Jak odpowiednio przeprowadzić szkolenie związane z ERP
ERP, czyli Enterprise Resource Planning, to system zarządzania przedsiębiorstwem, który pozwala na sprawny przepływ danych między poszczególnymi działami. W rezultacie umożliwia to efektywniejsze działanie procesów biznesowych i poznanie pełnego obrazu sytuacji biznesu. Nic więc dziwnego, że wiele organizacji decyduje się zainwestować w podobne rozwiązania. Jednak wdrożenie ERP wiąże się z koniecznością przeszkolenia pracowników, którzy będą z niego korzystać. Jak przeprowadzić szkolenie z ERP by było ono jak najbardziej efektywne? Odpowiadamy w poniższym artykule.
Dlaczego szkolenie z ERP jest kluczowe przy jego implementacji w biznesie
Systemy ERP to kompleksowe oprogramowania, zatem wdrożenie ich związane jest z dużym nakładem pracy i środków finansowych. Umiejętne przegotowanie procesu wdrażania minimalizuje stres z nim związany. Zmniejsza również ryzyko błędów już na etapie planowania, a co za tym idzie opóźnień i awarii. Chcąc zredukować dodatkowe koszty warto przede wszystkim skupić się na tym jak wprowadzany system będzie użytkowany. Także odpowiednie szkolenie z EFP przy jego implementacji umożliwia zaadresowanie potencjalnych problemów. Oczywiście nowoczesne systemy ERP oferują intuicyjne interfejsy dla swoich użytkowników, jednak nie oznacza to, że pracowników można pozostawić bez żadnego wsparcia. Systemy ERP oferują naprawdę liczne możliwości, podczas gdy użytkownicy potrzebują skupić się na tych opcjach, które są adekwatne do ich ról. Szkolenia połączone z testowaniem na etapie implementacji pozwalają wykryć potencjalne trudności ponieważ możemy w praktyce zobaczyć jak system faktycznie będzie używany i zaproponować użytkownikom dobre praktyki związane z ich zadaniami.
Kiedy zrobić pracownikom szkolenie związane z ERP?
Wdrażanie systemów klasy ERP zwykle przebiega w kilku etapach. Wstępna diagnoza to etap pierwszy, następnie dokonywane są analizy niezbędne do ustalenia harmonogramu implementacji. Kolejny krok to powstanie projektu w środowisku testowym. Etap czwarty to właściwa faza, podczas której system jest faktycznie budowany. I to właśnie podczas tego etapu, przed rzeczywistym uruchomieniem, warto zaoferować szkolenia użytkownikom końcowym. Dzięki temu możliwe są wciąż korekty jeśli jakieś ustawienia nie spełniają do końca oczekiwań lub nie zgadzają się kompletnie ze sposobem procesowania. Oczywiście jeśli poprzednie kroki zostały przeprowadzone poprawnie tym płynniejszy jest etap budowania. Pracownik przeszkolony w tym czasie jest lepiej przygotowany do pracy w dniu uruchomienia systemu. W ten sposób zyskujemy pewność, że start przebiegnie pomyślnie i będzie pozytywnym sygnałem dla inwestorów. Udane wdrożenie ERP to dobry impuls dla rozwoju firmy i nowa energia.
Co powinno zawierać szkolenie?
Jakie szkolenia z ERP najlepiej sprawdzą się w danej firmie? Szukając odpowiedzi na to pytanie warto spojrzeć na temat z kilku stron. Po pierwsze: kto będzie adresatem szkoleń? Czy są to osoby, które miały już styczność z ERP? Jeśli nie, warto poświęcić na wstępie trochę czasu na przedstawienie podstaw funkcjonowania i zalet systemów ERP. Spojrzenie z góry pozwoli na szybsze wchłonięcie dalszej wiedzy. Natomiast użytkownicy posiadający już jakieś doświadczenie skorzystają na krótszym wprowadzeniu, będącym bardziej przypomnieniem i szybszym przejściu do szczegółów. W ten sposób nie utracimy ich uwagi podczas szkolenia. Po drugie, warto zastanowić się nad formą szkolenia. Jeśli odbywać będzie się ono online warto sięgnąć nie tylko po prezentacje multimedialne ale również inne aktywności angażujące uczestników. Szkolenia na miejscu również mogą przybrać formę warsztatów, gdzie wszelkie wątpliwości może bezpośrednio rozwiać prowadzący. Ćwiczenia praktyczne dają możliwość przetestowania zdobytej wiedzy oraz eksperymentowania z dostępnymi funkcjami. Dzięki temu użytkownicy szybciej budują pewność poruszania się po nowym systemie i łatwiej będą potrafili komunikować ewentualne napotkane trudności techniczne do działu wsparcia. Ostatnią częścią szkolenia z ERP, której nie warto pomijać, powinna być ankieta dotycząca jego efektów. Dzięki temu uzyskamy najlepszą informację zwrotną na temat tego, które elementy szkolenia były najbardziej przydatne. Dobrym pomysłem jest też zbadanie postępów w nauce uczestników, przez co poznamy jaka była jego skuteczność.
Czy szkolenia z ERP powinny odbywać się regularnie?
Należy pamiętać, że w cyklu PDCA (ang. Plan, Do, Check, Act) proponowane rozwiązania powinny być ciągle sprawdzane i ulepszane. Rozwiązanie w postaci systemów ERP nie kończy się więc na ich implementacji, a stanowi jedynie początek drogi usprawniania procesów biznesowych. Ponadto same systemy ulegają regularnym aktualizacjom. Pojawiają się też nowe rozwiązania takie jak ERP w chmurze, które niosą ze sobą potencjał dalszych automatyzacji. Z tego powodu warto by szkolenia z ERP były przeprowadzane regularnie pozwalając użytkownikom na sprawdzenie stanu swojej wiedzy i zaktualizowanie jej. Nasi konsultanci chętnie pomogą w nakreśleniu potrzeb Waszego przedsiębiorstwa by końcowi użytkownicy mogli w pełni czerpać z możliwości systemów ERP.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Jak się zmieniły wymagania stawiane systemom ERP po doświadczeniu pandemii?
Wymiana systemu ERP na nowy – na co zwrócić uwagę, aby zmiana wyszła na lepsze?
Udane wdrożenie ERP w 6 krokach receptą na prawidłowy rozwój firmy
Czy wdrożenie ERP może być ostatnią deską ratunku dla niektórych przedsiębiorstw?