Automatyzacja procesów podczas restrukturyzacji przedsiębiorstwa
W tym artykule dowiesz się:
- Jak wygląda wdrożenie automatyzacji podczas restrukturyzacji firmy
- Dlaczego warto wdrożyć automatyzację podczas restrukturyzacji
- Na co należy uważać podczas automatyzacji w trakcie restrukturyzacji
- Jak rozwija się automatyzacja po restrukturyzacji
Nie jest niczym dziwnym, że automatyzacja procesów może odmienić przedsiębiorstwo. Czy to samo tyczy się automatyzacji podczas restrukturyzacji? Okazuje się, że jest to dobra okazja, żeby poprawić jakość procesów biznesowych w organizacji.
Automatyzacja w trakcie restrukturyzacji – jak przebiega?
Każdą (lub prawie każdą) firmę czeka kiedyś restrukturyzacja – choć czasami jest ona sposobem na wyjście z długów, częściej zdarza się, że w ten sposób można uporządkować rosnące operacje biznesowe. Przedsiębiorstwa stosują wiele strategii biznesowych, ale jedną z najskuteczniejszych metod jest automatyzacja podczas restrukturyzacji.
Jak przebiega wdrożenie automatyzacji podczas restrukturyzacji przedsiębiorstwa? Podobnie jak w sytuacji „normalnej” działalności biznesowej – rozpoczyna się od zebrania danych na temat bieżących procesów, zasobów, wydajności i kosztów. Analizie poddaje się mocne i słabe strony firmy, a także typuje się czasochłonne i powtarzalne procesy, które mogą przynieść największe korzyści po automatyzacji.
Kolejnym krokiem jest określenie celów automatyzacji – dobrze byłoby, gdyby były one tożsame z celami restrukturyzacji, takimi jak zwiększenie produktywności czy obniżenie kosztów operacyjnych. Na ich podstawie wybiera się konkretne narzędzia i technologie – najczęściej są to RPA, zrobotyzowana automatyzacja procesów, systemy ERP czy rozwiązania korzystające ze sztucznej inteligencji.
Po wyborze technologii pozostaje jeszcze przeszkolić pracowników z ich użytkowania, a następnie wdrożyć systemy automatyzacji w praktyce. Na tym etapie ważne jest, żeby zapewnić wsparcie zespołowi i postawić na umiejętne zarządzanie zmianą, aby minimalizować opór i maksymalizować akceptację nowych procesów.
Korzyści z automatyzacji podczas zmian organizacyjnych
Restrukturyzację przedsiębiorstwa przeprowadza się często, żeby zwiększyć ROI – w tym samym celu automatyzuje się środowisko pracy. Chociaż początkowe wydatki na wdrożenie automatyzacji mogą być spore, przedsiębiorstwa mogą szybko zacząć notować zyski – robotyzacja podczas restrukturyzacji pomaga m.in. skrócić czas realizacji zadań przy zachowaniu poprzedniej lub zwiększeniu wydajności. Zautomatyzowane procesy to także mniej błędów, a zatem mniejsze straty finansowe, materiałowe czy czasu.
Kolejną korzyścią z automatyzacji podczas zmian organizacyjnych jest redukcja kosztów operacyjnych – przykładowo wdrożenie robotów (zarówno fizycznych, jak i wirtualnych) w środowisku pracy zmniejsza potrzebę pracy ręcznej, a to pozwala lepiej wykorzystywać zdolności i czas personelu. Można np. oddelegować pracowników do bardziej wymagających intelektualnie zadań, co po pewnym czasie może zaowocować większą konkurencyjnością – pracownicy mogą np. wymyślić nowy produkt lub usługę, która podbije rynek.
Automatyzacja podczas restrukturyzacji może też przyczynić się do poprawy skalowalności procesów biznesowych stosowanych w danym przedsiębiorstwie. Zautomatyzowane operacje można łatwo skalować w zależności od potrzeb i dostosowywać je do nowych wyzwań, co może być bardzo ważne w świetle zmian zachodzących w organizacji. Warto też podkreślić, że może to pomóc lepiej zarządzać informacjami w obrębie firmy, co może przyczynić się do poprawy procesu decyzyjnego.
Wyzwania związane z automatyzacją w trakcie restrukturyzacji
Chociaż automatyzacja w trakcie restrukturyzacji może przynieść wiele korzyści zmieniającemu się przedsiębiorstwu, trzeba pamiętać, że wiąże się ona z pewnymi wyzwaniami. Jednym z nich jest całkowit koszty tego procesu – te mogą zawierać też koszty ukryte. Dostawcy rozwiązań automatyzacyjnych przedstawiają klientom maksymalnie szczegółowe kosztorysy, ale może się zdarzyć w trakcie samego wdrożenia, że pojawią się kolejne, nieprzewidziane wcześniej opłaty w rodzaju konieczności integracji z istniejącą infrastrukturą.
Inne problemy są natury organizacyjnej – mowa głównie o oporze członków organizacji, głównie pracowników (ale nie wyłącznie, kadra kierownicza też może mieć z tym problem) przed zmianą. Mogą oni obawiać się utraty pracy lub zmiany obowiązków, a przyzwyczajenie do ustalonych praktyk może utrudniać wprowadzenie nowych rozwiązań. Problemem może być też brak odpowiednich umiejętności w zespole; w takim wypadku trzeba inwestować w szkolenia, co może zwiększyć ogólne koszty wdrożenia automatyzacji.
Problematyczną sprawą dla automatyzacji podczas restrukturyzacji jest zarządzanie zmianą – cały proces wymaga szczegółowego planowania, koordynacji działań różnych działów oraz ich zaangażowania, a to może być trudne bez wypracowanych i skutecznych mechanizmów komunikacji.
Nie wolno też zapominać, że nowe systemy mogą początkowo działać niestabilnie, co może prowadzić do przestojów i zakłóceń w pracy. Z tego powodu dobrze jest wcześniej przygotować plany na wypadek problemów z wdrożeniem automatyzacji.
Rozwój automatyzacji po restrukturyzacji
Restrukturyzacja firmy nie kończy jej działalności, a jedynie zmienia zakres operacji i strukturę organizacyjną – tak samo można traktować automatyzację. Powodów jest wiele, ale jeden przebija nad wszystkimi – zawsze znajdzie się jakieś proces (lub jego element), który można zrobotyzować, żeby jeszcze bardziej poprawić efektywność operacyjna organizacji.
Jakimi ścieżkami podążać, żeby rozwijać systemy automatyzacyjne po zakończeniu restrukturyzacji? Jedną z podstawowych jest ciągła analiza wyników, ponieważ tylko na podstawie twardych i mierzalnych KPI można dalej automatyzować środowisko pracy. Warto też po jakimś czasie użytkowania zastanowić się, jak rozszerzyć możliwości wybranych technologii – może da się zintegrować z marketingiem czy obsługą klienta, a może pomoże wdrożenie uczenia maszynowego czy Internet Rzeczy?
Kolejnym sposobem rozwoju automatyzacji po restrukturyzacji jest wykorzystanie systemów automatyzujących do personalizacji procesów tak, by w stu procentach zaspokajały potrzeby własne lub klientów. Jednocześnie warto inwestować w rozwój umiejętności pracowników, ponieważ najczęściej to oni znajdują sposoby, żeby coś poprawić w działalności firmy.
Jednocześnie warto dbać, by zautomatyzowane rozwiązania były bardziej efektywne energetycznie i w jak największym stopniu wspierały zrównoważony rozwój oraz cele społeczne i środowiskowe firmy. Dobrze jest też nieustannie inwestować w badania i rozwój, np. przez nawiązywanie partnerstw z innymi firmami technologicznymi i start-upami – w ten sposób można czerpać korzyści z automatyzacji nawet po zakończeniu jej wdrożenia i procesu restrukturyzacyjnego.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Related posts:
Jak Scania zmienia i przyspiesza biznes przy pomocy robotów
Zarządzanie projektem wdrożenia w warunkach pandemii cz.2
BPA a RPA – 5 istotnych zalet dla organizacji
Wejście cyfrowe – co to jest i jak wpływa na proces cyfryzacji?