Analiza danych w systemie ERP – jak wykorzystać do maksimum?

# BMS

Analiza danych w systemie ERP – jak wykorzystać do maksimum?

22.04.2024

W tym artykule dowiesz się:

Dla czego ERP jest kluczowym system dla firm opierających się na danych
Jak analiza danych wpływa na relacje z klientami
Na jakie narzędzia analityczne na rynku warto zwrócić uwagę
Dlaczego wdrożenie kultury analitycznej jest ważne również w perspektywie pracowników i o czym warto pamiętać

Obecnie przedsiębiorstwa analizują i mierzą niemal każdy aspekt swojego działania. Nieocenione w tym procesie są wyspecjalizowane moduły do analizy danych instalowane w systemach ERP. Jak do maksimum wykorzystać możliwości oferowane przez tego typu narzędzia?

Potencjał analizy danych w systemie ERP

Jednym z najczęściej powtarzanych argumentów przemawiających za wdrożeniem systemu ERP jest potencjał analizy danych tych platform. Wynika on z zasady działania systemów ERP – integrują one w sobie informacje z różnych działów firmy, co nie tylko pozwala zarządzać działalnością operacyjną za pomocą jednego narzędzia, ale również daje szczegółowy wgląd w dane. Nie byłby on możliwy przy wykorzystaniu niezależnych od siebie programów.

Dane są podstawą działania praktycznie każdej firmy, a coraz więcej przedsiębiorstw próbuje przekształcić się w organizacje oparte na danych. Taki cel wymaga narzędzi do zbierania i analizy informacji pochodzących ze zróżnicowanych źródeł – do cyfrowej transformacji bardzo często wybiera się systemy ERP.

Dlaczego tak się dzieje? Odpowiedzi jest wiele, ale jedną z najczęściej powtarzanych jest ogólny wzrost efektywności operacyjnej po wdrożeniu ERP. Dzięki połączeniu procesów biznesowych w jednej platformie, a co za tym idzie analizy danych za pomocą jednego narzędzia, można zidentyfikować słabe punkty w procesach i procedurach, po czym poprawić ich wydajność.

Analiza danych w ERP pomaga też w poprawie relacji z klientami – choć na pierwszy rzut oka wydaje się to być ciężkie do kwantyfikacji, dzięki śledzeniu np. historii zamówień czy dotychczas prowadzonych rozmów można stworzyć ofertę lub promocję dopasowaną do potrzeb klienta. Dzięki temu można też doskonalić strategie sprzedażowe i marketingowe, żeby jeszcze skuteczniej trafiać do nowych odbiorców.

Wykorzystanie danych do podejmowania lepszych decyzji

Inną, często podawaną korzyścią z zastosowania analizy danych w systemie ERP jest możliwość poprawy procesu podejmowania decyzji. Mówiąc inaczej, jeśli organizacja posiada dostęp do danych i wie, np. ile wydała pieniędzy na zamówienie surowców, może podjąć decyzje np. o ograniczeniu wydatków przez zmianę dostawcy. Co ważne, może tę decyzję uzasadnić, np. dowodząc, że z analizy danych wynika, że zmiana dostawcy pozwoli zaoszczędzić x tysięcy złotych.

Innym przykładem może być zastosowanie danych operacyjnych w analizie danych. Ponieważ system ERP zbiera informacje ze wszystkich firmowych procesów, można lepiej planować działalność całej organizacji. Przykładowo w branży lotniczej w systemie ERP można zbierać dane na temat przeglądów technicznych floty samolotów, co pozwala szybko wykrywać usterki i problemy niewidoczne na pierwszy rzut oka, ale widoczne w danych.

Systemy ERP wspomagają też podejmowanie decyzji w innych obszarach. Mogą być np. wykorzystane do monitorowania wskaźników KPI, co może być sygnałem, że trzeba dokonać zmian w działaniu. Co ważne wszystkie działania odbywają się w ramach jednego systemu, więc cały proces decyzyjny może przyspieszyć – okazuje się, że sekundy zużywane na przełączanie pomiędzy programami mogą czasami decydować o pozycji rynkowej przedsiębiorstwa.

Narzędzia do analizy danych i Business Intelligence

Nie da się prowadzić analizy danych bez odpowiedniego oprogramowania i sprzętu. Współcześnie narzędzia analityczne oraz oprogramowanie do Business Intelligence często wybiera się na samym początku prac związanych z wdrożeniem systemu ERP, tuż po wyborze modułów do obsługi najważniejszych firmowych procesów.

Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby stworzyć własne, dopasowane do potrzeb organizacji narzędzie, ale równie dobrym wyborem będzie implementacja stosowanych przez innych rozwiązań. Współczesny rynek oferuje szeroki wybór narzędzi analitycznych, a do najczęściej stosowanych nalezą:

Microsoft Power BI,
Tableau,
QlikView/Qlik Sense,
SAP BusinessObjects,
IBM Cognos Analytics,
Google Data Studio,
Sisense,

Wymienione programy różnią się między sobą funkcjami, ale wszystkie posiadają narzędzia do gromadzenia i analizy danych, ich wizualizacji oraz integracji z dużą liczbą źródeł. Są też wyposażone w funkcje generowania raportów czy automatyzacji np. procesu analizy.

Wdrażanie kultury analitycznej w przedsiębiorstwie

Analiza danych w systemie ERP do pełnej skuteczności potrzebuje nie tylko narzędzi, ale również odpowiedniego nastawienia i wiedzy pracowników, którzy będą na co dzień używać platformy. Z tego powodu nie wystarczy wybrać najnowocześniejsze rozwiązania – trzeba jeszcze zadbać o odpowiednią kulturę organizacyjną w firmie.

Pierwszym krokiem w jej budowie powinno być zdefiniowanie jasnej strategii analizy danych – wszyscy członkowie organizacji powinni wiedzieć, dlaczego używa ona danych i jakie cele chce dzięki temu osiągnąć. Strategia określa kierunek i ramy działania dla firmy, ale za jej realizację będą odpowiadać ludzie. Dobrze jest więc stworzyć zespół projektowy, który będzie nadzorował jej implementację.

Poza strategią najważniejszym elementem budowy kultury analitycznej w firmie jest zapewnienie odpowiednich szkoleń dla pracowników na różnych szczeblach organizacji. Umiejętności analityczne można wyćwiczyć, ale trzeba wiedzieć, czego szukać w danych – inaczej będą one dla pracowników tylko ciągiem cyfr.

Oprócz szkoleń warto też pamiętać, żeby promować transparentność działania – każdy członek organizacji powinien mieć możliwość wglądu w aktualne dane o jej działalności, a także powinien móc je zrozumieć. Z tego powodu warto też dbać o przyjazną formę ich przedstawienia – wykresy i grafy mówią więcej niż ciągi liczb w tabelach.

Przede wszystkim jednak nie należy się poddawać – wprowadzenie kultury analitycznej w przedsiębiorstwie może wymagać czasu i wysiłku, ale korzyści mogą znacznie przewyższyć poniesione koszty.

Porozmawiajmy!

Wypełnij formularz,
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!

Strefa wolna od botów! Piszemy my, nie maszyny.