Ile czasu jest w stanie oszczędzić system ERP?

# BMS

Ile czasu jest w stanie oszczędzić system ERP?

16.02.2023

Korzyści, jakie niesie inwestycja w innowacyjne systemy ERP, zauważa coraz więcej przedsiębiorców. ERP to wyspecjalizowane oprogramowanie, dzięki któremu można zarządzać przedsiębiorstwem w sposób kompleksowy. Co najważniejsze – dostęp do wszystkich danych możliwy jest w czasie rzeczywistym dla każdego uprawnionego pracownika, co znacząco usprawnia przepływ informacji. Ile czasu jest w stanie oszczędzić system ERP? Na to pytanie szczegółowo odpowiadamy w niniejszym poradniku.

Systemy ERP – definicja

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to określenie dla wyspecjalizowanego oprogramowania służącego do zarządzania przedsiębiorstwem w sposób kompleksowy oraz optymalnego zorganizowania pracy w poszczególnych działach firmy. Systemy ERP zalicza się do grona tzw. Business Management Systems, czyli systemów zarządzania przedsiębiorstwem.

Firma dysponująca ERP może zintegrować dane pochodzące z różnych obszarów, takich jak produkcja, finanse, księgowość, magazyn, planowanie materiałowe, kadry itd. Sprawia to, że obieg informacji pomiędzy pracownikami z różnych działów jest znacznie uprawniony, co pozwala szybciej podejmować zarówno kluczowe jak i mniej ważne decyzje. Przykładowo: ERP dla działu sprzedaży przyczynia się do tego, iż pracownicy są w stanie sprzedawać efektywniej i szybciej, co niesie za sobą określone korzyści dla przedsiębiorstwa.

Jak systemy ERP pomagają oszczędzić czas?

Co zyskują firmy, które wdrożyły system ERP? Właściwie wykorzystując możliwości nowoczesnych systemów ERP można zaoszczędzić nie tylko pieniądze, ale przede wszystkim mnóstwo czasu. Coraz bardziej doceniają to również polscy przedsiębiorcy. Należy wiedzieć, że potencjał, jaki drzemie w systemach ERP, jest naprawdę ogromny.

Specjaliści zgodnie wskazują, że systemy ERP zrewolucjonizowały podejście do prowadzenia działalności gospodarczej oraz gospodarowania dostępnymi zasobami. Firmy, które dysponują systemami ERP, mogą spojrzeć na całą organizację w sposób całościowy, kompleksowy. Wynika to z tego, iż ERP umożliwia integrację wszystkich firmowych danych pochodzących z różnych gałęzi firmy. To z kolei pozwala na wydajniejsze wykorzystywanie dostępnych zasobów oraz podejmowanie właściwych decyzji na poziomie taktycznym i strategicznym.

Jedną z największych zalet systemu ERP jest fakt, iż dzięki niemu można znacząco oszczędzić czas pracowników. Warto nadmienić, że nie ma znaczenia tutaj ich stanowisko w firmie czy dział, w którym pracują. Jest to możliwe dzięki nieograniczonym możliwościom w zakresie przechowywania danych. Co więcej, wszystkie dane są dostępne w czasie rzeczywistym i na bieżąco uzupełniane.

System ERP gwarantuje, że każdy z pracowników może mieć dostęp do wszystkich najświeższych informacji, co sprawia, że rośnie nie tylko ich wydajność, ale również komfort pracy. Pracownicy, którzy zawsze mają dostęp do najświeższych instrukcji, rzadziej popełniają błędy oraz są bardziej wydajni w swoich zadaniach. Zarówno najpopularniejsze systemy ERP jak i te mniej znane są również wyposażone w skuteczne narzędzia dedykowane przełożonym, dzięki którym można efektywnie monitorować działania oraz określone procesy realizowane w ramach przedsiębiorstwa. To pozwala na szybkie identyfikowanie zagrożeń i ewentualne wprowadzanie działań naprawczych.

Przy jakich czynnościach system ERP zapewni największą oszczędność czasu?

System ERP zapewnia ogromną oszczędność czasu w przypadku zróżnicowanej gamy czynności w różnych działach firmy, takich jak:

Usprawnienie komunikacji pomiędzy pracownikami a także między firmą a klientami i partnerami handlowymi. System ERP pozwala na stworzenie bazy danych osobowych klientów, pracowników oraz partnerów handlowych, dlatego przesyłanie informacji do poszczególnych osób z wykorzystaniem jego funkcjonalności jest zdecydowanie prostsze i szybsze.
Zarządzanie surowcami potrzebnymi do produkcji. W przypadku firm np. z branży odzieżowej bardzo ważne jest, by zamawiać odpowiednią ilość materiałów eksploatacyjnych. Jest to szczególnie ważne, by nie doszło do opóźnień w realizacji zamówień. System ERP prowadzi do automatyzacji całego procesu produkcyjnego, dlatego można dokładnie określić ilość potrzebnych surowców.
Monitorowanie stanów magazynowych. Zapewnienie odpowiedniej ilości asortymentu w magazynie ma szczególne znaczenie, ponieważ pozwala na efektywne i sprawne obsługiwanie klientów. ERP umożliwia m.in. kategoryzowanie pozycji według dostawców, cen, kolorów, rozmiarów, stylów oraz wielu innych elementów. Oferuje także specjalne algorytmy, które pozwalają na oszacowanie zysków ze sprzedaży.
Efektywniejsza obsługa klienta. Mając dostęp do wszystkich niezbędnych informacji na temat asortymentu przedsiębiorstwa pracownicy są w stanie szybko i sprawnie odpowiadać na zapytania klientów oraz rozwiązywać zgłaszane przez nich problemy.
Usprawnienie procesu wystawiania faktur. Właściwie zaprogramowany system ERP umożliwia wyjątkowo szybkie wystawianie faktur bez konieczności ręcznego wpisywania danych klientów. Dzięki temu pracownicy mogą zaoszczędzić ogromną ilość czasu.
Prognozowanie sprzedaży. ERP posiada bardzo dużą bazę danych, dlatego może też dostarczać ogromną liczbę cennych wskazówek dla biznesu. Jedną z jego funkcjonalności jest na przykład przewidywanie przyszłej sprzedaży na podstawie danych historycznych czy wcześniejszych wzorców zakupowych klientów. Tworzenie prognoz bez systemu ERP byłoby niezwykle czasochłonne i trudne w realizacji.