Jak określać cele podczas wdrażania ERP?
W tym artykule dowiesz się:
- W jaki sposób można sklasyfikować cele wdrożenia ERP
- Czym jest metoda SMART i dlaczego warto ją stosować
- Dlaczego komunikacja wewnątrz firmy jest tak istotna przy wdrażaniu ERP
- W jaki sposób mierzyć realizację celów podczas wdrożenia ERP
67% organizacji, które zdecydowały się wdrożyć system ERP w swoim środowisku pracy deklaruje, że przyniosło to pozytywne skutki – tak wynika z raportu przygotowanego przez Ultra Consultants. Jednym z powodów tak dużej liczby wdrożeń zakończonych sukcesem jest umiejętność skutecznego definiowania priorytetów projektu. W związku z tym trzeba zapytać – jak określać cele podczas wdrażania ERP?
Kluczowa rola celów w skutecznym wdrażaniu systemu ERP
Cele wdrażania ERP (Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) są jednym z najważniejszych aspektów każdego związanego z tym projektu – nie tylko ułatwiają wybór metodyki wdrożenia, ale też pozwalają wstępnie określić, ile czasu będzie można zaoszczędzić. Aby skutecznie wybrać priorytety dopasowane do potrzeb projektu, dobrze jest znać klasyfikację celów wdrażania ERP:
- Cele związane z ewidencjonowaniem informacji służą poprawie jakości i jednolitości danych w organizacji. Najczęściej są powiązane z działaniami ułatwiającymi dostęp do aktualnych informacji oraz automatyzacją generowania raportów i analizy danych.
- Cele związane ze sprawnością operacyjną przedsiębiorstwa wiążą się z identyfikacją i optymalizacją procesów biznesowych, żeby poprawić efektywność operacyjną organizacji. Obejmują m.in. redukcję czasu procesów czy zwiększenie dostępności zasobów.
- Cele związane ze stworzeniem lub wzmocnieniem unikalnej wartości przedsiębiorstwa, jak wskazuje nazwa, służą wyróżnieniu firmy na rynku poprzez np. poprawę jakości obsługi klienta czy wprowadzenie innowacji.
Cele wdrażania ERP można też podzielić na strategiczne, operacyjne i technologiczne. Pierwszy rodzaj opisuje cele długoterminowe, drugi tyczy się konkretnych procesów, trzeci zaś narzędzi i rozwiązań technicznych. Każdy cel odgrywa ważką rolę w procesie wdrażania – nie tylko określają pewien pożądany skutek implementacji, ale także służą motywacji zespołu i są narzędziem mierzenia postępów realizacji. Mówiąc inaczej, cele są podobne do drogowskazów, które wskazują kierunek, w którym musi podążać firma, aby osiągnąć sukces.
Definiowanie celów – od ogólnych założeń do konkretnych rezultatów
Definiowanie celów biznesowych pozwala zastanowić się nad codziennymi i długoterminowymi działaniami firmy. Dobrze jest zacząć od najwyższego poziomu ogólności – przykładem może być zdanie „stać się najlepszym w branży”. Może ono służyć za ogólny cel istnienia firmy, ale ze względu na swoją ogólność, ciężko jest określić, co dokładnie należy zrobić, żeby to osiągnąć. W tym celu należy bardziej zagłębić się w pożądane przez organizację skutki wdrożenia ERP.
Każdy cel powinien być mierzalny, możliwy do realizacji oraz istotny zarówno dla firmy, jak i realizującego go zespołu. Aby ułatwić proces definiowania, dobrze jest stosować metodę SMART (skrót od specific, measurable, achievable, relevant, time-bound, co tłumaczy się jako szczegółowe, mierzalne, osiągalne, istotne, ograniczone czasowo) Zamiast zakładać, że firma ma „stać się najlepszą w branży”, lepiej jest założyć, że organizacja „będzie najlepszą w branży, ponieważ w ciągu roku dzięki poprawie procesów oraz wdrożeniu ERP i RPA zwiększy wydajność o 10%”.
W definiowaniu celów dobrze jest zacząć od analizy strategicznej oraz znalezienia obszarów wymagających poprawy. Przykładowo, jeśli optymalizacji wymaga dział logistyki, we wdrożeniu ERP należy uwzględnić odpowiedzialny za to moduł. Dobrze jest też pamiętać, że cele ogólne są podstawą szczegółowych – cel ogólny „poprawić jakość obsługi klienta” można rozbić na szczegółowe, takie jak „poprawić jakość obsługi klienta przez wdrożenie chatbota” oraz „poprawić jakość obsługi klienta przez wdrożenie modułu ERP do personalizacji ofert”.
Harmonizacja celów z potrzebami firmy
Żeby wdrożenie ERP powiodło się i przyniosło korzyści, należy wziąć pod uwagę, że implementacja wpłynie na codzienne funkcjonowanie organizacji. Aby zminimalizować związane z tym ryzyko, warto ustalić krótko-, jak i długoterminowe priorytety – dzięki nim zespół projektowy będzie wiedział, co realizować w pierwszej kolejności, a reszta pracowników będzie gotowa na zmiany.
Wdrożenie ERP należy od samego początku komunikować w sposób transparentny i bezpośredni. O projekcie powinni wiedzieć nie tylko menedżerowie i kierownicy. przede wszystkim trzeba informować szeregowych pracowników o przebiegu i przewidywanych korzyściach z wdrożenia ERP – to oni będą najwięcej i najczęściej korzystać z systemu.
Realizacja celów biznesowych jest w pewnym sensie podobna do strojenia instrumentów w orkiestrze – aby osiągnąć harmonię elementów, trzeba uwzględnić ich poszczególne role oraz powiązania. Zarządzenie projektem ERP to nie tylko kwestie technologiczne, ale także organizacyjne – określanie celów i ich realizacja powinny zgrywać się z kulturą organizacyjną firmy oraz potrzebami pracowników. Najłatwiej to osiągnąć, włączając ich w proces wdrożeniowy – zwiększa to ich zaangażowanie i sprawia, że cele przestają być tylko wynikami w arkuszu kalkulacyjnym, a stają się ważne i istotne dla zespołu.
Ocena osiągnięcia celów w trakcie wdrażania ERP
Samo zdefiniowanie celów może nie być wystarczające – równie ważna jest ocena ich realizacji. W tym wypadku najważniejsze jest zdefiniowanie KPI, kluczowych wskaźników efektywności. Mogą być powiązane z finansami, czasem realizacji projektów czy stopniem wydajności zespołu lub maszyn, ale bez względu na wybrany zakres powinny dać się wyrazić liczbowo.
Ważne jest także porównanie osiągniętych wyników z założeniami połączone z analizą odchyłów. Dzięki nim można, po pierwsze, określić, czy projekt zmierza w pożądanym kierunku oraz, po drugie, szybko identyfikować obszary wymagające poprawy. Na tej podstawie można dostosować plan działań, a nawet zmodyfikować cele wdrożenia ERP, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Ocenę celów w ERP, a także postępy i trudności w ich realizacji należy cały czas jasno komunikować wszystkim zaangażowanym stronom. Trzeba także zadbać o zrozumiałą dokumentację projektu. Zakończenie implementacji ERP nie jest końcem pracy z systemem – jest początkiem nowej ery w historii firmy, więc od pierwszych chwil po zakończeniu projektu warto mierzyć wydajność zastosowanych narzędzi i ich wpływ na środowisko pracy. Zgromadzone dane mogą się przydać w określeniu nowych celów biznesowych organizacji.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Zarządzanie projektem wdrożenia w warunkach pandemii cz.2
Udane wdrożenie ERP w 6 krokach receptą na prawidłowy rozwój firmy
RPA analytics – wszystko, co musisz wiedzieć o analityce zrobotyzowanej automatyzacji procesów