RPA (Robotic Process Automation) jest prężnie rozwijającą się dziedziną technologii automatyzowania procesów biznesowych. Analiza danych oraz raportowanie są czynnościami, które można łatwo zautomatyzować za pomocą robota RPA, a ten z kolei może pracować bez nadzoru człowieka 24/7, co daje ogromne korzyści całej firmie. Zaawansowana zrobotyzowana automatyzacja procesów to kolejny krok przedsiębiorstwa ku jak najbardziej efektywnej cyfrowej transformacji – w poniższym artykule przybliżymy najważniejsze kwestie dotyczące RPA w analizie danych i raportowaniu.
Jakie są główne zalety używania RPA w analizie danych?
Według artykułu w The Economist, najcenniejszym zasobem przedsiębiorstwa w dzisiejszych czasach są dane. Dzięki odpowiedniej analizie posiadanych informacji zarządzający są w stanie podjąć najlepsze decyzje co do przyszłości swojego biznesu, przyjętej strategii i planowania budżetu, rekrutacji na konkretne stanowiska i wielu innych działań istotnych dla całej firmy.
Analiza danych posiadanych przez przedsiębiorstwo nie zawsze jest łatwa, ponieważ mogą pochodzić one z różnych źródeł, być zapisywane na różnych nośnikach czy w różnych programach używanych przez działy, lub po prostu – może ich być ogromna ilość. Zdarza się, że surowe dane są dostępne, jednak z powyższych względów bardzo trudno je przeprocesować jako całość i firma nie może przez to skorzystać z ich potencjału ani wyciągnąć ważnych dla siebie wniosków. Dzięki analizie danych RPA procesy dotąd zabierające mnóstwo czasu i często obarczone ludzkim błędem stają się o wiele szybsze, niezawodne i oszczędzające koszty. To podnosi jakość otrzymanej analizy i ma również realny wpływ na pracowników, którzy zostają „uwolnieni” i są w stanie skupić się na trudniejszych do zautomatyzowania działaniach, które potrzebują ludzkiego podejścia. Ta zmiana sama w sobie powoduje, że ludzie są bardziej zmotywowani i odczuwają większą satysfakcję z pracy nad bardziej kreatywnymi działaniami. Wbrew częstym obawom, wdrożenie Robotic Process Automation pozwala na stworzenie nowatorskich i obiecujących miejsc pracy takich jak deweloperzy czy testerzy RPA, a także stanowisk menedżerskich – idealnym przykładem jest Head of RPA, którego obowiązki opisujemy tutaj.
Co więcej, RPA specjalizuje się w tworzeniu zestawów danych, które są „czyste” (clean data). Proces zbierania i analizowania danych przez robota RPA eliminuje, jak wspomnieliśmy, ewentualność powstania ludzkich błędów, dzięki czemu analizowane datasety pozostają dokładne, precyzyjne, spójne, aktualne i łatwo dostępne, co w szczegółach opisuje artykuł „Data and RPA”. Dzięki tym cechom RPA pozwala na automatyczne czyszczenie i organizację zestawów danych, co znowu oszczędza nasz cenny czas, i tworzy bardzo dokładne i poprawne raporty.
Jakie są główne zalety używania RPA w raportowaniu danych?
Sama organizacja i analiza danych jest nam bardzo potrzebna, ale, żeby wykorzystać ich pełen potencjał, trzeba też te dane zaraportować i zwizualizować. W tym również RPA jest nam w stanie pomóc, oszczędzając czas i koszty.
Roboty RPA potrafią gromadzić dane z różnych źródeł w organizacji, generować raporty po analizie tych danych, jak i aktualizować dane w innych systemach (np. CRM) na bazie już wygenerowanych raportów. Te zadania są powtarzalne i długotrwałe, i przez to narażone na błędy, jeśli wykonuje je człowiek – dzięki raportowaniu RPA eliminujemy to ryzyko. Zrobotyzowana automatyzacja procesów nie robi również przerw – działa 24/7, co wpływa na aktualność naszych raportów.
Biorąc te zalety pod uwagę, bardzo wiele różnych działów w organizacji zajmujących się zupełnie odmiennymi rzeczami może wykorzystać raportowanie RPA. Do najbardziej logicznych przykładów należą:
- Dział finansowy – raporty działów finansowych powinny być cały czas aktualizowane o najświeższe i poprawne dane, ponieważ to w oparciu o nie organizacje podejmują najważniejsze decyzje związane z przyszłością firmy, pracowników, inwestycji czy zmian w swojej strukturze. RPA może z łatwością pomóc nam w przygotowaniu automatycznych raportów dotyczących prognoz finansowych, zapłaconych i niezapłaconych faktur klientów firmy, rachunku zysków i strat, rentowności inicjatyw prowadzonych przez firmę, i wiele innych.
- Dział HR – raportowanie RPA pomoże działom HR w monitorowaniu danych dotyczących pracowników. Nie tylko z łatwością policzy statystyki o wieku, podziale na płeć czy preferencjach co do pracy zdalnej czy pracy z biura (jeśli firma pozwala na wybór w tej kwestii), ale także pokaże rotację w danym miesiącu czy kwartale, procent zadowolenia z wykonywanej pracy (na przykład na podstawie wcześniej wysłanej do pracowników ankiety), wykorzystywane szkolenia oferowane przez pracodawcę i ich ocenę. Rekrutacja również może skorzystać z opcji raportowania RPA i regularnie sprawdzać swoją skuteczność dzięki wizualizacji danych o przyjętych ofertach czy ocenie procesu rekrutacyjnego przez kandydatów.
- Marketing i sprzedaż – najbardziej oczywiste raporty, które może wytworzyć RPA, to takie wykorzystujące dane z wewnętrznych systemów CRM, ERP, ale także z mediów społecznościowych (np. LinkedIn) czy aplikacji typu HubSpot czy SalesForce. Dzięki nim pracownicy tych działów mogą monitorować dane o klientach, najlepiej sprzedawanych usługach i/lub produktach, najlepiej sprzedających kanałach wykorzystywanych w firmie czy SEO – jednocześnie zobaczymy te najsłabiej pracujące inicjatywy, a ich identyfikacja pomoże w ich zmianie czy ulepszeniu.
Oczywiście wszystkie te raporty mogą być przygotowywane przez człowieka, jednak będą wtedy zdecydowanie mniej wiarygodne i aktualne. To, co pracownik może zrobić w kilka czy kilkanaście godzin, robot RPA robi na bieżąco, bez przerw na sen czy odpoczynek, więc w każdej chwili decydenci mają dostęp do najświeższych i dokładnych raportów.
Na co zwrócić uwagę wdrażając RPA do analizowania i raportowania danych?
Transformacja cyfrowa to wyzwanie, ale coraz więcej organizacji dostrzega, jak ważne jest to przedsięwzięcie. O czym trzeba pamiętać? Przede wszystkim przed każdym wdrożeniem systemu IT, a takim jest zrobotyzowana automatyzacja procesów, należy przeprowadzić dokładną analizę całego przedsiębiorstwa i/lub działu, w którym RPA ma przejąć obowiązki pracowników. Chodzi o jak najbardziej precyzyjne określenie obszarów, w których RPA może pomóc zautomatyzować powtarzalne i czasochłonne czynności analizy danych i raportowania. Wielkim plusem jest to, że jeśli po wdrożeniu zdarzy się, że pojawi się nowa potrzeba, organizacja jest w stanie samodzielnie dopasować działanie podstawowych robotów RPA do zmieniającej się rzeczywistości firmy. Oczywiście w przypadku bardziej zaawansowanych konfiguracji czy pojawiających się wątpliwości raczej skorzystamy z usług specjalistów, ale prostsze działania możemy często zaprogramować sami, co dodatkowo oszczędza nasz czas i pieniądze.
Zrobotyzowana automatyzacja procesów do analizy danych i raportowania może być wprowadzona do organizacji na kilka sposobów. Możemy to zrobić między innymi wykorzystując chmurę i RPAaaS – RPA-as-a-Service. Bardzo ważną kwestią, o jaką musimy zadbać, to sprawdzenie bezpieczeństwa wybranego systemu RPA, które musi być zapewnione już na etapie projektowania i realizacji wdrożenia, żeby było skuteczne.
Jak dzięki RPA ulepszyć BPO?
BPO to skrót oznaczający Business Process Outsourcing. Ten sektor rozwija się już od ponad dwudziestu lat i zajmuje się, jak sama nazwa wskazuje, outsourcingiem procesów biznesowych – firmy, które korzystają z usług BPO, rezygnują z prowadzenia niektórych procesów – zwykle żmudnych i powtarzalnych – samodzielnie, zdając się na kupowanie odpowiednich usług. Ma to zastosowanie w różnych działach – księgowości, IT, logistyki, administracji, marketingu czy legal. Do niedawna była to jedna z najbardziej dynamicznie rozwijających się branży w Polsce (więcej znajdziecie pod tym linkiem), jednak od kiedy RPA zaczęło piąć się w górę po szczeblach popularności i zdobywać coraz więcej zwolenników automatyzacji procesów, organizacje widocznie przekierowują swoją uwagę z BPO na RPA. Można powiedzieć, że RPA jest również typem outsourcingu – tylko zamiast przekazywania pracy ludziom z firmy BPO, przekazuje się ją automatycznemu robotowi. Z tego względu RPA może zagrażać BPO – chyba że połączą siły.
Robotic Process Automation może pomóc organizacjom BPO w ten sam sposób, w jaki automatyzuje wszelkie inne procesy. Dzięki niemu BPO jest w stanie zaproponować swoim potencjalnym klientom bardziej zróżnicowane usługi, odpowiadające na potrzeby optymalizacji czasu i kosztów. RPA pozwala na szybką i jednocześnie niezawodną wymianę informacji pomiędzy systemami, co jest kluczowe dla organizacji BPO, które muszą przecież w jakiś sposób łączyć się z systemami klientów i, żeby utrzymać satysfakcję klientów na wysokim poziomie, nie mogą pozwolić sobie na błędy ludzkie czy rozwleczone w czasie działania. RPA ujednolica Customer Experience – nie jest zależne od danego dnia, wydarzeń w świecie, osoby odbierającej telefon czy odpisującej na maila, ale zawsze działa tak samo i każdego po stronie klienta spotka dokładnie takie samo doświadczenie procesu, jeśli jest on przeprowadzony przez robota RPA.
Jeśli chcecie wiedzieć więcej i interesuje Was, jak Robotic Process Automation może pomóc Waszej organizacji w automatyzowaniu analizy danych czy raportowaniu, zapraszamy do kontaktu – odpowiemy na wszelkie pytania i dopasujemy rozwiązanie do Waszych potrzeb.