Korzyści wynikające z integracji systemów informatycznych

# BMS

Korzyści wynikające z integracji systemów informatycznych

13.10.2022

Rewolucja neolityczna, o której pisał Harari w swojej książce „Sapiens – od zwierząt do bogów”[i] jest fundamentem współczesnej cywilizacji. Polegała ona przede wszystkim na uzmysłowieniu sobie, że współpraca pomiędzy różnymi grupami ludzi zapewnia im zupełnie nową, lepszą jakość życia. Po upływie dwunastu wieków jesteśmy właśnie świadkami rewolucji informacyjnej[ii], w której ludzka aktywność jest jeszcze silniej uzależniona od zróżnicowanych, ale współdziałających systemów informatycznych. Ich zdolność do korzystania nawzajem z posiadanych zasobów i informacji oraz wzrost złożoności tych systemów, które obejmują coraz to nowe dziedziny życia powoduje, że integracja systemów informatycznych nabiera kluczowego znaczenia.

Najczęściej używane metody integracji systemów informatycznych

Integracja systemów to proces, który umożliwia współdzielenie danych, zasobów i urządzeń pomiędzy różnymi rozwiązaniami IT. W efekcie integracja oprogramowania przyśpiesza działanie procesów biznesowych oraz przepływy pracy i informacji, a to z kolei ma kluczowe znaczenie dla poprawy ogólnej efektywności funkcjonowania każdej organizacji, nie tylko biznesowej.

Integracja oprogramowania może być realizowana na różnych poziomach, z użyciem odmiennych metod. Jak zawsze ograniczeniami są czas i koszty, szczególnie jeśli integracja odbywa się pomiędzy rozwiązaniami różnych producentów.

W najprostszym przypadku integracji plikowej użytkownicy mogą współdzielić pliki, urządzenia peryferyjne, przestrzeń roboczą, czy aplikacje działające w różnych technologiach. Przyśpiesza to tworzenie dokumentów i ułatwia pracę zespołową, czyniąc wspólny wysiłek bardziej efektywnym. Koszty takiej integracji są relatywnie niskie, a jej przeprowadzenie nie wymaga angażowania wysoko opłacanych specjalistów. Jednocześnie ten sposób integracji niesie ze sobą bardzo niskie ryzyko zaburzenia stabilności integrowanych aplikacji, bez względu na ich konstrukcję, czy wykorzystywane technologie informatyczne.

Jeśli mamy do czynienia z integracją na poziomie baz danych, to sytuacja wygląda już zgoła inaczej. W każdej aplikacji należy zaprojektować odpowiednie interfejsy i tabele, które będą udostępniane przez mechanizmy integracyjne bazy danych. Można w ten sposób osiągnąć daleko idącą integrację aż np. do współdzielonych słowników i tabel transakcji, ale trzeba pamiętać o bardzo dokładnym i starannym planowaniu każdej operacji wykonywanej w obu bazach danych.

Współczesne systemy do zarządzania bazami danych pozwalają na współdzielenie przechowywanych danych i obiektów. Znając zatem strukturę takiej bazy, można różnym aplikacjom zezwolić na korzystanie z tego samego źródła danych, a wbudowane mechanizmy zadbają o bezpieczeństwo wszystkich transakcji i samej bazy. Dla użytkowników oznacza to, że przetwarzane są te same i aktualne dane z jednej bazy danych. Przyśpiesza to zdecydowanie obsługę procesów biznesowych oraz podejmowanie decyzji. Równolegle można także ograniczyć koszty licencji i niezbędnej infrastruktury IT. Upraszcza się administrowanie aplikacjami biznesowymi, ułatwia ich rozbudowę i modernizację zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami firmy.

W przemysłowych systemach klasy MES (Manufacturing Execution System) do komunikacji i informowania w obszarze produkcji oraz bardzo zróżnicowanych systemach pomiarowych wykorzystuje się integrację bazującą na magistralach. Oprogramowanie systemowe dba o to, aby każde urządzenie podpięte do wspólnej magistrali było prawidłowo obsłużone, mogło szybko i sprawnie przekazać swoje dane innym urządzeniom, jak i odczytać dane przez nie udostępniane. Rozwiązania tego typu są standardem przemysłowym, który porządkuje przepływ danych i udostępnia je uprawnionym aplikacjom i użytkownikom.

Wszystkie opisane wyżej metody integracji wykorzystują zaawansowane systemy BMS/ERP (Business Management Systems/Enterprise Resource Planning) do zarządzania zasobami firmy. Tworzą one interaktywne środowisko sterujące i nadzorujące prawie wszystkie procesy biznesowe w firmie, a ich modułowa budowa pozwala na płynne i elastyczne dostosowywanie się do bieżących potrzeb poszczególnych komórek i pracowników organizacji.

Korzyści wynikające z integracji systemów informatycznych

Bez względu na metodę integracji, współdziałające systemy zapewniają:

spójność i aktualność danych każdego typu,
łatwy i szybki dostęp do niezbędnych informacji i zasobów,
usprawnienie przepływu danych pomiędzy aplikacjami,
współdziałanie aplikacji realizujących zróżnicowane zadania tak, aby końcowy efekt spełniał biznesowe oczekiwania firmy,
uproszczenie dostępu do różnych systemów i modułów zgodnie z posiadanymi uprawnieniami,
poprawę bezpieczeństwa kluczowych danych firmy,
obniżenie kosztów i liczby niezbędnych licencji na bazy danych i aplikacje,
stałe wsparcie informacyjne dla kadry menedżerskiej podejmującej decyzje biznesowe.

W praktyce biznesowej w zasadzie nie spotyka się systemów informatycznych tak hermetycznych, aby nie było możliwe ich zintegrowanie z innymi dostępnymi w firmie rozwiązaniami. Korzyści z integracji są tak duże, że nieracjonalne byłoby pozostawienie ich osobno, systemy wyspowe już dawno odeszły do lamusa. Integracja systemów jest także środkiem do zmniejszenia luki technologicznej, zwiększając efekt synergii ze współdziałania niezależnych rozwiązań.

Problemy, jakie można rozwiązać dzięki integracji systemów informatycznych

Integracja systemów informatycznych często przejawia się poprzez znaczne uproszczenie pracy wielu osób, skróceniu czasu ich szkolenia i wzrost ogólnej efektywności pracy. Jeśli uda się zintegrować system sprzedaży z aplikacją finansową, to w trakcie wystawiania faktury sprzedażowej bez trudu można sprawdzić wiarygodność kontrahenta i wykorzystanie przez niego kredytu kupieckiego. W przeciwnym razie pracownik musiałby niezależnie logować do systemu finansowego, a to już zabiera dodatkowo czas, nie mówiąc o kosztach dodatkowej licencji.

Wiele ciekawych przykładów na integrację oprogramowania i danych dostarcza współczesny e-commerce. Prowadzenie sklepu internetowego wymaga z jednej strony jego integracji z jedną lub wieloma stronami internetowymi, czy aplikacjami mobilnymi, a z drugiej strony z modułami systemów klasy ERP, CRM lub rozwiązaniami WMS (Warehouse Management System).

Trudno także wyobrazić sobie sprawną i efektywną realizację kampanii marketingowych bez integracji systemów poczty elektronicznej z systemami CRM i Marketing Automation.

Nie inaczej jest w firmach produkcyjnych, gdzie liczne czujniki, liczniki i urządzenia pomiarowe muszą dostarczać informacje do różnych modułów sterujących i kontrolujących działanie maszyn. Gdyby nie zdolność do ich integracji, trudno byłoby mówić o efektywnym i szybkim zarządzaniu mocami produkcyjnymi, planowaniu produkcji, czy racjonalnym serwisowaniu maszyn.

Jakie są najczęstsze problemy związane z integracją systemów informatycznych?

Integracja systemów informatycznych to z reguły zadanie trudne, kosztowne i czasochłonne, na dodatek obarczone sporym ryzykiem niepowodzenia. Często kłopoty wynikają z niepełnej lub nieaktualnej dokumentacji, czasami z braku doświadczenia zespołu zajmującego się integracją, a czasami wprost z niezdefiniowanego celu biznesowego. Są to typowe bolączki związane z wdrażaniem biznesowych systemów informatycznych.

Wybierając integrację na poziomie plików należy szczególną uwagę zwrócić na regularność transferu danych, nadzorowanie procesu wymiany danych i zapewnienie niezbędnych usług serwerowych. Tam, gdzie integruje się systemy zarządzania z różnymi bazami danych najczęściej kłopoty sprawiają zmiany w silnikach tych baz. Za każdym razem wymaga to modernizacji mechanizmów integracji, a to oznacza czasochłonne prace programistyczne, trudne debugowanie i długotrwałe testy. Trzeba się także liczyć z kłopotliwymi i uciążliwymi ograniczeniami dostępu do integrowanych aplikacji.

Nawet integracja oprogramowania, które korzysta z jednej bazy danych bywa uciążliwa. Już sama analiza problemu bywa skomplikowana, a dodatkowe trudności sprawia wymóg ścisłego przestrzegania schematów dostępu do danych, wdrożenia rozbudowanej polityki uprawnień, czy konieczność uzgodnienia ról w poszczególnych aplikacjach. Widać, że i w tym przypadku ryzyko niepowodzenia nie jest zerowe.

Najważniejsze kroki w procesie integracji systemów informatycznych

Zarządzanie projektem integracji systemów informatycznych podlega takim samym prawom i zasadom, jak wdrażanie każdego innego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem. Kluczem do sukcesu jest rzetelne przeprowadzenie analizy biznesowej, która musi określić cele integracji i metody jej realizacji. Skompletowanie wymagań biznesowych pozwala przejść do kolejnego kroku, czyli rozpisania szczegółów projektu. Muszą się w nim znaleźć definicje i typy danych do współdzielenia, schematy odpowiednych tabel baz danych, zakres wykonywanych operacji, procedury awaryjne i mnóstwo innych informacji, bez których nie warto zaczynać pracy. Nie każda aplikacja jednakowo łatwo poddaje się integracji, dlatego analiza dokumentacji i wsparcie ze strony producenta zawsze ułatwia sporządzenie racjonalnego planu pracy. Może się zdarzyć, że osiągnięcie wyznaczonych celów będzie wymagać stworzenia od postaw nowych komponentów, pisania i testowania kodu albo modyfikacji w jednej z integrowanych aplikacji. Dopiero bardzo szczegółowo opracowany projekt pozwala na przejście do fazy realizacji i testowania, zanim wersja produkcyjna na dobre zagości w firmie.

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy integracji systemów informatycznych

Powodzenie integracji systemów informatycznych zależy od dużej liczby czynników, na które nie zawsze integrator ma wpływ. Szacując szanse na udaną integrację należy wziąć pod uwagę:

jakość posiadanej dokumentacji technicznej integrowanych systemów, interfejsów REST API, schematów baz danych, formatów itp.
doświadczenie i kwalifikacje zespołu architektów, projektantów, programistów i testerów,
posiadane zasoby sprzętowe i infrastrukturę IT,
zdolność do zapewnienia bezpieczeństwa danych i jakość procedur bezpieczeństwa,
czas i środki finansowe,
wsparcie ze strony zarządu i przyszłych użytkowników.

Konieczna jest oczywiście szczegółowa wiedza merytoryczna o procesach biznesowych, wykorzystywanych technologiach informatycznych i konkretnych metodach integracji systemów. To warunek konieczny, aby w ogóle myśleć o integracji systemów wpierających zarządzanie firmą.

[i] Harari Yuval Noah – Sapiens. Od zwierząt do bogów. Wydawnictwo Literackie, Kraków 2021

[ii] Castells M. (2010), Społeczeństwo sieci red. M. Marody. tłum. K. Pawluś, M. Marody, J. Stawiński, S. Szymański, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa