Kluczowe pytania, które należy zadać dostawcy systemu ERP
Wdrożenie systemu ERP jest koniecznością dla wielu firm, ale przedsiębiorcy mogą zastanawiać się, jakie pytania zadać dostawcy ERP? Warto poświęcić chwilę na spisanie odpowiednich pytań, ponieważ od odpowiedzi dostawcy często zależy sukces implementacji.
Wymagania biznesowe – jak dopasować system ERP do specyfiki firmy?
Dopasowanie systemu ERP do specyfiki firmy wymaga przede wszystkim dokładnego zrozumienia potrzeb i procesów biznesowych firmy oraz wyboru dostosowanego do specyfiki organizacji oprogramowania. Żeby to zrobić, w pierwszej kolejności należy przeprowadzić dogłębną analizę procesów biznesowych w firmie – powinna ona objąć wszystkie działy, od produkcji, przez sprzedaż, aż po magazyn i finanse. Na tej podstawie można zidentyfikować, w których obszarach system ERP może usprawnić procesy i działania.
Następnie należy sporządzić listę celów, które zostaną zrealizowane dzięki wdrożeniu systemu ERP. Jej dokładny wygląd zależy od specyficznych wymagań organizacji, ale warto pamiętać, że tego typu oprogramowanie może nie tylko zwiększyć ogólną efektywność operacyjną i zredukować koszty – może być też początkiem przekształcenia przedsiębiorstwa w organizację opartą na danych i wykorzystującą wszystkie możliwości hiperautomatyzacji, żeby zaoszczędzić nie tylko pieniądze, ale również czas i inne zasoby.
Warto też pamiętać, że na rynku istnieje wiele systemów ERP (do najpopularniejszych należą m.in. Epicor, SAP czy Oracle), ale wybór platformy, która będzie najlepiej odpowiadać potrzebom firmy, powinien być poprzedzony dokładnymi badaniami możliwości różnych rozwiązań. Nie warto się spieszyć – lepiej dokładnie zbadać funkcjonalności dostępnych systemów, żeby nie musieć w przyszłości ponownie dobierać oprogramowania. Poza analizą możliwości konkretnych rozwiązań warto też sprawdzić, czy można je bez problemu zintegrować z już stosowanymi w firmie aplikacjami, a także dopytać dostawcę o wszystkie szczegóły implementacji.
Bezpieczeństwo danych i zabezpieczenia w systemach ERP
Bezpieczeństwo danych i zabezpieczenia systemów ERP są jednymi z najważniejszych kryteriów wyboru – ponieważ tego typu oprogramowanie integruje w sobie wszystkie aspekty działalności firmy, w tym dane finansowe, personalne i operacyjne, warto poświęcić czas, żeby dokładnie zbadać oferowane rozwiązania. Absolutną podstawą w procesie wyboru jest sprawdzenie, czy system ERP posiada narzędzia kontroli dostępu – użytkownicy powinni posiadać wyłącznie uprawnienia niezbędne do wykonania ich obowiązków. Warto też sprawdzić, czy platforma korzysta z wielopoziomowego uwierzytelniania, żeby dodatkowo zabezpieczyć firmowe dane przed niepożądanym dostępem.
Same dane przechowywane w systemie ERP, w tym dane przesyłane między klientem a serwerem, powinny być zaszyfrowane za pomocą protokołów szyfrowania, takich jak SSL/TLS. Warto też stale monitorować ogłoszenia o podatnościach (CVE) i w razie potrzeby wdrażać łatki. Równie ważne są regularne aktualizacje systemu oraz ciągłe monitorowanie podejrzanych aktywności. Aby dodatkowo zabezpieczyć dane przed atakami, dobrze jest rejestrować aktywności użytkowników, zmiany w danych i dostęp do systemu oraz prowadzić dzienniki zdarzeń.
Opracowując procedury bezpieczeństwa dla systemów ERP, warto też zadbać o fizyczne zabezpieczenia serwerów – powinny być one przechowywane w pomieszczeniach z dostępem tylko dla autoryzowanego personelu oraz powinny posiadać m.in. ochronę przeciwpożarową. Dobrze jest również ciągle monitorować m.in. temperaturę serwerów, żeby uniknąć ich przegrzania.
Ochrona systemów ERP ma także swoją bardziej miękką stronę – mowa m.in. o szkoleniach dla pracowników z bezpieczeństwa danych, wdrożeniu dostosowanej do specyfiki firmy polityki bezpieczeństwa oraz opracowaniu planów kontynuacji działalności i odzyskiwania po awarii systemu ERP.
Wsparcie techniczne i szkolenia dla użytkowników
Wsparcie techniczne systemu ERP zaczyna się od utworzenia helpdesku lub wyspecjalizowanego działu wsparcia, w którym użytkownicy mogą zgłaszać problemy i pytania. Jednocześnie należy określić sposoby kategoryzacji i procedury rozwiązywania poszczególnych incydentów.
Trzeba jednak pamiętać, że wsparcie techniczne to nie tylko rzeczywista opieka nad hardware’em albo monitorowanie software’u – przede wszystkim osoby odpowiedzialne za wsparcie techniczne powinny posiadać jak najbardziej aktualne informacje, żeby móc szybko rozwiązywać problemy użytkowników. Także sami pracownicy powinni wiedzieć, z czym mają do czynienia – można to osiągnąć poprzez szkolenia oraz stworzenie ogólnodostępnej bazy wiedzy zawierającej rozwiązania często pojawiających się problemów. Dobrze jest również przygotować materiały edukacyjne, takie jak podręczniki, instrukcje czy filmy instruktażowe.
Aktywność w helpdesku należy stale monitorować, żeby zbierać dane o zgłoszeniach i czasie reakcji – pozwala to zmierzyć efektywność działu wsparcia. Warto również wprowadzić system zbierania opinii i sugestii od użytkowników – dzięki niemu nie tylko można jeszcze szybciej i efektywniej rozwiązywać problemy, ale również stale doskonalić jakość szkoleń.
Plan wdrażania i dostępność rozwiązań dostarczanych przez dostawcę
Plan wdrażania ERP powinien zawierać nie tylko dokładną analizę potrzeb firmy, cele i harmonogram wdrożenia. Przede wszystkim powinien jasno określać czynniki wyboru danego systemu. Opracowując plan, warto sprawdzić, czy system będzie posiadał wszystkie wymagane przez firmę funkcjonalności, czy będzie ergonomiczny i da się go zintegrować z już istniejącą infrastrukturą IT.
Tworzenie planu to również dobry moment na sprawdzenie dostawcy rozwiązania. Jedną stroną medalu są oferowane przez niego systemy, ale drugą, równie istotną, jest stosowana metodyka wdrożenia – determinuje ona cały proces oraz wpływa na koszty i czas implementacji. Współcześnie na rynku ERP stosuje się najczęściej jedną z dwóch metodyk – nieco wolniejsze i bardziej holistyczne Waterfall oraz szybsze i skupione na poszczególnych elementach systemu Agile.
Dopiero po określeniu najważniejszych czynników wyboru oraz sprawdzeniu stosowanej przez dostawcę metodyki wdrożenia można przejść do opracowywania szczegółowego planu. Poza celami i harmonogramem powinien on też zawierać informacje o zespole projektowym. Sam zespół powinien składać się z ekspertów z różnych dziedzin – nie wolno zapominać, że systemu ERP będą używać także nietechniczni pracownicy firmy, więc obecność ich przedstawicieli w zespole wdrożeniowym zapewni, że ich potrzeby zostaną uwzględnione w projekcie.
Plan powinien również zawierać zakres i harmonogram szkoleń dla pracowników. W miarę wdrożenia systemu należy monitorować zarówno przebieg implementacji, jak i samo działanie oprogramowania. Dobrze jest na bieżąco zbierać informacje o błędach i niedoskonałościach, żeby rozwiązywać je, zanim staną się poważnymi problemami.
Warunki umowy i wsparcie posprzedażowe – na co zwrócić uwagę przed podpisaniem kontraktu?
Jakie pytania zadać dostawcy ERP podczas podpisywania umowy i określania zakresu wsparcia posprzedażowego? Przede wszystkim warto dokładnie przeanalizować koszty wdrożenia, licencji, dostosowań, szkoleń oraz wsparcia technicznego, żeby upewnić się, że w umowie nie znajdują się żadne ukryte opłaty. Dobrze jest również od razu określić warunki gwarancji – czas jej trwania, zakres i sposób korzystania – oraz zadbać, żeby Service Level Agreement jasno precyzowało poziom usług i wsparcia.
Poza wymienionymi elementami warto zapytać dostawcę systemu ERP o następujące rzeczy i działania:
- Jakie dokładnie funkcje i usługi wchodzą w zakres dostawy systemu ERP?
- Kto będzie posiadał prawa własności do systemu ERP i danych?
- W jakich godzinach dostawca oferuje wsparcie techniczne i za pomocą jakich kanałów komunikacji jest dostępny?
- Jak często dostawca dostarcza aktualizacje i łatki?
- Czy dostawca oferuje możliwość dodatkowych szkoleń dla pracowników już po wdrożeniu systemu ERP?
- Jak dostawca zabezpiecza swoje rozwiązania i infrastrukturę przed zagrożeniami?
- Jak dostawca planuje rozwijać produkt i dostarczać nowe funkcje?
Oprócz tego warto sprawdzić, czy umowa zawiera klauzule dotyczące bezpieczeństwa danych i zabezpieczeń technicznych. Powinna również posiadać zapisy dotyczące rozwiązywania sporów i odpowiedzialności za straty lub problemy oraz określać plany dostawcy w zakresie ciągłości działania i odzyskiwania danych awarii. Przed podpisaniem umowy warto skonsultować się z prawnikiem lub specjalistą ds. systemów ERP, aby upewnić się, że chroni ona interesy firmy i jest zgodna z jej potrzebami.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Related posts:
Rebranding: Mindbox oraz Mindworkers – dwa siostrzane brandy
ERP a CRM – czym się różnią oraz który system warto wdrożyć w przedsiębiorstwie?
Wymiana systemu ERP na nowy – na co zwrócić uwagę, aby zmiana wyszła na lepsze?
Systemy ERP w pracy zdalnej – kilka ważnych informacji