Dlaczego istotne jest stworzenie mapy procesów i optymalizacja przed rozpoczęciem automatyzacji?
Podstawą każdej solidnej strategii cyfrowej transformacji jest poprawa wydajności pracy, co jest szczególnie istotne w dobie zdalnych wdrożeń, będących wynikiem pandemii. Niestety, wielu pracowników nie ma jasności co do tego, w jaki sposób funkcjonuje workflow w ich zespole czy organizacji, co prowadzi do nieefektywnych procesów. Zanim więc firmy zaczną optymalizować i automatyzować procesy, powinny lepiej zrozumieć ich sedno, w czym wsparciem będzie mapa procesów w firmie.
Mapa procesów i optymalizacja przed rozpoczęciem automatyzacji: upewnij się, że rozumiesz każdy krok
Mapowanie procesów biznesowych może nie tylko pomóc pracownikom zapoznać się z ich specyfiką, ale także umożliwić organizacjom ponowną ocenę wydajności oraz usprawnienie lub eliminację tych zadań bądź operacji, które okażą się zbyt czasochłonne czy mało skuteczne. Tego typu optymalizacja procesów biznesowych stanowi zaś kolejny krok przed zrobotyzowaną automatyzacją procesów i optymalizacją procesu produkcji oraz dalszym dążeniem do cyfrowej transformacji z użyciem zaawansowanych systemów ERP.
Co ważne, mapa procesu czy też mapa procesu produkcji w formie zintegrowanego workflow jest kluczowa z punktu widzenia robotyzacji procesów również dlatego, że pozwala ona zidentyfikować obszary, których automatyzacja będzie wiązać się z nowymi możliwościami i oszczędnościami oraz pozwoli uniknąć strat!
Czytaj dalej:
- Automatyzacja procesów (RPA)
- RPA – robotyzacja i inteligentne procesy
- Optymalizacja z wykorzystaniem systemu ERP
W jaki sposób mierzyć procesy i oceniać ich możliwości automatyzacji?
Optymalizacja procesów to tylko jedno kryterium ich pomyślnej oceny pod kątem możliwości automatyzacji, która z kolei przekłada się między innymi na optymalizację produkcji. Oceniając kandydatów do robotyzacji warto zwrócić uwagę na stosunek złożoności całego przedsięwzięcia do korzyści z niego płynących. W ten sposób wyróżnić można:
- szybkie wygrane – procesy, których automatyzacja cechuje się stosunkowo niską złożonością, ale mogą dać one organizacji wysokie korzyści,
- nisko wiszące owoce – procesy, których automatyzacja jest niezbyt złożona, ale korzyści w ich przypadku nie są już aż tak duże.
Dopiero po przeprowadzeniu pomyślnej automatyzacji powyższych dwóch grup procesów można zacząć myśleć o:
- koniecznych usprawnieniach – mogą one dać duże korzyści, ale ich automatyzacja jest bardzo złożona,
- usprawnieniach długoterminowych – przynoszą stosunkowo niskie korzyści przy dużej złożoności automatyzacji.
Sprawdź również:
Czym kierować się przy wyborze odpowiedniego procesu do automatyzacji?
Najlepiej automatyzować procesy manualne, powtarzalne i o możliwie dużym wolumenie transakcji (im więcej ich jest, tym więcej potencjalnych korzyści), niekoniecznie w ciągu dnia (najważniejsze są duże peaki, jak np. w przypadku księgowości pod koniec miesiąca). Ważna jest również standaryzacja danych wejściowych i danych wyjściowych – jeśli nie są one ustandaryzowane, to powinien być to pierwszy krok w optymalizacji takiego procesu.
Warto także automatyzować procesy, które są oparte na regułach, nawet jeżeli jest ich wiele. Jeśli jednak w danym procesie jest duża dowolność interpretacji, a zadanie jest powierzane osobie wyspecjalizowanej, to może się okazać, że nie będzie on na początek najlepszym kandydatem do automatyzacji.
Kolejne kryterium to niski poziom wyjątków systemowych – jeśli systemy informatyczne są niestabilne, to może okazać się, że robot też nie będzie stabilnie pracował. Drugą klasą wyjątków są wyjątki biznesowe, jednak jeśli ktoś w firmie jest w stanie je opisać i określić w jaki sposób w danym wyjątku powinno zareagować oprogramowanie, czy jaką decyzję ma podjąć, to nie powinny one stanowić problemu.
Należy automatyzować przede wszystkim procesy, które są dojrzałe i stabilne. Nowych procesów pracownicy dopiero się uczą i często poddawane są one modyfikacjom, zaś takie, które funkcjonują już długo i są im dobrze znane pozwalają przewidzieć potencjalne problemy.
Automatyzacja operacji, które działają w oparciu o niezmienne i stabilne systemy informatyczne także zaoszczędza sporo nerwów. Gdy oprogramowanie jest wciąż rozwijane i modyfikowane, to czasami robotowi może być ciężko nadążyć za tymi zmianami systemowymi. Jest on w stanie nauczyć się danej wersji systemu, ale jeśli co miesiąc pojawia się nowa, która diametralnie zmienia jakieś funkcjonalności, to warto poczekać aż sytuacja się ustabilizuje.
Zobacz także:
Jak przygotować procesy do wdrożenia automatyzacji? Automatyzacja a standaryzacja procesów w przedsiębiorstwie
Warto działać równolegle – gdy wybieramy kandydata do Proof of Concept czy Pilota, można już tworzyć listę kolejnych procesów do automatyzacji. Podejście to zwane jest lejkiem procesów. Polega ono na stworzeniu długiej listy kandydatów, przygotowanej np. poprzez burzę mózgów w każdym dziale. Następnie analityk biznesowy czy osoby merytorycznie zaangażowane w robotyzację powinny wyselekcjonować te procesy, które faktycznie nadają się do automatyzacji.
Dalej warto jest zadać względem procesu serię pytań weryfikujących. Dla przykładu: czy metoda przetwarzania może zostać zmieniona? Czy drobna automatyzacja może poprawić proces? Czy wymagane są duże zmiany w infrastrukturze?
Dobrze jest zaczynać automatyzację małymi krokami, startując od Proof of Concept. Najczęściej wybierane są do niego procesy proste. Jego celem nie jest uzyskanie możliwie dużych korzyści, ale nauczenie się organizacji pracy z robotami, tego, jak wygląda proces wdrożeniowy i przeniesienie go na produkcję, a także sprawdzenie, jak biznes radzi sobie we współpracy z IT. Po realizacji takiego procesu pojawi się odpowiedź na pytanie, czy robotyzacja jest czymś dobrym dla firmy. Najczęściej trwa on od miesiąca do dwóch.
Kolejny krok, jeśli PoC zakończył się sukcesem, to Pilot. Może być on zrealizowany w oparciu o ten sam proces (np. w wersji rozbudowanej), ale można też wybrać inny proces, który przyniesie większe korzyści. Jeśli realizacja tego przedsięwzięcia zakończy się sukcesem, warto przygotować program robotyzacji, dokumentację i development, a następnie przenieść całość na produkcję.
Podsumowując:
- przeanalizuj swoje procesy,
- skup się na tych procesach, które są powtarzalne, dobrze sparametryzowane i można je opisać w postaci reguł,
- skup się na tych procesach, które dzięki automatyzacji możesz usprawnić, przyspieszyć lub poprawić ich jakość,
- określ ile transakcji realizujesz w ciągu dnia/tygodnia/miesiąca,
- zastanów się z jakich innych systemów informatycznych korzystasz, które nie są ze sobą zintegrowane,
- zoptymalizuj proces, jeśli jest to konieczne,
Nie przegap:
Jak przygotować pracowników do pracy z automatycznymi procesami? Skutki niepoprawnie wprowadzonej automatyzacji w przedsiębiorstwie
Nieprzemyślany proces robotyzacji skutkować będzie nie tylko stratami czasowymi i finansowymi, ale i problemami na poziomie kultury organizacyjnej. Za udane wdrożenie automatyzacji odpowiada bowiem nie tylko deweloper RPA. Kluczowym wskaźnikiem sukcesu tego typu implementacji jest adaptacja kulturowa, jak i zapewnienie zasobów ludzkich oraz wsparcia działu IT.
Gdy pojawia się pomysł wdrażania robotów w danej firmie, zdarza się że pracownicy, którzy mają swój zakres obowiązków dostają jeszcze dodatkowo za zadanie zajmowanie się nowym oprogramowaniem, co wiąże się ze sporym nakładem czasu, szczególnie na początkowym etapie. Należy więc zadbać o odpowiednią ilość rąk do pracy oraz właściwe wprowadzenie (między innymi eliminację obaw o redukcję etatów).
Zobacz, jak przeprowadziliśmy takie wdrożenie w Scania Polska i skontaktuj się z nami w razie pytań – chętnie posłużymy fachową radą.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Mapa procesów i optymalizacja przed rozpoczęciem automatyzacji: upewnij się, że w pełni rozumiesz każdy krok
Zrobotyzowana automatyzacja procesów w finansach- controlling w procesach RPA
Zostań deweloperem RPA. Jak ukierunkować swoją karierę?
Zostań deweloperem RPA: wymagania i umiejętności programistyczne oraz rozwinięte zdolności analityczne. Jak ukierunkować swój rozwój?