Nowoczesna organizacja, zorientowana na rozwój i efektywne dostarczanie gotowych rozwiązań swoim klientom w zdecydowanej większości przypadków realizuje podstawowy zakres swojej działalności w oparciu o jedną z popularnych metodyk zarządzania projektami informatycznymi. Jak zarządzać projektami, którą metodykę wybrać i jak poradzić sobie z potencjalnymi wyzwaniami, które napotkamy po drodze?
Zacznijmy od wyjaśnienia podstawowych pojęć związanych z nowoczesnym podejściem do zarządzania projektami informatycznymi.
Metodyka zarządzania projektami stanowi sztywny zbiór zasad, w ramach których cały zespół dąży do osiągnięcia głównego celu projektu, wspierając się jednocześnie konkretnymi elementami metodyki, wykorzystując pewne schematy i procesy, ułatwiające realizację założonych celów w sposób efektywny i z należytą jakością.W dzisiejszych, wymagających dla biznesu czasach ciągłe rozwijanie kompetencji i wdrażanie usprawnień jest niezbędne, by zachować odpowiednią konkurencyjność produktu informatycznego. I to właśnie metodyki zarządzania projektami dostarczają organizacji zbiór narzędzi, który umożliwia prosperować w sposób optymalny.
W jaki sposób podejść do
skutecznego zarządzania projektami informatycznymi? Kluczowym elementem jest zaplanowanie całego projektu, uwzględniając jego cel, horyzont czasowy pracy, zespół i jego obowiązki i odpowiedzialności, a także podstawowe zasady związane z ogólną pracą w projekcie.
Doskonałym przykładem sposobu planowania projektu informatycznego jest wykorzystanie metodologii SMART, która umożliwia precyzyjne określenie mierzalnego, adekwatnego i osiągalnego celu.Oprócz solidnego zaplanowania projektu informatycznego niezbędne w dzisiejszych czasach jest wybranie metodyki, zgodnie z którą prace będą realizowane. Obecnie literatura przedmiotu wskazuje wiele szkół zarządzania projektami informatycznymi. Wybór konkretnej metodyki powinien być dokonany, uwzględniając wszystkie istotne dla organizacji czynniki i kulturę pracy zespołu.
Które elementy zarządzania projektami w branży IT można uznać za kluczowe z punktu widzenia powodzenia całego przedsięwzięcia? Spośród wielu czynników, warto wyodrębnić te, które mają największy wpływ na zachowanie optymalnego rezultatu całego projektu, czyli:
- Zarządzanie budżetem projektu;
- Zarządzanie harmonogramem projektu;
- Zarządzanie zespołem w zgodzie z wybraną metodyką.
Zarządzanie budżetem projektu i jego harmonogramem jest ściśle ze sobą powiązane. Najczęściej modyfikacja jednego z tych elementów ciągnie za sobą potrzebę modyfikacji drugiego. Dlatego też, w celu doprowadzenia projektu w zgodzie z założeniami, niezbędne jest ścisłe kontrolowanie i zarządzanie tymi elementami, które w głównej mierze stanowią mierzalny wskaźnik powodzenia każdego projektu informatycznego.
Zarządzanie zespołem, w odróżnieniu od dwóch powyżej wymienionych, stanowi miękki element zarządzania projektem informatycznym. W trakcie dłuższych projektów, z horyzontem czasowym przekraczającym okres 6 miesięcy
project manager jest zobowiązany do ciągłego budowania i utrzymywania pozytywnych relacji z zespołem, z uwzględnieniem ich roli w przyjętej metodyce zarządzania projektami informatycznymi.
Które wyzwania związane z zarządzaniem projektami informatycznymi niosą za sobą największe ryzyko niepowodzenia całego przedsięwzięcia?
Na pierwszym miejscu bezapelacyjnie stawiamy zespół. Mowa tu zarówno o ich motywacji do działania w zgodzie z metodyką, o wyważonym rozkładzie kompetencji każdego specjalisty, ale także o przepływie informacji. Specyfika pracy post pandemicznej, która w dużej mierze odbywa się w modelu Home Office stanowi sporą przeszkodę w zgraniu zespołu i ciągłym monitorowaniu postępów pracy.Mówiąc o zespole, nie możemy zapomnieć o wyzwaniu związanym z odpowiedzialnością zespołu za cały projekt. Jasne zasady współpracy, a także konkretne role powinny być przypisane już na etapie planowania i wytyczania celu całego projektu.
Jeśli nie zadbamy o jasność relacji i politykę odpowiedzialności, w krótkim czasie w całym projekcie informatycznym zapanuje chaos.
Wprawdzie zarządzanie projektem informatycznym jest skomplikowanym i wielowymiarowym wyzwaniem, jednak na szczęście w dobie rozwiniętej technologii informatycznej każdy Project Manager ma do dyspozycji ogromne
repozytorium narzędzi, które ułatwiają i usprawniają pracę całego zespołu.Które narzędzia zasługują na szczególną uwagę? Przede wszystkim narzędzia do komunikacji, które zwiększają efektywność przepływu danych i informacji nawet w zespołach hybrydowych.
Skype, Microsoft Teams, Slack czy Zoom spełniają wszystkie wymagania nawet dużych zespołów.Projekt informatyczny nie może obyć się bez skutecznego narzędzia do zarządzania wytworzonym kodem programistycznym. Najpopularniejszy system kontroli wersji to nieprzerwanie
GIT i repozytorium kodu
GitHub, i to właśnie te narzędzia są w projektach informatycznych wykorzystywane najczęściej.Praca projektowa, realizowana przez duży zespół wymaga narzędzia, które konsoliduje wysiłki wszystkich osób. Narzędzie do pracy projektowej powinno w ramach jednej tablicy pokazywać status wszystkich bieżących zadań, osoby przypisane do każdego zadania, a także sekcję dodatkowych informacji. Takie funkcjonalności znajdą się w popularnych narzędziach jak
Asana, Trello czy Jira.
Na koniec warto wspomnieć jeszcze o metodykach zarządzania projektami informatycznymi. Rozwój branży IT i BI dostarcza nam coraz to nowe rozwiązania, które w teorii zwiększają skuteczność i optymalizują procesy biznesowe realizowane w ramach projektu IT. Które z
metodyk zarządzania są najskuteczniejsze?Najpopularniejsze w branży IT jest oczywiście
zwinne podejście do wytwarzania oprogramowania, zwane inaczej Agile. W ramach
Agile zespół realizuje pracę efektywnie, bez szczegółowej specyfikacji. Cechą charakterystyczną metodyki Agile jest bardzo ścisła i regularna komunikacja na linii klient – zespół, co umożliwia tworzenie produktu idealnie dostosowanego do potrzeb drugiej strony. Korzyści wynikające z wykorzystania metodyki Agile to przede wszystkim transparentność całego projektu i spora oszczędność zasobów.Inne metodyki, choć mniej popularne, również znajdują zainteresowanie w procesie wytwarzania oprogramowania. Mowa tu między innymi o metodyce
Project Management Body of Knowledge (PMBoK) czy PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2). Na uwagę zasługuje także
RAD, czyli przyspieszony proces tworzenia oprogramowania bazujący na 4 krokach i
FDD, czyli typowo iteracyjne podejście do tworzenia oprogramowania dedykowane dużym zespołom o skomplikowanej strukturze organizacyjnej.
