Strefa wolna od botów!
Piszemy my, nie maszyny.

Roboty w administracji publicznej: czy automatyzacja jest przyszłością urzędów?


W tym artykule dowiesz się:

  • Jak automatyzacja przetwarzania dokumentów może usprawnić pracę w urzędzie
  • Czy robotyzacja nie tylko usprawnia przetwarzanie dokumentów, ale również ich tworzenie
  • Jak automatyzacja pozwala lepiej dostosować się do wymogów prawnych i ochrony środowiska 
  • Jakie ryzyka niesie za sobą automatyzacja urzędów

Robotyzacja i automatyzacja coraz mocniej zaznaczają swoją obecność w różnych sektorach gospodarki, w tym także w administracji publicznej i urzędach. Możliwość zautomatyzowanego tworzenia oraz przetwarzania dokumentów, zarządzania danymi obywateli, redukcja biurokracji oraz usprawnienie procesów decyzyjnych to tylko niektóre z przykładów, gdzie automatyka i roboty RPA mogą wspierać urzędy w codziennej pracy. Ale czy automatyzacja urzędów to rzeczywiście przyszłość administracji publicznej? W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na to pytanie.

 

 

Zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów i danych obywateli

 

Automatyzacja pozwala na szybsze przetwarzanie gotowych dokumentów, co szczególnie pomaga w sytuacjach, gdzie liczba zgłoszeń i wniosków jest ogromna, a brakuje pracowników do ich przetworzenia. To potrafi bardzo wydłużyć i spowolnić pracę całej instytucji. Wykorzystywanie robotyzacji RPA (Robotic Process Automation) do przetwarzania dokumentów oszczędza nawet 65% czasu pracy i redukuje błędy występujące w procesach aż o 95%.

Bardziej efektywne zarządzanie dokumentami wiąże się również z tym, że, dzięki wdrażaniu systemów przetwarzających dane obywateli automatycznie, urzędy mogą szybciej odpowiadać na potrzeby mieszkańców. Czas oczekiwania na odpowiedź lub decyzję jest znacznie zmniejszony i to sprawia, że automatyczne procesy w urzędach zwiększają nie tylko efektywność pracy, ale także mogą przyczynić się do poprawy ogólnej jakości usług.

 

 

Redukcja biurokracji i czasów oczekiwania na decyzje

 

Jednym z głównych celów automatyzacji w administracji publicznej jest ograniczenie biurokracji.

Optymalizacja procesów w wielu różnych sektorach łączy się często nie tylko z przetwarzaniem, ale też z samym tworzeniem dokumentów za pomocą automatycznych rozwiązań. Spora część dokumentów używanych w przedsiębiorstwach oraz urzędach ma powtarzalny szablon (są to na przykład faktury czy umowy) i trzyma się sztywno określonych zasad i reguł. Pomaga to we wprowadzeniu automatyzacji do procesu, co oszczędza czas pracowników oraz minimalizuje ryzyko powstawania łatwych do uniknięcia błędów ludzkich.

Automatyzacja RPA to również świetne rozwiązanie pozwalające na usprawnienie pracy w Excelu.  Dzięki robotom zajmującym się powtarzalnymi zadaniami, urzędnicy mogą skoncentrować się na bardziej skomplikowanych przypadkach wymagających indywidualnego podejścia. Szeroka automatyzacja pracy urzędniczej to szansa na skrócenie czasu oczekiwania na wszelakie decyzje administracyjne, co ma bezpośredni wpływ na poziom satysfakcji obywateli, którzy czują się traktowani poważnie i mogą załatwić swoje sprawy o wiele łatwiej.

 

 

Automatyzacja procesów związanych z kontrolą zgodności i regulacjami

 

Roboty mogą wspierać urzędy i miasta również w kwestii przestrzegania regulacji i kontrolowania zgodności działań z obowiązującym prawem, zwłaszcza gdy w obecnych czasach regulacje zmieniają się szybko oraz pojawiają się coraz to nowsze ich wersje.

Automatyczne procesy mogą pomóc w analizie dużych ilości zapisanych danych, które są istotne przy monitorowaniu zgodności z przepisami oraz przy raportowaniu. Dzięki temu urzędy są w stanie szybko wykryć potencjalne problemy i zareagować na nie, zanim przerodzą się w większe wyzwania.

Dodatkową korzyścią (choć wcale nie mniej ważną) z korzystania z automatyzacji jest zastosowanie RPA w ochronie środowiska. Roboty pozwalają na bardziej zrównoważony rozwój instytucji i organizacji, także tych administracji publicznej. Dzięki automatyzacji monitorowania zasobów oszczędzamy w urzędach nie tylko czas pracy, ale także energię czy wodę, oraz o wiele łatwiej znajdziemy (i docelowo rozwiążemy) potencjalne problemy w mieście, takie jak słabe punkty wodociągów albo wysokie zanieczyszczenie powietrza. Przekłada się to bezpośrednio na lepszą jakość życia obywateli i większe zaufanie do władz miasta.

 

 

Wyzwania związane z integracją robotyzacji w sektorze publicznym

 

Mimo oczywistych korzyści, automatyzacja sektora publicznego niesie ze sobą również pewne wyzwania. Integracja nowych technologii wymaga nie tylko odpowiednich zasobów, ale także przeszkolenia personelu i dostosowania istniejących procedur.

Trzeba pamiętać o tym, że procesy automatyczne muszą być w pełni zgodne z obowiązującymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych, co stanowi szczególne wyzwanie w kontekście wrażliwych informacji o obywatelach. Dodatkowo optymalizacja pracy urzędu poprzez robotyzację wymaga dokładnej analizy, by dostosować rozwiązania technologiczne do specyfiki pracy administracji publicznej.

Jeśli szukasz odpowiedzi na swoje pytania dotyczące RPA w administracji publicznej, skontaktuj się z naszymi ekspertami w Mindbox. Przeprowadzimy odpowiedni audyt i znajdziemy rozwiązania najlepsze dla Twojej instytucji czy urzędu.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!