Co zyskują firmy, które wdrożyły system ERP w chmurze?

# BMS

Co zyskują firmy, które wdrożyły system ERP w chmurze?

24.10.2022

Czasy, w których przechowywaliśmy wszystkie nasze dane wyłącznie na fizycznych nośnikach powoli przechodzą do przeszłości. Coraz częściej polegamy na dostępie do danych w tak zwanej „chmurze” zarówno w życiu prywatnym jak i w biznesie. Naturalnym krokiem wydaje się być więc wdrożenie całych systemów ERP w tym właśnie modelu. W poniższym artykule wyjaśniamy co składnia przedsiębiorców do tej decyzji oraz co składa się na funkcjonowanie dobrego systemu ERP bazującego na chmurze.

Jak działają systemy ERP w chmurze?

Systemy ERP czyli Enterprise Resource Planning umożliwiają efektywne zarządzanie danymi w firmie. Systemy te integrują dane z różnych działów dzięki czemu uzyskujemy pełniejszy obraz sytuacji naszego biznesu. Zwykle systemy ERP operowały w modelu „on-premise” co oznaczało, że firmy opierające na nich swoją działalność musiały posiadać własną infrastrukturę do ich obsługi. Od pewnego czasu co raz częściej wybierane są jednak systemy ERP w chmurze obliczeniowej.

Chmura obliczeniowa to model przetwarzania danych oparty na infrastrukturze, która funkcjonuje dzięki połączeniu sieciowemu. Użytkownicy mogą więc czerpać z zasobów umieszczonych na zewnętrznym serwerze, bez konieczności fizycznego posiadania takiej struktury informatycznej. Wszystko, co jest potrzebne, by mieć zawsze wygodny dostęp do danych to połączenie internetowe.

W skrócie, systemy ERP w chmurze operują na infrastrukturze zapewnianej przez dostawcę, tak więc firma zyskuje dostęp do usługi bez konieczności tworzenia własnej serwerowni czy wykupywania licencji.

Chmura to przyszłość – wdrożenie systemu ERP w chmurze

Chmura to nowoczesne podejście do przechowywania danych, które cieszy się rosnącą popularnością w naszym życiu prywatnym, a także w codziennym funkcjonowaniu firm. Jest to rozwiązanie, którego koszt jest stosunkowo w zasięgu możliwości, a wygoda, którą oferuje przyczynia się do ciągłego wzrostu jego popularności.

Raport przygotowany przez Panorma Consulting Group z 2020 roku wskazywał, że już ponad 60% przedsiębiorstw decydujących się na wdrożenie systemów ERP wybiera model w chmurze. Mniejsze i średnie firmy szczególnie odczuwają korzyści z podobnej implementacji, ponieważ zastosowanie technologii w chmurze oznacza dla nich rezygnację z kosztów inwestycji we własną infrastrukturę. Większe firmy, które już posiadają własne zaplecze cyfrowe też przejawiają zainteresowanie tą technologią, chociaż częściej w modelu hybrydowym.

Przy tym tempie rozwoju warto nie pozostawać w tyle za konkurencją i przyjrzeć się dokładniej jakie czynniki wpływają na ten trend.

Najważniejsze korzyści wynikające z wdrożenia systemu ERP w chmurze

Zalety ERP w chmurze są dość liczne. Najczęściej wymienianą spośród nich jest to, że z ERP w chmurze można korzystać o każdej porze i z każdego miejsca. Ta dostępność do danych okazała się być szczególnie kluczowa podczas wybuchu pandemii koronawirusa. ERP w chmurze z samej swojej definicji jest bardzo dobrym rozwiązaniem do pracy zdalnej i zapewnia ciągłość działań.

Jednak nie tylko możliwość pracy zdalnej przemawia na korzyść tego modelu. Także poza pandemią, wiele firm opiera się na współpracy międzynarodowych zespołów. Dzięki zastosowaniu ERP w chmurze, współpracownicy w wielu lokalizacjach mają dostęp do danych w czasie rzeczywistym.

Wspomniane wcześniej niższe koszty z wdrożenia systemu ERP w chmurze także są istotne szczególnie z punktu widzenia mniejszych przedsiębiorstw. Dzięki niższym kosztom wejścia, mniejsze firmy mogą czerpać korzyści z systemów, do których nie muszą same specjalnie budować struktur informatycznych od zera.

Oczywiście wygoda w użytkowaniu systemów ERP opartych na chmurze nie ogranicza się tylko do jego dostępności. Aktualizacje przeprowadzane są przez dostawcę, więc przedsiębiorcy nie muszą martwić się czy wersja ich oprogramowania jest aktualna z prawem. Przygotowywanie do aktualizacji jest dla przedsiębiorców mniej obciążające, dzięki czemu mogą prowadzić oni swój biznes sprawniej.

Również czas uruchomienia ERP w chmurze może być szybszy niż klasycznego ERP opartego na własnych serwerach. Dostawcy oferują często również całodobowe wsparcie techniczne, co może oznaczać, że ewentualne problemy rozwiązane zostaną szybciej niż w przypadku gdy możemy polegać tylko na lokalnym zespole IT w przedsiębiorstwie. Lokalny zespół IT może natomiast poświęcić więcej czasu na pomoc użytkownikom niż na pracę nad utrzymywaniem infrastruktury.

Warto także pamiętać, że systemy ERP w chmurze niosą ze sobą ogromny potencjał do automatyzacji. Automatyzacje nie tylko poprawiają komfort pracy, ale zmniejszą ryzyko błędów ludzkich i koszty procesów. Więcej o technologiach związanych z automatyzacjami, które mają największy wpływ na rozwój cyfrowych biznesów można przeczytać tutaj.

Najważniejsze cechy dobrego systemu ERP w chmurze

Dobry system ERP w chmurze cechuje się przede wszystkim elastycznością. Obecnie rynek zmienia się dużo częściej i dynamiczniej niż jeszcze parę lat temu. Z tego powodu powinniśmy zadbać, by nasz system ERP był dostosowany do implementacji potrzebnych nam automatyzacji czy wprowadzenia innych zmian.

Po drugie, system ERP powinien być dostępny dla wszystkich pracowników. Dzięki temu każdy dział firmy może funkcjonować sprawniej, ponieważ wymiana danych będzie zachodziła między wszystkimi częściami biznesu. Z tego powodu zastosowanie technologii opartej na chmurze poprawia dostępność danych wśród pracowników, ponieważ są one na wyciągnięcie ręki.

Po trzecie, z dostępnością danych dla wszystkich pracowników wiąże się także możliwość interakcji między użytkownikami w systemie poprzez wprowadzenie workflow. Pozwala to użytkownikom na lepsze zrozumienie danych i uzupełnianie ich w razie potrzeb. W momencie gdy wszystko odbywa się w chmurze, interakcje te dzieją się w czasie rzeczywistym i są łatwo dostępne dla pracowników. Dodatkowo zastosowanie systemu ERP w chmurze, którego interfejs jest intuicyjny pozwoli ograniczyć potrzebę kompleksowych szkoleń, dzięki czemu praca w nim będzie wygodniejsza.

System ERP w chmurze, a bezpieczeństwo danych

Z bezpieczeństwem danych w chmurze związana jest najbardziej powszechna obawa, która powstrzymuje przedsiębiorców przed zaimplementowaniem swoich systemów w chmurze. Jednak często obawy te wynikają z braku szerszej wiedzy na temat funkcjonowania Cloud ERP. Warto zaznaczyć, że dane w chmurze są szyfrowane, a wszystkie ruchy w systemie są monitorowane. Za bezpieczeństwo odpowiada dostawca, dla którego jest to priorytet, ponieważ świadczy o głównej jakości jego usługi. Ponadto dane w chmurze posiadają kopie zapasowe przez co są mniej narażone na utratę w wyniku fizycznych uszkodzeń, na przykład pożaru. Zatem co do zasady wdrożenie ERP w chmurze zapewnia wysokie bezpieczeństwo danych. Oczywiście podczas wdrażania systemu warto zwrócić uwagę na odpowiedni wybór dostawcy i na sformułowanie umów.

Koszty utrzymania systemów ERP w chmurze

Jak wspomnieliśmy, koszty wdrożenia systemu w chmurze są o wiele niższe niż tworzenie własnej infrastruktury od podstaw. Warto dodać, że oprócz początkowego wysokiego kosztu wdrożenia odchodzi także dodatkowy koszt modernizacji i serwisowania infrastruktury czy koszt prądu przez nią zużywanego. Ponadto poniesiony koszt dzierżawy środowiska w chmurze dla systemu ERP nie wymaga uwzględnienia amortyzacji serwerów w księgowości, jak byłoby to w przypadku zakupu serwerowni na własność. Kiedy nie musimy inwestować w rozbudowę naszej własnej infrastruktury w firmie, możemy przeznaczyć więcej naszych środków na faktyczną operacyjną część biznesu.

Właściwy koszt z jakim należy się liczyć opiera się na opłacie abonamentowej lub pay per use i jest uzależniony od potrzeb danego przedsiębiorstwa. Systemy ERP w chmurze dają możliwość wysokiej skalowalności co ma wyraźne przełożenie na koszty i jest szczególnie korzystne dla firm, których działalność charakteryzuje sezonowość, ponieważ płacą wtedy za faktycznie wykorzystane zasoby.

Jak wybrać system ERP w chmurze?

Wybierając system ERP w chmurze warto jasno określić oczekiwania i zapotrzebowania. Będą się one różnić w zależności od rozmiaru firmy i charakteru jej działalności. Dobór modułów jest więc jedną z istotnych decyzji. Oczywiście wybrany program powinien być kompatybilny z używanymi systemami w danym przedsiębiorstwie. W Mindbox zapewniamy naszym klientom dostęp do tych technologii oraz doradzamy jak odpowiednio je wykorzystać projektując unikalne rozwiązania. Zachęcamy do zapoznania się z ofertą dotyczącą instalacji i eksploatacji systemów ERP na naszej stronie.