Inteligentna automatyzacja przy wykorzystaniu narzędzi Robotic Process Automation to niewątpliwie jeden z kluczowych nurtów w obszarze cyfrowej transformacji biznesu. Analitycy Gartnera prognozowali w ubiegłym roku, że rynek RPA będzie rósł w dwucyfrowym tempie przynajmniej do 2024 r. a organizacje będą konsekwentnie uruchamiać coraz więcej robotów. Płynące z tego korzyści są niezaprzeczalne, ale czy mamy pełną świadomość kosztów z tym związanych? W poniższym wpisie próbujemy zwrócić uwagę na te aspekty wdrożenia RPA, o których klienci nie zawsze dowiadują się zawczasu.
Implementacja robota programowego przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi jest stosunkowo prosta i przebiega szybko, a jeśli dobrze wybrano automatyzowany proces, można być pewnym zwrotu z inwestycji. Wszystko to – a dołożył się także wybuch epidemii – sprawiło, że biznes zakochał się w narzędziach RPA. Roboty wyręczają w coraz większej ilości zadań pracowników finansów i księgowości, działów personalnych, centrów kontaktu z klientami czy departamentów IT, a nawet marketingu i sprzedaży.
Oprogramowanie RPA jest stosunkowo tanie. To sprawia, że bariera wejścia w nową technologię jest stosunkowo niska. Trzeba jednak powiedzieć, że zakup licencji na oprogramowanie to jedynie niewielka część całkowitego kosztu automatyzacji.
Dlatego jak zwykle w takich przypadkach, warto zatrzymać się na chwilę, żeby przyjrzeć się dokładniej rzeczywistym kosztom – tym oczywistym, dostrzeganym na pierwszy rzut oka, ale także ukrytym, które zwykle dostrzega się dopiero nabierając doświadczenia i z perspektywy czasu.
Czy robotyzacja kryje w sobie ukryte koszty?
Oczywiste są koszty inwestycyjne. Potrzebne są przecież licencje na oprogramowanie oraz infrastruktura w przypadku jeśli wybieramy RPA as a Service kosztem będzie miesięczny abonament.
Jasne jest także, że kosztuje rozwój robota – prowadzony przez wewnętrznych specjalistów lub zewnętrznego partnera – oraz konieczne integracje z innymi systemami, a także późniejsze techniczne utrzymanie i obsługa całego rozwiązania. Kosztem są także szkolenia pracowników. To jednak nie wszystko.
Z pewnością trzeba doliczyć koszty przygotowania i planowania robotyzacji. Już przygotowanie samego pilota, na potrzeby którego warto poddać analizie wiele procesów, żeby wybrać te, dające największe szanse na spektakularny sukces, wymaga wielu godzin pracy zwykle kilkuosobowego zespołu. Tymczasem, jak często się podkreśla, robotyzacja to obliczony na wiele lat program, zakładający ciągły rozwój i doskonalenie, zaangażowanie jak największej liczby osób w organizacji. Opracowanie dobrego programu z pewnością przyniesie zyski, ale będzie kosztować wiele dni a pewnie i tygodni pracy.
Nie są również tak oczywiste np. koszty testowania rozwiązania, bieżącej obsługi robota przez pracowników, czy weryfikacja jego pracy pod kątem jakości i wydajności, a przynajmniej weryfikowania przypadków, które sam robot zgłasza jako wątpliwe. Chociaż robot powinien działać autonomicznie, najpierw musi nauczyć się swojej pracy i trzeba dokładnie sprawdzić czy wykonuje swoje zadania poprawnie. Nie można także mieć nadziei, że poradzi sobie zawsze, ze wszystkim i w każdej sytuacji. Jego pracę trzeba będzie nadzorować i rozwiązywać ręcznie część przypadków, z którymi sobie nie poradzi – takich zawsze będzie pewien odsetek. Przy dużych procesach na wielką skalę, może się okazać, że to całkiem sporo pracy.
Przy tym wszystko co powyżej, to koszty łatwiej lub trudniej policzalne. Należałoby jednak również wziąć pod uwagę koszty, które trudno będzie wyrazić w pieniądzach. Trudno z góry przewidzieć, jaki wpływ uruchomienie programu robotyzacji będzie miało na pracowników. Pomimo uruchomienia szkoleń, pokazywania, że roboty nie zastąpią człowieka, że uwolnią go jedynie od monotonnej pracy i zapewnią więcej czasu na realizację bardziej kreatywnych zadań, ludzie mogą poczuć się zagrożeni i poszukać sobie innego pracodawcy. Nawet jeśli w dłuższej perspektywie uda się wyeliminować ten problem, w krótkim okresie może to spowodować zakłócenia w normalnym działaniu lub obniżyć produktywność. Co więcej, jeśli pracownicy mają zająć się bardziej kreatywnymi zadaniami, trzeba ich do tego przygotować, wyznaczyć im nowe cele – to także wymaga nakładu pracy.
Jak zweryfikować wszystkie koszty wdrożenia RPA w firmie?
Mając na uwadze to co powyżej, trudno jest przewidzieć całkowity koszt robotyzacji, jaki będzie musiała ponieść organizacja. Samo wdrożenie robota jest jedynie wstępem do automatyzacji czy nawet hiperautomatyzacji. Ze względu na to jego koszt stanowi tylko ułamek wszystkich kosztów, jakie trzeba będzie ponieść. Mogą być one coraz większe w miarę jak będzie rosła liczba procesów i złożoność całego ekosystemu RPA. Dodatkowo do kosztów trzeba doliczyć pracę związaną z optymalizację samych procesów, która może się okazać niezbędna do osiągnięcia maksymalnych korzyści po wdrożeniu kolejnych robotów. Wreszcie, trzeba mieć także świadomość, że te zmiany będą wymagać dodatkowych modyfikacji na poziomie rozwiązania oraz infrastruktury.
Dlaczego wybranie odpowiedniej firmy do wdrożenia robotyzacji procesów biznesowych jest istotne?
Oczywiście mając świadomość tego wszystkiego można dokonać pewnych dodatkowych założeń czy przyjąć odpowiedni margines błędu przy liczeniu kosztów oraz zwrotu z inwestycji. Niemniej jak widać wymaga to wiedzy i praktycznego doświadczenia płynącego z uczestnictwa w wielu projektach, prowadzonych w wielu obszarach funkcjonalnych i wielu różnych organizacjach. I nie powinno się ono ograniczać do samego wdrożenia, ale także późniejszego utrzymania, rozwoju i optymalizacji programu RPA.
Właśnie dlatego tak istotny jest wybór odpowiedniej firmy do wdrożenia robotyzacji procesów biznesowych. Dlaczego? Ponieważ ekspertyza partnera stanowi gwarancję zmniejszenia ryzyka błędnej kalkulacji kosztów. Zaangażowanie partnera technicznego już na etapie przygotowywania się do uruchomienia inicjatywy, a przynajmniej planowania pilota pozwala na w pełni świadome wdrażanie programu RPA.
Ukryte koszty a korzyści związane z Robotyzacją Procesów Biznesowych
Świadome jest tutaj słowem kluczowym. Nie chcemy bowiem powiedzieć, że koszty wdrożenia RPA przewyższają płynące z niego korzyści. Z pewnością tak nie jest. Nie powinniśmy mieć żadnych wątpliwości, że roboty zapewniają przyspieszenie procesów, wzrost produktywności, lepszą jakość a także większą zgodność z regulacjami a przy tym oszczędności. Nie przez przypadek większość firm, które zrealizowały co najmniej pilota RPA, chce rozwijać swój program inteligentnej automatyzacji a coraz więcej organizacji zaczyna już dziś mówić o kolejnym kroku – hiperautomatyzacji, w której roboty wspiera zaawansowana analityka oraz sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe.
Co może najważniejsze, robotyzacja to jedna z najszybszych ścieżek digitalizacji. Jak podaje firma UiPath powołując się na ankietę Pegasystems wśród menedżerów globalnych organizacji, 63% z nich twierdzi, że RPA jest kluczowym komponentem ich cyfrowej transformacji. Ponadto roboty są bardziej odporne na zmiany zachodzące w otoczeniu, zwłaszcza wzrosty obciążeń i wydarzenia społeczno-polityczne.
Tak samo jak trudno policzyć koszty związane z wdrożeniem i programem RPA, tak samo ciężko oszacować zyski płynące z cyfrowej transformacji i zwiększeniem ciągłości i bezpieczeństwa biznesu. Należałoby więc raczej zastanowić się nad kosztami zaniechania w tym zakresie.