Strefa wolna od botów!
Piszemy my, nie maszyny.

Zautomatyzowane raportowanie działań – jakiej wiedzy potrzebujesz do wdrożenia?


W tym artykule dowiesz się:

  • Jakich umiejętności wymaga automatyzacja raportowania działań
  • Dlaczego warto zautomatyzować proces raportowania
  • Jakie technologie umożliwiają automatyzację raportowania
  • Jakie są najlepsze praktyki w automatyzowanym raportowaniu

Tworzenie raportów z działań może być czasami drogą przez mękę – dlaczego więc nie zautomatyzować tego procesu? Zautomatyzowane raportowanie działań wymaga pewnego przygotowania technicznego, ale na dłuższą metę może znacząco poprawić wydajność pracy analityków.

 

 

Jakie umiejętności są potrzebne do wdrożenia zautomatyzowanego raportowania?

 

Zautomatyzowane raportowanie jest jedną z najczęściej wymienianych korzyści z zastosowania RPA w analizie danych, ale żeby było w pełni skuteczne, użytkownicy tej funkcji muszą posiadać szereg umiejętności technicznych oraz analitycznych. Przede wszystkim muszą wykazywać solidną wiedzę z zakresu programowania i technologii informatycznych, szczególnie z zakresu języków Python czy SQL, ponieważ są one podstawą tworzenia i zarządzania skryptami automatyzującymi. Przyda się także znajomość narzędzi do zarządzania bazami danych, takich jak Excel, R, czy systemy baz danych SQL.

Użytkownicy narzędzi do zautomatyzowanego raportowania powinni także posiadać umiejętność projektowania procesów automatyzacji oraz ich implementacji przy użyciu np. Power BI, Tableau czy narzędzi ETL (Extract, Transform, Load). Ich znajomość pozwala integrować różne źródła danych, co ma znaczenie np. w zastosowaniu RPA w działach controllingu czy finansach.

Przydatne będą także kompetencje w zakresie zarządzania projektami i umiejętność analitycznego myślenia. Nie wystarczy wiedzieć, jak stosować narzędzia do raportowania – trzeba tez umieć ocenić wymagania biznesowe oraz wiedzieć, jak projektować dopasowane do nich rozwiązania.

Pomocne będą także umiejętności miękkie – ponieważ efekty robotyzacji są najlepiej i najszybciej widoczne dzięki współpracy wielu działów firmy, zdolność komunikacji i współpracy z innymi może pomóc we wprowadzeniu i dostosowaniu systemów raportowania do potrzeb użytkowników końcowych.

 

 

Jakie korzyści przynosi zautomatyzowane raportowanie?

 

Zautomatyzowane raportowanie przede wszystkim przyczynia się do zwiększenia wydajności. Eliminacja ręcznego zbierania danych i generowania raportów przekłada się na krótszy czas (nawet o 90%!) przygotowania analiz i prezentacji wyników, pracownicy mogą skupić się na ważniejszych zadaniach oraz skraca się czas, po którym widoczne są efekty robotyzacji.

Automatyzacja raportowania to także mniej błędów – ręczne procesy często niosą ze sobą ryzyko pomyłek w obliczeniach lub błędnej interpretacji danych. Wykorzystując automatyczne narzędzia, można zapewnić większą dokładność i spójność raportów, a to przekłada się na wiarygodniejsze analizy i możliwość podejmowania lepszych decyzji biznesowych.

Warto też podkreślić, że automatyzacja raportowania daje możliwość bieżącego monitorowania danych. Regularne i automatyczne aktualizacje baz danych dają menedżerom i innym decydentom (np. zarządowi) dostęp do najnowszych informacji w czasie rzeczywistym, dzięki czemu firma może szybciej reagować na zmiany rynkowe i operacyjne.

Inną wartą odnotowania korzyścią jest poprawa dostępu do danych. Wynika ona z integracji różnych źródeł informacji w jednym systemie (np. ERP), dzięki czemu można łatwiej i jednocześnie bardziej kompleksowo tworzyć raporty, a użytkownicy zyskują dostęp do zestawień prezentujących dane w bardziej zrozumiały i użyteczny sposób.

 

 

Technologie wspierające raportowanie automatyczne

 

Wdrażanie systemów raportowania automatycznego wymaga niejednokrotnie implementacji rozwiązań technologicznych i oprogramowania z różnych obszarów IT. W tym kontekście zdecydowanie najważniejsze są narzędzia do Business Intelligence (BI), takie jak Power BI, Tableau czy QlikView. Dzięki nim można nie tylko zbierać dane z różnych źródeł w jednym miejscu, ale również pozwalają one wizualizować informacje w formie wykresów, tabel oraz dashboardów, a to ułatwia interpretację wyników.

W kontekście przetwarzania danych ważne są narzędzia ETL, takie jak Apache NiFi, Talend czy Informatica. Dzięki nim można automatycznie wyciągać dane z różnych źródeł, transformować je zgodnie z określonymi regułami oraz wgrywać do docelowych systemów lub baz danych. Zastosowanie tego rodzaju aplikacji minimalizuje ryzyko błędów oraz zapewnia spójność i jakość danych.

Raportów nie da się tworzyć bez baz i hurtowni danych, więc firmy powinny wybrać przynajmniej jedną z nich – do najczęściej stosowanych zalicza się Microsoft SQL Server, Oracle czy Snowflake. Systemy tego rodzaju wspierają automatyczne raportowanie poprzez zarządzanie dużymi zbiorami danych oraz udostępniają je w zorganizowanej formie, co ułatwia ich późniejsze przetwarzanie i tworzenie raportów.

Automatyzacja procesu raportowania nie byłaby także możliwa bez technologii chmurowych w rodzaju Amazon Web Services, Google Cloud czy Microsoft Azure. Niezbędne jest także wykorzystanie języków programowania, takich jak Python i R – w szczególności biblioteki, takie jak Pandas, NumPy, oraz dplyr w R, pozwalają na zaawansowaną manipulację i analizę danych, a także na tworzenie skryptów automatyzujących generowanie raportów.

 

 

Najlepsze praktyki w automatyzowanym raportowaniu

 

Wprowadzenie najlepszych praktyk w automatyzowanym raportowaniu wymaga przede wszystkim zdefiniowania wymagań biznesowych oraz celów raportowania. Odpowiednia identyfikacja potrzeb użytkowników końcowych oraz KPI w rodzaju szybkości analizy przekłada się na istotne, zrozumiałe i użyteczne raporty.

Trzeba jednak pamiętać, że raport będzie tak dobry, jak zawarte w nim dane, w związku z czym istotne jest wprowadzenie mechanizmów kontroli jakości i czyszczenia danych. Regularne monitorowanie i weryfikacja źródeł danych pozwalają utrzymać dokładność i spójność informacji.

Trzeba też podkreślić, że raport będzie tak dobry, jak bardzo będzie zrozumiały dla końcowego użytkownika. Z tego powodu warto tworzyć je tak, by były jak najbardziej czytelne i intuicyjne, a przede wszystkim dostosowane do poziomu zaawansowania odbiorców. Pomóc w tym mogą wykresy i tabele oraz opisy i analizy pisane prostym, pozbawionym (jeśli nie jest to potrzebne) żargonu językiem.

Automatyzacja raportowania jak wszystkie inne automatyzacje do pełni skuteczności potrzebuje regularnego testowania i aktualizacja procesów. Z tego powodu systemy powinny być stale monitorowane pod kątem wydajności i ewentualnych błędów, a także dostosowywane do aktualnych potrzeb i danych. Jednocześnie warto sprawdzać, czy wszystkie źródła są spójne i aktualizowane w czasie rzeczywistym.

Ostatnią dobrą praktyką jest wdrożenie odpowiednich mechanizmów bezpieczeństwa i prywatności danych. Ochrona informacji przed nieautoryzowanym dostępem oraz zapewnienie zgodności z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych pozwalają utrzymać zaufanie odbiorców i są jednym z kryteriów oceny sukcesu wdrożenia zautomatyzowanego raportowania.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!