Zarządzanie danymi podstawowymi (MDM) - czym jest i na czym polega?

# Autonomous Enterprise

Zarządzanie danymi podstawowymi (MDM) – czym jest i na czym polega?

20.10.2021

W dzisiejszym galopującym świecie, gdzie według niektórych jedyną stałą jest zmienną, a pewną – śmierć i podatki, obowiązuje jeszcze jedna maksyma, która wciąż nie straciła na ważności. Mowa oczywiście o „Kto ma informacje, ten ma władzę”, które nabrało w świecie cyfryzacji nowego wymiaru. Produkujemy bowiem więcej danych, niż jesteśmy w stanie przetworzyć, a organizacjom są one niezbędne do podejmowania biznesowych decyzji. Z odsieczą przybywają inteligentne procesy, a na jeszcze wyższym poziomie – rozwiązania typu Master Data Management, które to stanowią głównych bohaterów naszego dzisiejszego tekstu.

Czym jest zarządzanie danymi podstawowymi (MDM), czyli MDM-zasady

Master Data Management (MDM), czyli zarządzanie danymi podstawowymi, obejmuje tworzenie pojedynczych rekordów głównych dla każdej osoby, miejsca lub przedmiotu w firmie z wykorzystaniem zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych źródeł czy aplikacji. Tego typu informacja, poddana deduplikacji oraz uzupełniona o niezbędne szczegóły, staje się jedyną słuszną i obowiązującą wersją.

Dane podstawowe mają więc kluczowe znaczenie z punktu widzenia organizacji. Właściwie zarządzane mogą wspomóc raportowanie, przyczynić się do redukcji błędów oraz zbędnych elementów, a także wesprzeć pracowników w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji biznesowych.

Jako dyscyplina, MDM w dużym stopniu opiera się na zasadach data governance, które mają na celu stworzenie wiarygodnego widoku danych firmy. W obliczu coraz większej ilości systemów dostarczających zapisy cyfrowe, wprowadza to porządek w zakresie informacji, które mają najważniejsze znaczenie dla biznesu. Co więcej, organizacje przywiązują coraz większą wagę do podejmowania decyzji w oparciu o dane dostępne na globalnym rynku. Master Data Management staje się więc niezbędną praktyką biznesową.

Jeśli zaś chodzi o technologię, rozwiązania MDM automatyzują proces zarządzania i udostępniania danych o znaczeniu krytycznym w aplikacjach używanych przez linie biznesowe, marki, działy i organizacje. Tworząc rekordy główne, typowy program MDM korzysta m.in. z dobrodziejstw integracji i narzędzi do kontroli jakości. Automatyzacja (nie mylić z robotyzacją!) i sztuczna inteligencja są zaś używane do identyfikowania, dopasowywania i scalania danych pochodzących z różnych systemów. Po tego typu obróbce są one udostępniane np. na potrzeby aplikacji czy analityków biznesowych.

Podczas procesu scalania narzędzia MDM mogą również korygować występujące niespójności, ustalać źródła pochodzenia danych i aktualizować dzienniki kontroli. Dzięki tym działaniom możliwy jest wgląd w sposób tworzenia lub modyfikowania każdego rekordu głównego.

Na co dzieli się MDM?

Rozwiązania MDM obejmują szeroki zakres czynności związanych z gromadzeniem, identyfikacją, integracją, transformacją, czyszczeniem, przekształcaniem i naprawą danych. Gdy te ostatnie osiągną już określone progi jakości, tworzone są schematy i taksonomie, aby pomóc w utrzymaniu ustalonego wzorca referencyjnego.

Kategorie, do których klasyfikowane są dane podstawowe, nazywane są domenami. Typowe domeny MDM obejmują:

zarządzanie danymi podstawowymi klienta – zarówno B2B, jak i B2C,
zarządzanie danymi podstawowymi produktów,
zarządzanie danymi podstawowymi dostawców,
zarządzanie danymi podstawowymi w zakresie danych referencyjnych,
zarządzanie danymi podstawowymi lokalizacji,
zarządzanie danymi podstawowymi zasobów,
zarządzanie danymi podstawowymi pracowników.

Jeśli zaś chodzi o samo podejście do baz danych, zasadniczo wyróżnić można analityczny MDM oraz operacyjny MDM. Celem pierwszego z rozwiązań, znacznie prostszego w implementacji, jest wspieranie procesów decyzyjnych firmy. Dba ono zatem o dostarczenie jedynej słusznej wersji danych na potrzeby analizy biznesowej i predykcyjnej.

Operacyjny MDM ma z kolei za zadanie dokonać tego samego w ramach podstawowych systemów, z których korzystają na co dzień użytkownicy biznesowi (np. księgowość, HR, sprzedaż czy dział zakupów). To właśnie tam po raz pierwszy tworzone są dane podstawowe i to na tym etapie najczęściej dochodzi do naruszenia ich integralności, nawet pomimo użycia technologii synchronizujących. Operacyjny MDM ma zatem nie tylko zbudować połączenie pomiędzy kluczowymi aplikacjami (takimi jak CRM czy ERP), ale i rozwiązać problemy związane z prywatnością, bezpieczeństwem i zgodnością (również z przepisami).

Jakie wyzwania są stawianie systemom MDM?

MDM jest odpowiedzią na wyzwania związane z kilkoma programami, które tworzą, przechwytują i uzyskują dostęp do rekordów w wielu różnych systemach, aplikacjach i kanałach. Dzięki zaufanemu źródłu wiarygodnych i aktualnych danych organizacje mogą uzyskać lepszy wgląd w swoje produkty i dostawców, zwiększać zaangażowanie klientów oraz poprawić zarówno customer, jak i employee experience.

Master Data Management rozwiązuje również problemy takie jak:

błędy powstałe w wyniku ręcznego wprowadzania danych (np. użycie niewłaściwego znaku czy pozostawienie pustego pola),
stosowanie różnych form, m.in. w nazwach własnych (np. GE oraz General Electric),
duplikacja wpisów czy replikacja danych,
brak automatycznej aktualizacji danych we wszystkich systemach używanych w przedsiębiorstwie.

Rozwiązania MDM będą więc szczególnie interesujące dla dużych, globalnych organizacji, firm, które borykają się z problemem danych rozproszonych w wielu systemach oraz przedsiębiorstw, które często przeprowadzają fuzje i przejęcia na dużą skalę. Zwłaszcza te ostatnie stwarzają szereg wyzwań na poziomie integracji. MDM pomaga również zapobiegać rozbieżnościom w zakresie customer experience w firmach stosujących segmentację oraz kilka kanałów komunikacji z klientem, a także rozproszonych pod względem geograficznym.

Na jakie korzyści można liczyć po wdrożeniu MDM?

Zapewniając jeden punkt odniesienia dla krytycznych informacji biznesowych, Master Data Management eliminuje koszty błędów i redundancji, które pojawiają się, gdy organizacje polegają na wielu sprzecznych źródłach informacji. Dla przykładu, rozwiązania MDM mogą zapewnić, że w przypadku zmiany danych kontaktowych klienta organizacja nie będzie podejmować prób sprzedaży lub działań marketingowych przy użyciu zarówno starych, jak i nowych informacji.

Zarządzanie danymi podstawowymi oferuje więc szereg korzyści biznesowych m.in. na poziomie:

doświadczenia klienta,
analityki biznesowej,
fuzji i przejęć,
zarządzania i zgodności,
efektywności operacyjnej,
optymalizacji dostaw,
product experience.

Ile może kosztować wdrożenie MDM?

Platformy do zarządzania danymi zbudowane są często na oprogramowaniu klasy korporacyjnej, zwykle sprzedawanym przez dużych dostawców, takich jak SAP, Oracle i IBM. Tradycyjnie software tego typu oferowany był w modelu on-premise. Wraz z rosnącą popularnością Chmury (nie tylko w zakresie np. wdrożeń rozwiązań RPA) pojawiły się jednak nowe możliwości hostingowe.

Trzeba przy tym pamiętać, że jak każde oprogramowanie dla przedsiębiorstw, systemy MDM mogą być bardzo kosztowne. Przy dużej skali ceny rozwiązań chmurowych mogą wynosić nawet od 15 do ponad 50 tysięcy dolarów miesięcznie. Istnieją jednak tańsze alternatywy, a nawet narzędzia typu open-source.

Jak wdrożyć oprogramowanie do zarządzania danymi podstawowymi w przedsiębiorstwie?

Wybór systemu MDM powinien być ściśle powiązany z wizją organizacji, a także brać pod uwagę elementy, które wyróżniają ją na rynku (np. podejście skoncentrowane na kliencie, doskonała jakość produktu czy wysoka efektywność operacyjna). Master Data Management powinno być częścią tego obrazka. Dla przykładu, jeśli twoja firma szczyci się tym, że może zaoferować szerokie możliwości w zakresie personalizacji, powinniście skupić wasze MDM-owe wysiłki na zarządzaniu danymi podstawowymi klienta.

Kolejny krok to opracowanie strategii. Aby było to możliwe, należy najpierw ocenić dojrzałość technologiczną przedsiębiorstwa, zwłaszcza w zakresie zarządzania danymi i procesami (być może skorzystaliście już np. z rozwiązań BPD czy BPO). Warto abyście zadali sobie pytania: „Gdzie jesteśmy dzisiaj?” oraz „Gdzie chcemy być?”. Strategia MDM powinna umożliwić płynne przejście od stanu obecnego do pożądanego.

Wreszcie, należy dokonać wnikliwej kalkulacji i przygotować uzasadnienie biznesowe, które uwzględniać będzie wskaźnik zwrotu z inwestycji (czyli ROI). Aby całe przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem, należy bowiem podejść do niego w sposób holistyczny. Oznacza to m. in. stałe zaangażowanie kierownictwa wyższego szczebla, które od samego początku wymagać będzie konkretnych liczb. Warto, aby było przygotowane również na to, że będzie to rozbudowany program, a nie jednorazowy projekt.