfryzacji?