Strefa wolna od botów!
Piszemy my, nie maszyny.

Jak zautomatyzować procesy audytowe w średnich firmach?


W tym artykule dowiesz się:

  • Jakie obszary i czynności audytu można zautomatyzować
  • Jak wygląda automatyzacja procedur tworzenia audytu
  • Dlaczego automatyzację audytowania warto zintegrować z ERP
  • Jak usprawnić proces komunikacji i raportowania podczas audytu

Automatyzacja procesów audytowych może sprawić, że będą one dokładniejsze, a to może przyczynić się do redukcji kosztów i czasu potrzebnego na przegląd działań firmy. Jakie techniki automatyzacji można zastosować, aby usprawnić zarządzanie zgodnością w średnich przedsiębiorstwach?

 

 

Zastosowanie robotów do analizy danych finansowych

 

Średnie firmy często znajdują się w „średniej” sytuacji – nie są już małymi organizacjami, w których można całkiem łatwo ogarnąć całość działania, ale nie są jeszcze dużymi przedsiębiorstwami z wielkimi kontraktami. Każda średnia firma dąży jednak do poszerzania swojej działalności, co wiąże się z inwestycjami, także w automatyzację procedur.

Żeby zobaczyć, ile technologie takie jak RPA wnoszą do średnich przedsiębiorstw, warto przyjrzeć się ich zastosowaniu np. w analizie danych i raportowaniu. Średniej wielkości przedsiębiorstwa czasami borykają się z ograniczeniami kadrowymi i nie mogą liczyć na takie budżety jak korporacje, więc, zamiast ograniczać swoje zdolności audytowe, mogą je zachować poprzez robotyzację niektórych procesów.

Warto podkreślić, że nie da się w pełni zautomatyzować analizy danych finansowych – zawsze potrzebny będzie doświadczony i wyedukowany w tym zakresie człowiek, żeby ocenić jakość pracy – ale najżmudniejsze jej elementy można powierzyć robotom. Dlaczego? Są one zdolne do przetwarzania dużych ilości danych w krótkim czasie, mogą szybciej wykrywać nieprawidłowości i nie męczą się jak ludzie.

Robotyzacja analizy danych obejmuje najczęściej rutynowe czynności, takie jak analiza transakcji czy porównywanie danych księgowych z fakturami. Zespół audytorów może dzięki temu skupić się na zadaniach wymagających ludzkiego osądu i doświadczenia. Wpływa to także na jakość procesów audytowych w firmie, bowiem zamiast jednorazowych kontroli, audytorzy mogą dzięki robotom przez cały czas otrzymywać raporty o sytuacji finansowej firmy. Podnosi to poziom transparentności i przyczynia się do większej konkurencyjności przedsiębiorstw.

 

 

Automatyzacja procedur tworzenia audytu

 

Audyty są niezbędnym elementem działalności, ale zajmują czas, w którym można by np. opracować nowy produkt. Zatem kluczem do utrzymania ich efektywności jest ich automatyzacja – wirtualne roboty mogą porównywać setki dokumentów i to w ciągu minut, a nie godzin lub dni, jak w przypadku ludzi. Żeby jednak osiągnąć takie efekty, systemy audytorskie muszą bezpośrednio łączyć się z bazami danych firmy i platformami księgowymi, by pobierać znajdujące się w nich dane – w ten sposób audytorzy nie muszą ręcznie wszystkiego przeglądać.

Trzeba też zadbać o automatyczną analizę – algorytmy mogą np. samodzielnie porównywać transakcje z określonymi wzorcami audytowymi, co pozwala m.in. testować zgodność procedur z przepisami prawa, standardami rachunkowości czy zasadami controllingu.

Nie ma pełni automatyzacji procesów audytowych bez robotyzacji generowania dokumentacji i raportów. Systemy audytorskie powinny automatycznie tworzyć wstępne raporty audytowe, zawierające zarówno dane ilościowe, jak i jakościowe analizy ryzyk, a także sugestie dotyczące obszarów wymagających poprawy oraz wnioski i rekomendacje. Ostateczny kształt dokumentom powinni jednak nadawać audytorzy.

Automatyczne systemy audytorskie mogą także zarządzać harmonogramem prac audytorskich, przypisywać zadania i monitorować postępy, a to przekłada się na lepszą organizację i poprawia wykorzystanie zasobów. Proces może być także wspierany przez chmury, które dają zdalny dostęp do narzędzi i ułatwiają współpracę z zespołami audytorskimi.

 

 

Integracja z systemami ERP w celu usprawnienia audytów

 

Automatyzacja procesów audytowych prezentuje pełnię swoich możliwości w integracji z systemami ERP. Centralizacja i automatyzacja funkcji operacyjnych, finansowych i logistycznych dostarcza audytorom jednolitych informacji, a także pozwala zwiększyć skuteczność i precyzję analiz.

Dzięki integracji ERP z automatyzacją audytorzy zyskują dostęp do dokładnych, bieżących i kompletnych danych finansowych oraz operacyjnych. W praktyce oznacza to, że nie muszą ich ręcznie zbierać i weryfikować, więc mogą skoncentrować się na innych elementach procesu, np. na interpretacji wyników czy ocenie skuteczności mechanizmów kontrolnych.

Inną zaletą jest fakt, że audytorzy mogą ciągle monitorować transakcje i operacje, żeby wykrywać np. błędy w księgowaniach. W połączeniu z analizami statystycznymi dostępnymi w systemach ERP mogą uzyskać bardziej wszechstronny obraz sytuacji finansowej firmy, co może mieć znaczenie w podejmowaniu decyzji audytowych, a szerzej biznesowych.

Nie należy też zapominać, że ERP oferują wiele rozbudowanych narzędzi analitycznych, a te mogą pomóc w skomplikowanych działaniach, np. analizie trendów czy prognozowaniu przyszłych wyników. Ich połączenie z automatyzacją procesów audytowych przekłada się na szybszą identyfikację potencjalnych ryzyk, co pozwala od razu podejmować działania naprawcze.

Integracja ERP z automatyzacją minimalizuje także ryzyko niezgodności i błędów w raportowaniu finansowym – średnie przedsiębiorstwa mogą np. działać już na kilku rynkach, a więc w kilku jurysdykcjach, więc dzięki ERP mogą centralnie zarządzać zgodnością swojej działalności z różnymi regulacjami.

 

 

Usprawnienie komunikacji i raportowania wyników audytu

 

Czasami większe znaczenie od jakości procesów ma szybkość i jakość wymiany informacji między członkami zespołu. Gdy firma jest niewielka, połączeń jest mało, więc łatwo jest utrzymać kontakt między poszczególnymi punktami, ale wraz z kolejnymi kontraktami, zatrudnianiem nowych osób i nawiązywaniem kontaktów z partnerami biznesowymi, może się okazać, że wiadomości gubią się po drodze.

Komunikację można usprawnić dzięki automatyzacji, co może mieć znaczenie nie tylko w firmach działających w wysoce konkurencyjnych sektorach, ale również w niszowych branżach. Pierwszym usprawnieniem jest automatyzacja zbierania, analizowania i przedstawiania danych – daje to jasność i pewność, że informacje są prawdziwe, a to ułatwia dialog między np. członkami zespołu audytowego.

Automatyzacja wpływa na usprawnienie komunikacji także w zakresie raportowania – wykresy, diagramy i infografiki, które można automatycznie tworzyć w systemach ERP, ułatwiają zrozumienie wniosków, a informacje dzięki takiemu sposobowi przedstawienia stają się klarowniejsze.

Powyższe elementy wpływają też na komunikację między audytorami a klientami. W tym procesie można np. wykorzystywać narzędzia do współpracy w chmurze, żeby zredukować czas oczekiwania na odpowiedzi i przyspieszyć proces audytowy. Narzędzia robocze ułatwiają również wymianę informacji między różnymi działami firmy, a to sprzyja lepszej organizacji pracy i koordynacji działań.

Zwiększona przejrzystość wyników audytu umożliwia lepsze zrozumienie wartości, jaką wnosi on do działalności przedsiębiorstwa. Pomaga to też w podejmowaniu decyzji, ponieważ umożliwia szybsze identyfikowanie obszarów wymagających poprawy oraz dostarcza zarządowi rzetelnych informacji do opracowywania planów rozwoju firmy.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!