RPA vs ITPA – jakie są główne różnice między robotyzacją a automatyzacją procesów w IT?

Jak pokazuje raport EMA „Data-Driven IT Automation: A Vision for the Modern CIO” [i] od robotyzacji i automatyzacji procesów we współczesnym biznesie nie ma już odwrotu. Niemalże, jak von Nogay w „CK Dezerterach”, któremu wszystko kojarzyło się z kurą[ii], współczesny CIO wszędzie dostrzega pole do zastosowania ITPA i RPA. Zatem trzeba się bliżej przyjrzeć tym terminom i nauczyć je różnicować.    

Czym tak właściwie jest ITPA i RPA?

  ITPA (Information Technology Process Automation) to narzędzia i działania mające na celu koordynowanie, integrację i orkiestrację świadczenia usług w dowolnych obszarach operacyjnych IT. Narzędzia ITPA automatyzują procesy IT, aby zwiększyć ich efektywność, ograniczyć ryzyko operacyjne i zredukować koszty. ITPA funkcjonuje przede wszystkim na poziomie usług IT, koordynując wykonywanie pracy poprzez realizację sekwencji przepływów pracy i skryptów zgodnie z zaplanowanymi harmonogramami. RPA (Robotic Process Automation) to narzędzia programowe do integracji dowolnej aplikacji za pośrednictwem interfejsu użytkownika UI w celu automatyzacji rutynowych, przewidywalnych zadań przy użyciu ustrukturyzowanych danych cyfrowych. RPA – zrobotyzowane procesy biznesowe bazują na wzajemnych interakcjach interfejsów użytkownika oraz API w celu wykonania pracy związanej z transkrypcją danych między różnymi aplikacjami korporacyjnymi i biurowymi. Mówiąc prościej, RPA zastępuje człowieka, wykonując za niego powtarzające się czynności związane z interakcjami za pośrednictwem UI. Dzieje się to za sprawą wykonywalnych skryptów nazywanych powszechnie „robotami” lub „botami”.    

Jakie są główne różnice między RPA vs ITPA?

  Na pierwszy rzut oka widać, że IT Process Automation skupia się na działaniach operacyjnych w IT, a RPA to relacja pomiędzy dowolną aplikacją, głównie biznesową, a rutynowymi czynnościami wykonywanymi po stronie interfejsu użytkownika. Różnice pomiędzy ITPA i RPA są jednak głębsze i bardziej zróżnicowane.   Przede wszystkim ITPA i RPA różnią się stopniem złożoności. Procesy operacyjne IT dotyczą z reguły wielu różnych platform jednocześnie. W klasycznym przykładzie działania ITPA, gdy zachodzi konieczność naprawy skutków jakiegoś incydentu, automatyczny przepływ pracy związany jest z interakcjami z systemem monitorującym, narzędziami bezpieczeństwa cybernetycznego, środowiskiem infrastrukturalnym, czy modułami do przesyłania powiadomień i alertów albo zarządzania usługami IT. Natomiast RPA realizuje automatyczną interakcję pomiędzy użytkownikiem po jednej stronie a „botem” naśladującym działanie człowieka po drugiej, ale w ramach jednego systemu. Dla porządku trzeba wspomnieć, że zdarzają się także takie wdrożenia, że automatyzowanych jest kilka systemów, które działają w trybie nadzorowanym. Niezmiennym pozostaje jednak fakt, że jest to integracja na poziomie zadań, a nie całych procesów.   Kolejną istotną różnicą pomiędzy ITPA i RPA jest sposób integracji z innymi platformami. ITPA komunikuje się z nimi za pomocą API (Application Programming Interface) i/lub CLI (Command Line Interface). Dla odmiany, RPA integruje się z platformami biznesowymi głównie na poziomie interfejsu użytkownika, choć spotyka się także integracje na poziomie interfejsu API lub np. systemu OCR w celu przechwytywania informacji z dokumentów papierowych. Integracja na poziomie interfejsu użytkownika z ominięciem API nie zakłóca działania podstawowego systemu oprogramowania, a dodatkowo umożliwia współpracę z aplikacjami, które nie mają API. ITPA i RPA różnią się także formami automatyzacji. W przypadku ITPA logika automatyzacji procesów IT jest zdefiniowana w przepływie pracy, który po inicjacji wykonuje sekwencję kroków automatyzujących proces, a przepływ pracy składa się z jednostkowych działań specyficznych dla wybranej platformy. Prosty przykład – automat wykonuje sekwencję działań „sklonuj maszynę wirtualną”, „utwórz zgłoszenie serwisowe” i „zakończ działanie”. Dysponując poleceniami rozgałęziania i zapętlania, można zorganizować przepływ pracy zgodnie z aktualnymi potrzebami. Warto w tym momencie zwrócić uwagę, że ITPA w takiej sytuacji wymaga wiedzy merytorycznej na temat samego procesu, a nie umiejętności kodowania. W przypadku RPA logika automatyzacji jest zaszyta w kodzie „bota”, nazywanego czasem skryptem, automatyzacją lub nawet przepływem pracy. Budowanie automatyzacji RPA jest bardziej złożone, bo poza najprostszymi automatykami, zdecydowana większość wartościowych automatyzacji opartych na RPA wymaga szkolenia, doświadczenia i znajomości kodowania.   To, co odróżnia ITPA od RPA to możliwości skalowania. Platforma ITPA może działać na jednym serwerze fizycznym lub wirtualnym. Jeśli potrzebna jest większa zdolność do przetwarzania automatyzacji, wystarczy zwiększyć przydzielone zasoby serwerowe np. moc obliczeniową, pamięć RAM, czy przestrzeń dyskową. W przypadku RPA powszechnym ograniczeniem, nie tylko licencyjnym, jest zasada jeden bot na serwer. Zatem skalowanie zautomatyzowanego procesu za pomocą RPA może wymagać albo wcale niemałych inwestycji w sprzęt, albo kreatywności w obchodzeniu ograniczeń.    

RPA i ITPA w praktyce

  Liczba praktycznych zastosowań RPA i ITPA wydaje się nieograniczona, bo dzięki ich elastyczności i wszechstronności, można robić rzeczy, które do niedawna nie były nawet w sferze marzeń. Z ITPA można zautomatyzować takie czynności, jak:

• dodawanie/usuwanie użytkowników do grup Active Directory,
• resetowanie haseł,
• badanie naruszeń bezpieczeństwa Active Directory,
• naprawa incydentów,
• tworzenie zgłoszeń serwisowych i powiadamianie personelu,
• monitorowanie dzienników zdarzeń i powiadamianie personelu o przekroczeniu zadanych wartości,
• monitorowanie plików i podejmowanie działań naprawczych w oparciu o różne kryteria
• zarządzanie aktualizacjami,
• udostępnianie nowych maszyn wirtualnych,
• zdalne wyłączanie komputerów,
• uruchamianie usług i/lub serwerów,
• reagowanie na alerty z narzędzi monitorujących,
• uruchamianie zapytań SQL i ich przesyłanie do odpowiednich osób na podstawie wyników,
• wykonywanie migawek Vmware,
• zmiana zasobów procesora, pamięci lub miejsca na dysku dla maszyn wirtualnych,
• onboarding/offboarding pracowników,

Ta garść przykładów oczywiście nie wyczerpuje listy zadań, które można przerzucić na automatyzację procesów IT. W przypadku RPA można zbudować podobne zestawienie, które paradoksalnie może otworzyć onboarding/offboarding pracowników. Kolejne pozycje to:

• przypisywanie zapytań klientów do odpowiednich pracowników obsługi,
• odczytywanie danych z dokumentów w różnych formatach, w tym odręcznych, i wprowadzanie ich do różnych systemów,
• uzgadnianie wyciągów bankowych,
• sprawdzanie danych dotyczących przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy,
• czyszczenia danych tak, aby zapewnić spójności formatu, wyeliminować dane niepoprawne i ograniczyć konieczność obsługi wyjątków,
• przetwarzanie faktur, łącznie z podejmowaniem niektórych decyzji,
• planowanie popytu, podaży, zleceń produkcyjnych,
• walidacja grafików i wprowadzanie godzin do systemu płacowego
• przetwarzanie zwrotów od i do klientów,
• rozwiązywanie sporów i obsługa pism odwoławczych od klientów,
• walidacja i przetwarzanie wniosków kredytowych online,
• tworzenie leadów w systemach CRM,
• identyfikowanie najlepszych ofert na dany produkt za pomocą skanowania stron internetowych.

Porównanie tych dwóch list pokazuje wyraźnie, jak bardzo ITPA i RPA różnią się przedmiotem swojego działania, ale pokazują też w jakim stopniu się uzupełniają nawzajem.    

Co jest lepsze dla firmy RPA czy ITPA?

  Nie bez powodu jedną listę zamykał, a drugą otwierał onboarding/offboarding pracowników. Każda organizacja musi samodzielnie zdecydować, w jaki sposób i w jakiej części automatyzować ten proces. W ITPA uwaga będzie skupiona na Active Directory, AWS, VMware itp. Wszędzie trzeba dodać lub usunąć konto pracownika, wykonać dużo czynności, które udostępnią mu odpowiednie zasoby firmy do codziennej pracy. Typowy proces onboarding/offboarding pracownika obejmuje także systemy biznesowe HR – tam też trzeba utworzyć kartotekę pracownika, podać algorytmy naliczania płac, czy urlopów. W tym przypadku zatem trudno mówić co jest lepsze?  ITPA i RPA doskonale się uzupełniają.   Jednak w niektórych sytuacjach, szczególnie gdy trzeba mieć na względzie koszty, warto pamiętać o technicznych niuansach. Praktyka pokazuje, że twórcy oprogramowania w nowych wersjach swoich aplikacji rzadko dokonują zmian w interfejsach API. Oznacza to, że jeśli narzędzie ITPA jest zintegrowane z pewnym systemem poprzez API, to jest mało prawdopodobne, aby wystąpiły problemy mogące zakłócić przepływy pracy po aktualizacji tego systemu.   Wiemy także, że nowe wersje aplikacji bardzo często modyfikują interfejs użytkownika. W rozwiązaniach RPA, gdzie przepływ pracy jest zintegrowany z konkretnym interfejsem ekranowym, generuje to dość poważne problemy wymagające interwencji programistycznej. Integracja oparta na interfejsie użytkownika jest niezwykle krucha i podatna na awarie wywołane aktualizacjami systemu operacyjnego lub aplikacji, czy wyskakującymi okienkami.    

TCO w RPA i ITPA

  Różnice w możliwościach skalowania i sposobie integracji z innymi platformami wskazują, że TCO rozwiązań ITPA jest wyraźnie niższe. Do tego dochodzi jeszcze jedna kwestia – dział IT bardzo często odpowiada za kluczowe systemy biznesowe w całej organizacji. Ponieważ ITPA automatyzuje wiele przyziemnych, powtarzalnych zadań konserwacyjnych niezbędnych do utrzymania wysokiego wskaźnika dostępności, w efekcie następuje minimalizacja czasu przestojów spowodowanych błędami ludzkimi, a warto pamiętać, że jest to ¾ wszystkich przerw w działaniu firm. Bez względu na branżę i wielkość firmy – każda godzina przestoju jest bardzo, bardzo kosztowna. Dodatkowo, bardzo proste tworzenie przepływów pracy, na zasadzie układania klocków Lego, wydłuża czas eksploatacji rozwiązań ITPA, co w efekcie składa się na ich większą atrakcyjność finansową.   Żeby nie było tak prosto – nie samo TCO decyduje o wyborze rozwiązania automatyzacji procesów informatycznych. Dobrze zaprojektowane boty działające w ramach RPA mogą przynieść niebagatelne oszczędności, które znacząco przewyższą różnice w kosztach posiadania konkretnego rozwiązania. Każda organizacja musi samodzielnie rozważyć i policzyć spodziewane efekty. Gdyby było to takie proste, wszyscy mieliby te same i tak samo zrobotyzowane procesy biznesowe. [i] https://resolve.io/it-automation-resources/data-driven-it-automation-analyst-report [ii] https://www.dailymotion.com/video/x14lk01